Cara menjalankan mesyuarat secara bersemuka: panduan jurujual

Terdapat situasi di mana duduk bersemuka berhadapan antara satu sama lain adalah lebih baik daripada menggunakan perisian mesyuarat. Mengadakan mesyuarat secara bersemuka adalah lebih tepat dan menunjukkan tanda kepercayaan dan keyakinan diri. Menurut artikel Harvard Business Review , permintaan bersemuka adalah 34 kali lebih berjaya daripada e-mel atau mesyuarat Zoom. Menarik, bukan?

Tetapi masalahnya, ramai di antara kita (termasuk saya sendiri pernah) membenci saat-saat seperti itu. Anda masuk ke bilik mesyuarat buat kali pertama, terutamanya dengan golongan intelek dan golongan atasan, dan anda seperti "apa yang boleh saya lakukan untuk tidak kelihatan janggal" tetapi menjadi bingung. Saya tahu ia benar-benar menakutkan, dan anda akan menjadi sangat gementar, berharap mesyuarat itu akan berakhir tidak lama lagi. Anda mula berfikir secara berlebihan: "Adakah saya berpakaian berlebihan? Adakah saya membawa semuanya? Bagaimana jika mereka bertanya soalan yang saya tidak tahu?" Mesyuarat besar secara bersemuka pertama saya adalah dengan seorang CFO yang hampir tidak mengangkat muka dari notepadnya. Saya terpaku. Suara saya serak. Saya meraba-raba slaid saya. Tidak perlu dikatakan, tiada kesepakatan yang terhasil daripada pertemuan itu. Tetapi ia adalah pengalaman yang baik.

Tapi, semua orang ada masanya. Di sini, saya akan membimbing anda melalui prosesnya supaya anda tidak melakukan kesilapan yang sama seperti yang saya lakukan semasa saya mula-mula bekerja. Saya perhatikan bahawa selama ini, "berprestasi baik" dalam mesyuarat bersemuka bukanlah matlamatnya. Mereka memberi tumpuan kepada mewujudkan hubungan yang jelas, memberi perhatian yang teliti, dan bercakap dengan berkesan. Anda boleh mencapai kejayaan dalam mesyuarat anda yang seterusnya dengan yakin dengan bantuan panduan ini tentang cara menjalankan mesyuarat bersemuka yang berkesan, yang merangkumi semua yang saya harap saya tahu semasa saya mula-mula bekerja.

Bagaimana untuk menjalankan mesyuarat secara bersemuka?

Mesyuarat secara bersemuka adalah penting. Di sinilah anda memenangi tawaran, membina hubungan dan memperoleh kepercayaan. Tidak seperti panggilan Zoom yang pantas, anda hanya mendapat satu peluang. Itulah sebabnya persediaan sangat penting. Apabila anda tiba dengan bersedia, anda menunjukkan rasa hormat terhadap masa pelanggan anda dan menonjol daripada orang lain yang tidak membuat persediaan.

Langkah 1: Bersedia sebelum mesyuarat

Saya telah menyaksikan banyak kali apabila rakan sekerja dan rakan-rakan gagal kerana mereka tidak bersedia. Saya sendiri mempelajari pengajaran ini pada tahun kedua saya dalam bidang jualan, apabila saya gagal membawa kad perniagaan ke mesyuarat dengan bakal pelanggan dan kemudian terkejut apabila tiga orang pembuat keputusan lain tiba. Saya tidak bersedia.

Persediaan adalah tempat di mana 80% kejayaan anda berlaku. Anda harus ingat bahawa memasuki mesyuarat pelanggan tanpa persediaan adalah seperti memasuki gelanggang tinju tanpa sarung tangan atau menulis ujian biologi tanpa pensel; anda hanya meminta untuk tewas.

• Bawalah keperluan asas: Kad Pengenalan, bahan jualan, komputer riba atau tablet, buku nota dan juga botol air (anda akan terkejut betapa keringnya mulut anda semasa membuat pembentangan).
• Kenali khalayak anda: Pastikan anda mengesahkan siapa yang hadir dari pihak klien dan peranan masing-masing. Perkara terakhir yang anda mahukan ialah mengemukakan strategi peringkat tinggi kepada seseorang yang hanya ingin mendapatkan butiran teknikal.
• Buat kajian anda: Kaji perniagaan mereka, cabaran industri, pesaing dan sebarang perkembangan terkini tentang mereka. Lebih banyak anda menunjukkan bahawa anda ingin membantu bakal pelanggan, lebih baik peluang anda. Pelanggan boleh tahu bila anda telah membuat kajian anda dan bila anda belum.
• Tetapkan objektif anda: Adakah anda di sana untuk menjual lebih banyak, menunjukkan demonstrasi atau membentangkan cadangan? Gariskan matlamat anda dalam bentuk poin-poin penting agar kekal di landasan yang betul. Ketepatan adalah penting.
• Pilih bahan anda dengan bijak: Sama ada dek PowerPoint, promosi Canva, bahan edaran atau demo produk ringkas, tentukan apa yang diperlukan untuk memastikan mesej anda sampai.

Kesimpulan saya: Tentukan apa yang anda akan bawa, sama ada bahan pembentangan atau bahan edaran. Cetak dua salinan, satu untuk diri sendiri dan satu untuk pelanggan. Selain itu, pertimbangkan bahawa tiada siapa yang mahu membawa pulang timbunan risalah yang tidak akan mereka baca. Walau bagaimanapun, kertas satu muka surat yang direka dengan baik yang menonjolkan kelebihan dan kos utama? Pembuat keputusan lain dimaklumkan, dan itu disimpan.

Langkah 2: Tiba secara profesional

Berikut adalah sesuatu yang mereka tidak ajarkan kepada anda dalam latihan jualan: penyambut tetamu dan kakitangan pejabat adalah sekutu rahsia anda, dan tanggapan pertama dengan mereka sangat penting sama seperti dengan bakal pelanggan anda yang sebenar. Pastikan anda benar-benar mesra, bukan berpura-pura mesra, tetapi benar-benar berminat dengan hari mereka.

Saya teringat seorang penyambut tetamu bernama Maria, yang mengingati saya dari lawatan-lawatan sebelumnya dan juga memberi saya amaran bahawa kenalan saya lewat dari jadual. Dia mencadangkan saya mengambil kopi dari bilik rehat mereka, yang membawa kepada perbualan spontan dengan ketua jabatan lain yang akhirnya menjadi peluang yang berasingan! Interaksi kecil ini boleh membuka pintu yang tidak pernah anda jangkakan. Jadi,

• Berikan tanggapan pertama yang baik: Senyum, bersikap sopan kepada penyambut tetamu, dan ucapkan terima kasih anda.
• Patuhi protokol: Sesetengah pejabat mempunyai proses keselamatan atau log masuk yang ketat. Daripada merungut, patuhi protokol, kerana berbuat demikian menunjukkan rasa hormat.
• Perhatikan isyarat budaya: Bagaimanakah orang berpakaian? Adakah komputer riba dibuka semasa mesyuarat atau ditutup? Adakah orang berjabat tangan atau mengangguk? Cuba sesuaikan diri anda untuk sebati tanpa kehilangan profesionalisme anda.

Kesimpulan saya: Cara anda menetapkan nada boleh membuatkan orang ramai berasa tenang atau tegang. Saya sentiasa mengingatkan diri saya, "Anda seorang pelawat di rumah mereka; anda perlu bertindak seperti itu." Saya terpaksa menjadi seorang individu yang hipersensitif untuk memerhatikan penggunaan komputer riba dalam mesyuarat, dasar pakaian, dan juga ucapan. Sesetengah syarikat sangat formal dan tradisional, dan yang lain santai dan berorientasikan persahabatan. Adalah penting untuk memadankan tahap tenaga dan gaya komunikasi anda dengan sewajarnya. Ini boleh membuat perbezaan yang ketara dalam betapa selesanya semua orang dengan pembentangan anda.

Langkah 3: Mulakan mesyuarat dengan berkesan

Lima minit pertama mana-mana mesyuarat secara bersemuka mempunyai kuasa untuk mengubah keseluruhan interaksi. Saya biasanya terus terlibat dalam perbincangan perniagaan, kerana saya fikir ia menunjukkan saya serius dan menghormati masa mereka. Silap besar! Bermula dengan perbualan yang pendek dan mesra sebenarnya membantu semua orang berehat dan mewujudkan asas untuk komunikasi yang lebih baik sepanjang mesyuarat.

Saya lebih suka memberi komen positif tentang landskap pejabat, cuba mengetahui lebih lanjut tentang perjalanan mereka ke pejabat, atau berkongsi artikel berita yang bagus tentang syarikat mereka yang memuji syarikat mereka. Sentiasa cuba untuk bersikap ikhlas, dan pastikan anda tidak memaksa perbualan ringan, kerana ia lebih teruk daripada langsung tidak bercakap.

Kaedah pilihan saya melibatkan memberi komen positif tentang ruang pejabat mereka, bertanya tentang perjalanan mereka atau menyebut artikel berita yang berkaitan tentang syarikat mereka. Walau bagaimanapun, pastikan ia ikhlas; perbualan kecil yang dipaksakan adalah lebih teruk daripada tidak bercakap kecil langsung (jangan lupakannya).

Bermula dengan kuat hanyalah permulaan. Jika anda mula teragak-agak, pelanggan akan menyemak mental sebelum anda sampai ke pembentangan anda.

• Rehatkan fikiran: Sembang mesra sebentar sudah cukup bermakna. Mari kita ulas sesuatu di pejabat mereka, atau tanyakan bagaimana minggu mereka.
• Perkenalkan diri dengan betul: Sila perkenalkan diri anda dengan menyatakan nama dan peranan anda, dan sila sahkan siapa yang hadir di dalam bilik. Susunan tempat duduk mungkin kelihatan remeh, tetapi ia boleh menunjukkan hierarki dalam sesetengah syarikat.
• Nyatakan agenda: Sila maklumkan kepada mereka tentang tujuan lawatan anda, sama ada untuk demonstrasi, semakan cadangan atau untuk menggariskan langkah seterusnya. Apabila semua orang memahami sebabnya, perbualan akan kekal di landasan yang betul.

Kesimpulan saya: Satu perkara yang saya perhatikan daripada menonton penghibur berpengalaman ialah mereka sentiasa menyemak sama ada agenda itu sesuai untuk semua orang sebelum meneruskan. Langkah mudah ini menunjukkan rasa hormat dan sering kali mengetengahkan keutamaan atau kebimbangan yang mungkin diabaikan dalam e-mel terdahulu.

Langkah 4: Pimpin perbualan

Di sinilah wakil jualan yang baik pun sering hilang kawalan ke atas mesyuarat mereka. Saya pernah melihat pembentangan di mana pelanggan yang berkeyakinan tinggi mengambil alih agenda, dan akhirnya, tiada siapa yang mendapat apa yang mereka mahukan. Membimbing perbincangan sambil kekal hormat dan bekerjasama sememangnya satu kemahiran yang berharga.

• Gunakan agenda anda sebagai panduan: terus rujuk agenda tersebut supaya mesyuarat tidak menjadi tidak terkawal.
• Tanya soalan yang bernas: Tanya soalan yang luas, seperti “Apakah cabaran terbesar anda dengan X?” dan bukannya “Adakah anda gembira dengan Y?”
• Tangani bantahan dengan tenang: Jangan bersikap defensif. Akui kebimbangan, berikan penjelasan apabila boleh, dan kekalkan nada profesional.
• Kekal terkawal: Jika pelanggan mula mendominasi, katakan dengan sopan: “Itu perkara yang bagus, dan ia berkaitan secara langsung dengan apa yang ingin kami kongsikan seterusnya.”

Kesimpulan saya: Aspek yang paling mencabar ialah menangani personaliti yang sukar dalam suasana kumpulan. Sesetengah orang suka menguasai atau mencabar semua yang anda katakan. Saya mengakui kebimbangan mereka dengan hormat, kemudian membawa masuk ahli kumpulan yang lain. Contohnya, "John membangkitkan satu perkara penting tentang keselamatan. Bagaimanakah ahli pasukan yang lain biasanya mengendalikan kebimbangan tersebut?" Ini membantu memastikan mesyuarat berjalan lancar.

Langkah 5: Berkomunikasi seperti pakar jualan

Semasa saya mula-mula, saya sangka jurujual yang baik sentiasa mempunyai jawapan untuk setiap soalan. Saya silap. Bersikap terus terang dan yakin sebenarnya bermaksud mengakui apabila anda tidak tahu sesuatu dan berjanji untuk mencari jawapan yang betul dengan cepat.

• Bersikap terus terang dan yakin: Tiada "umm" dan "mungkin." Jawab dengan pasti.
• Serlahkan cadangan nilai anda: Terangkan dengan jelas bagaimana penyelesaian anda menangani masalah mereka dengan lebih berkesan berbanding penyelesaian pesaing.
• Permudahkan yang kompleks: Gunakan analogi atau cerita untuk menjelaskan konsep. Contohnya, saya pernah menerangkan perkhidmatan awan kepada pelanggan bukan teknikal dengan membandingkannya dengan "menyewa gudang dan bukannya membinanya." Mereka segera memahaminya.
• Jujurlah tentang batasan: Jika produk anda tidak dapat melakukan sesuatu, akuilah, bersikap terus terang sebenarnya membina lebih banyak kepercayaan daripada menjual secara berlebihan.
  

Langkah 6: Catat nota dan catatkan komitmen

Saya sangat menekankan perkara ini: mencatat nota yang baik semasa mesyuarat secara bersemuka adalah sangat penting untuk kejayaan susulan. Tetapi inilah yang saya pelajari melalui pengalaman pahit: terdapat cara yang betul dan cara yang salah untuk melakukan ini tanpa membuat pelanggan anda berasa seperti mereka sedang disoal siasat.

Jika anda tidak menuliskannya, anda akan lupa, dan begitu juga mereka. Saya telah kehilangan perjanjian hanya kerana saya tidak menindaklanjuti sesuatu yang kecil yang disebut oleh pelanggan. Tidak akan berlaku lagi.

• Catatkan perkara penting: Tuliskan perkara yang menyusahkan, matlamat dan bantahan klien.
• Rekodkan item tindakan: Hasil kerja, tarikh akhir dan langkah seterusnya hendaklah jelas seperti yang dinyatakan.
• Bersedia untuk susulan: Nota yang baik menjadikan e-mel pasca mesyuarat anda mesra dan diperibadikan.

Kesimpulan saya: Saya kini menggunakan Nota Plaud , yang merakam perbualan kami (dengan kebenaran, sudah tentu) dan membantu saya mencatat butiran yang mungkin saya terlepas pandang semasa menumpukan perhatian pada perbincangan. Mempunyai nota yang tepat bermakna e-mel susulan saya merujuk perkara tertentu daripada perbualan kami, yang menunjukkan bahawa saya benar-benar mendengar dan memahami keperluan mereka. Beginilah cara ia berfungsi:

• Hidupkan Plaud sebelum mesyuarat bermula. Ia berjalan secara senyap di latar belakang, merakam dan menyalin perbualan.

• Semak nota yang dijana AI dengan segera selepas itu. Plaud meringkaskan perbualan menjadi ringkasan topik, keputusan dan langkah seterusnya yang jelas.

• Edit dengan cepat jika perlu. Jika sesuatu yang tidak jelas, ubah suai semasa mesyuarat baru.
• Simpan semuanya di satu tempat. Plaud disegerakkan merentasi platform, jadi anda tidak perlu menyimpan nota melekit di merata tempat.

Langkah 7: Tutup secara profesional

Cara anda mengakhiri mesyuarat secara bersemuka boleh menjadi sama pentingnya dengan cara anda memulakannya. Saya telah melihat terlalu banyak mesyuarat yang hebat gagal kerana jurujual berasa gementar tentang penutupan atau tidak jelas tentang langkah seterusnya.

• Ringkaskan perjanjian: Nyatakan semula perkara penting yang dibincangkan dan dipersetujui dengan cepat.
• Sahkan hasil kerja dan garis masa: Tulis semuanya secara bertulis untuk memastikan kejelasan dan akauntabiliti.
• Ucapkan 'terima kasih': Satu isyarat yang ringkas tetapi berkesan. Nyatakan rasa terima kasih atas masa mereka dan tegaskan semula komitmen anda kepada mereka.

Kesimpulan saya: Sekali lagi, Plaud sangat menonjol di sini. Gunakan Nota Plaud anda untuk mendraf dan menghantar e-mel susulan yang terperinci sejurus selepas mesyuarat. Ia menunjukkan profesionalisme, memastikan semua orang bertanggungjawab dan mencegah salah faham.

Senarai Semak: Adakah mesyuarat secara bersemuka berbaloi?

Bukan semua peluang jualan layak mendapat masa dan perbelanjaan untuk pertemuan secara bersemuka. Saya mempelajari pengajaran ini selepas menghabiskan seharian melancong untuk bertemu dengan bakal pelanggan yang sebenarnya belum bersedia untuk membuat keputusan selama enam bulan lagi! Kini saya menggunakan proses penilaian pantas untuk menentukan bila pertemuan bersemuka benar-benar berbaloi untuk dilaburkan.

Memenuhi syarat peluang

Adakah ini peluang penutupan? Inilah persoalan besar yang sepatutnya mendorong kebanyakan keputusan mesyuarat secara bersemuka anda. Anda mungkin berurusan dengan bakal pelanggan yang telah menilai penyelesaian dalam keadaan bersedia, dengan bajet yang tersedia, dan ingin membuat keputusan dalam tempoh 60 hari akan datang. Anda mesti berusaha sebaik mungkin untuk berhadapan dengan mereka. Walau bagaimanapun, mereka mungkin belum bersedia dengan bajet tersebut dan baru sahaja memulakan penyelidikan mereka; dalam kes sedemikian, mesyuarat maya mungkin merupakan hasil terbaik untuk diteruskan.

Adakah pelanggan terlibat secara mendalam? Periksa tanda-tanda bahawa mereka menunjukkan minat, seperti apabila mereka bertanya soalan yang sangat spesifik, melibatkan ahli pasukan dalam perbualan, meminta pelbagai rujukan atau kajian kes atau bertanya tentang bagaimana proses pelaksanaan akan dijadualkan. Anda perlu tahu bahawa bakal pelanggan yang terlibat adalah bernilai setiap saat dan setiap usaha kerana dalam mesyuarat secara bersemuka, mereka lebih cenderung untuk menukar apabila tiba masanya untuk berurusan.

Menilai nilai sambungan

Adakah anda sedang membina hubungan baharu? Bertemu dengan bakal pelanggan yang penting buat kali pertama selalunya bermanfaat apabila ia merupakan interaksi bersemuka, kerana kepercayaan lebih mudah datang secara bersemuka. Hubungan B2B, terutamanya dengan syarikat besar, sering didapati agak rumit. Perkembangan kemudiannya menjadi lebih pantas apabila anda duduk berhadapan dengan mereka yang membuat keputusan dan berbual secara jujur.

Adakah terdapat keperluan untuk kerjasama dinamik? Sesetengah perbualan jualan memerlukan perbincangan silih berbalas, sesi papan putih atau demonstrasi amali yang berfungsi dengan lebih baik secara bersemuka. Jika anda menjual penyelesaian teknikal yang kompleks atau perlu memudahkan perbincangan kumpulan dengan pelbagai pihak berkepentingan, mesyuarat secara bersemuka boleh menjadi jauh lebih berkesan daripada sesi perkongsian skrin.

Menilai logistik

Berapakah kosnya jika tidak bertemu? Ingat nilai dan persaingan. Jika ini adalah situasi bernilai tinggi di mana pesaing anda hadir secara bersemuka dan anda tidak hadir, itu adalah pemecah perjanjian. Begitu juga, jika hubungan dipertaruhkan atau isu kompleks perlu diselesaikan, mesyuarat secara bersemuka selalunya lebih berkesan daripada mesyuarat maya.

Bolehkah ini dilakukan secara maya? Bersikap jujurlah tentang sama ada objektif mesyuarat anda boleh dicapai dengan baik melalui persidangan video. Pembentangan ringkas, daftar masuk rutin atau perbincangan perkongsian maklumat mungkin tidak berbaloi dengan masa dan kos perjalanan. Tetapi rundingan, pembinaan hubungan atau penyelesaian masalah yang rumit selalunya lebih baik dilakukan melalui interaksi bersemuka.

Kesimpulan

Kebanyakan peluang terbaik dan hubungan terkuat anda akan datang daripada sekurang-kurangnya satu pertemuan bersemuka yang tulen. Duduk berhadapan dengan seseorang mungkin terasa menakutkan, tetapi ia mendedahkan banyak perkara tentang cara mereka bercakap, bagaimana mereka mempersembahkan diri mereka, dan sama ada hubungan itu tulen. Bersikap strategik tentang bila dan bagaimana menggunakan interaksi secara bersemuka boleh membuat perbezaan yang besar. Apabila anda mengenal pasti titik masalah dan menanganinya dengan berkesan, pertemuan ini boleh mengubah sepenuhnya hasil jualan dan pertumbuhan masa hadapan anda.

Persediaan adalah segalanya. Bersedialah dengan objektif yang jelas, bahan yang kukuh, dan minat yang tulen dalam menyelesaikan masalah pelanggan. Catat nota terperinci, dan jika anda bimbang tentang butiran yang hilang, alat seperti Plaud Note boleh merakam dan mengatur perbualan untuk anda. Tindak lanjut secara konsisten, tambah nilai, dan tunjukkan minat yang sebenar. Pelanggan perasan perkara itu. Dengan pemikiran ini, mesyuarat bersemuka anda menjadi lebih daripada sekadar perbualan; ia adalah permulaan peluang yang berkekalan.

Beli sekarang

Soalan Lazim

Apakah mesyuarat secara bersemuka?

Di sini, mesyuarat secara bersemuka adalah mengenai hubungan langsung, atau lebih tepatnya, interaksi perniagaan secara bersemuka. Dengan ini, kami bermaksud orang ramai berkumpul secara fizikal di lokasi tertentu untuk membincangkan objektif tertentu, menangani masalah, membuat keputusan dan memupuk hubungan. Tidak seperti mesyuarat maya yang bukan bersemuka, mesyuarat secara bersemuka mengikuti pendekatan langsung, menghasilkan kadar penukaran yang lebih tinggi.

Mengapakah mesyuarat secara bersemuka lebih baik daripada mesyuarat maya?

Mesyuarat secara bersemuka adalah lebih berkesan dari perspektif bakal pelanggan, kerana ia membolehkan kadar penerimaan yang lebih tinggi, memandangkan anda boleh berhubung secara langsung dengan mereka secara bersemuka. Ia juga memupuk hubungan yang baik melalui interaksi secara individu atau ramai orang dan menghapuskan gangguan yang cuai dan potensi kegagalan internet daripada pihak seseorang. Ia juga menggalakkan kerjasama dan kerja berpasukan yang lebih baik, kerana ia boleh berhubung secara langsung dengan anda. Walaupun mesyuarat maya lebih murah dan lebih mudah, pilihan terpulang kepada anda; pilih yang anda rasa paling sesuai untuk digunakan.

Adakah ia bertemu secara bersemuka atau secara bersemuka?

Biasanya, perkataan utama ialah "bertemu secara bersemuka," seperti frasa kata kerja (cth., kita perlu bertemu secara bersemuka). Manakala "pertemuan secara bersemuka" pula seperti kata adjektif majmuk (cth., "Mari kita cari masa dan jadualkan pertemuan secara bersemuka"). Perkataan ini mempunyai tanda sempang, menjadikannya "bersemuka." Tanpa tanda sempang ini, ia digunakan dalam cara lain.