Apakah persamaan antara perunding pengezonan, penasihat kewangan, dan penulis jenayah sebenar?
Mereka telah membina kerjaya mereka berdasarkan kepakaran yang mendalam, hubungan yang terjalin baik, dan kesanggupan untuk mengangkat telefon pada bila-bila masa. Mereka adalah usahawan bebas yang bercita-cita tinggi yang suka menjalankan perniagaan mereka mengikut syarat mereka sendiri. Mereka juga pakar dalam perbualan. Hari-hari mereka dipenuhi dengan panggilan pelanggan, rundingan, perundingan, dan temu bual secara berterusan.
Dan mereka sangat memerlukan pembantu pentadbiran.
Dave Williams adalah ketiga-tiganya. Dia menemui pembantunya dalam peranti sebesar kad kredit.
Seorang lelaki, dua perniagaan, sifar kos operasi
Berpangkalan di Surprise, AZ, Dave telah mengendalikan W3 Planning selama lebih 10 tahun. Ia merupakan perniagaan ketekunan wajar pengezonan di mana beliau menulis laporan undang-undang terperinci untuk pemberi pinjaman yang menilai kompleks pangsapuri, tapak industri, rumah penjagaan, dan pusat beli-belah komersial lain. Ia adalah kerja yang teliti dan sangat khusus. Fail kes setebal 2 inci bukanlah sesuatu yang luar biasa. Begitu juga senarai semak lima muka surat bagi keperluan bidang kuasa.
Perniagaan keduanya adalah penasihat pengurusan kekayaan kewangan. Dave bekerja sebagai ejen bebas berlesen yang mengetengahkan pendidikan, bukan promosi jualan. Setiap sesi pelanggan berlangsung kira-kira satu jam tanpa skrip. Dave memahami bahawa setiap pelanggan berbeza, dan dia ingin mendasarkan cadangannya pada keperluan individu setiap pelanggan.
Antara kedua-dua perniagaan, Dave sentiasa sibuk. Tiada waktu kerja 9 pagi hingga 5 petang. Jika pelanggan ingin bercakap pada pukul 8 malam, dia akan mengangkatnya. Itulah yang membezakannya, dan ia juga yang menjadikan bahagian pentadbiran tanpa henti. Setiap panggilan menjana item tindakan. Setiap mesyuarat menghasilkan komitmen. Dan selama bertahun-tahun, Dave menjejaki semuanya secara manual.
"Beratus-ratus nota," katanya. "Semuanya ditulis tangan."
Pencarian Dave untuk sistem yang lebih baik membawanya kepada Plaud. Ia memberikan kembali kepada Dave apa yang kurang bagi setiap usahawan solo: masa. Kurang pentadbiran, lebih banyak jam boleh dibilkan. Kerja-kerja rutin berkurangan. Perniagaan tidak.
Daripada perbualan kepada fail pelanggan dalam beberapa minit
Kerja Dave kini berjalan lancar: panggilan berakhir, dia menekan jana, ringkasan muncul, dia memindahkannya ke folder projek yang betul, dan memuat turun salinan kerja ke fail pelanggannya. Apabila panggilan seterusnya bermula, yang sebelumnya telah didokumenkan sepenuhnya.
"Ia adalah sebahagian daripada aliran kerja saya," katanya dengan yakin. Ia bukan langkah yang dia ingat untuk lakukan. Ia adalah langkah yang akan dia perasan jika dia terlupa.
Untuk memastikan semua kerjanya tersusun, Dave menyimpan perbualannya dalam folder. Setiap projek mempunyai folder sendiri dengan rakaman, ringkasan, dan dokumentasi yang menyokong setiap keputusan yang telah dibuatnya. Dalam pengurusan kekayaan, terdapat jejak pematuhan di sebalik setiap keputusan: apa yang dibincangkan, apa yang disyorkan, dan mengapa ia sesuai untuk individu itu pada masa itu. "Ia tidak berakhir apabila saya menandakan kotak," kata Dave. "Terdapat lebih banyak bahan yang perlu disiapkan di sebalik tabir." Dan Plaud menjana bahan itu dalam beberapa minit, bukan jam.
Untuk pengurusan tugas harian, Dave membina templat tersuai yang melakukan sesuatu yang spesifik: ia menyusun nota imlaknya ke dalam kategori keutamaan, menetapkan anggaran masa, dan mengira jumlah jam untuk hari itu. "Saya boleh berkata, 'kita akan bertemu dengan pelanggan hari ini untuk bercakap tentang kewangan – satu jam,' dan ia menapisnya ke dalam lajur yang betul," jelasnya. Templat itu memberikannya senarai tugas yang dikategorikan, jumlah masa bagi setiap kategori, dan anggaran harian penuh, yang kemudiannya dimasukkannya ke dalam dokumen Word untuk dicetak – beberapa perkara lebih baik apabila ia adalah pena dan kertas, seperti menandakan kotak tugasan.
Untuk projek jangka panjang dan rumit, Dave telah membina GPT tersuai, menggunakan output Plaud sebagai bahan mentah untuk menjejaki status dan langkah seterusnya. Rakaman menjadi penghubung merentasi minggu atau bulan kerja kes.
Di lapangan: Salah seorang pelanggan pengezonan Dave menghadapi pertikaian peraturan dengan seorang pegawai. Dave membuat satu panggilan telefon, merekodkannya melalui Plaud, dan mempunyai transkripsi serta ringkasan di tangan pelanggannya dalam beberapa minit untuk menyokong mereka. "Hanya mempunyai keupayaan untuk mendapatkan sesuatu seperti itu ditranskripsi serta-merta yang boleh saya hantar untuk melindungi pelanggan saya," katanya, "Itu hebat." Tiada menunggu sehingga dia kembali ke mejanya. Tiada menyusun semula perbualan dari ingatan. Tiada tergesa-gesa untuk pengesahan. Panggilan itu sendiri menjadi rekod.
Menulis buku jenayah sebenar dengan Plaud
Kemudian ada buku itu.
Dave sedang separuh jalan menulis kisah jenayah sebenar mengenai pembunuhan yang diselesaikannya sendiri — kes dari tahun 1960-an di Scottsdale tempat Dave dibesarkan. Seorang ibu muda bernama Marion Robinson hilang. Mayatnya akhirnya ditemui di sebuah terusan kosong. Semua petunjuk menunjuk kepada seorang individu, tetapi tiada bukti kukuh. Kes itu menggegar masyarakat, menghantui detektif, dan menjadi kes sejuk.
"Sangat Hannibal Lecter pada akhirnya," begitulah dia menggambarkan pembunuhan itu.
Beberapa tahun kemudian, Dave terlibat melalui kerjanya. Apa yang bermula sebagai penyelidikan menjadi sesuatu yang lebih mendalam: penyiasatan terperinci mengenai butiran yang telah terkubur, disembunyikan, atau hanya dilupakan. Laporan polis asal adalah tulisan tangan, puluhan tahun lama, dan mustahil untuk didigitalkan melalui cara konvensional. Jadi Dave membacanya dengan lantang ke dalam Plaud, membina templat tersuai untuk output, dan menukar dakwat di atas kertas dari tahun 1960-an kepada teks digital yang boleh dicari dan berstruktur.
"Saya cuba sekreatif mungkin dengannya," katanya.
Kami tidak mencipta Plaud dengan penyelidikan kes sejuk secara khusus. Tetapi kami mereka bentuk Plaud untuk membantu orang ramai merekod, memproses, dan mendokumentasikan konteks dunia nyata, serta mengubahnya menjadi data yang boleh digunakan untuk kerja berasaskan pengetahuan.
Senarai tugasan harian yang menulis sendiri di dalam kereta
Pemikiran terbaik kebanyakan orang tidak berlaku di meja. Dave pastinya tidak. Semasa pemanduan pagi, dia menekan Rekod dan bercakap sepanjang hari: keutamaan, anggaran masa, siapa yang perlu dihubungi, apa yang perlu ditindaklanjuti. Tujuh minit, dan semuanya telah ditangkap.
"Saya mengambil nota dari Plaud, memasukkannya ke dalam Word, melaraskan pemformatan, dan mencetaknya," jelasnya. Dari nota suara di dalam kereta ke senarai tugas yang dikategorikan dan dianggarkan masa di mejanya, setiap pagi, sebelum panggilan pertamanya.
"Begitulah cara minda saya berfungsi," katanya. "Ia melompat ke sana sini." Plaud tidak memintanya untuk memperlahankan atau berfikir secara linear. Ia menangkap cara dia sebenarnya bekerja dan mengembalikannya kepadanya dalam bentuk yang boleh digunakannya.
Masa dan ketenangan fikiran: ROI yang mudah
Apabila ditanya apa yang sebenarnya diubah oleh Plaud untuknya, Dave tidak teragak-agak: "Ia adalah masa yang dijimatkan. Ia adalah beban mental. Dan ia benar-benar menjadi pembantu AI saya."
Bagi seseorang yang menjalankan dua perniagaan berhadapan pelanggan, kiraannya adalah mudah. Setiap minit yang dijimatkan oleh Plaud untuk dokumentasi adalah minit yang boleh digunakan untuk kerja yang boleh dibilkan. Setiap panggilan yang tidak perlu dibina semula dari ingatan adalah pelanggan yang dilayaninya dengan lebih pantas.
"Inilah pembantu pentadbiran saya," katanya. "Inilah yang mengambil nota saya, memberikan senarai tugasan saya, tugas, dan pengurusan. Kesemuanya."
Kebanyakan hari, Plaud Note Pro Dave diletakkan di belakang telefonnya, sentiasa sedia bila-bila masa dia memerlukannya. Apabila suasana memerlukan sesuatu yang lebih bijaksana atau tanpa tangan, dia menyematkan NotePin ke lapelnya dan membiarkannya berjalan. Dia masih menyimpan perancang harian kertas dan menulis sesuatu secara manual, tetapi kerja berat yang dulunya mengambil masa berjam-jam kini mengambil masa beberapa minit. Dan perniagaannya terus berjalan seperti yang telah dibinanya: secara bebas, cekap, mengikut syaratnya sendiri.
Ketahui lebih lanjut mengenai kerja Dave di w3planning.org dan ikuti buku jenayah sebenar beliau yang akan datang di boundbysecrets.com.
