Apabila syarikat anda berkembang, anda mula perasan perubahan tersebut. Anda mungkin pernah mengetahui apa yang sedang diusahakan oleh semua orang. Kini, anda mendengar tentang masalah beberapa minggu selepas kejadian itu berlaku atau merasakan terdapat perbezaan antara apa yang difikirkan oleh kepimpinan anda sedang berlaku dan apa yang sebenarnya dialami oleh orang ramai di lapangan. Pengurus anda mungkin mendakwa bahawa semuanya baik-baik saja, tetapi anda mempunyai firasat bahawa terdapat lebih daripada itu. "Jurang maklumat" ini adalah perkara biasa, dan mesyuarat peringkat langkau adalah salah satu alat anda yang paling ampuh untuk merapatkan jurang ini.
Apakah mesyuarat peringkat langkau?
Mesyuarat peringkat langkau adalah seperti apa yang kedengarannya: mesyuarat di mana eksekutif peringkat tinggi memintas lapisan pengurusan pertengahan dan bercakap secara langsung dengan pekerja biasa.
Contohnya, seorang penyelia kejuruteraan akan bercakap dengan jurutera yang melapor kepada pengurus kejuruteraan mereka.
Ia hampir selalunya secara individu, tidak seperti mesyuarat semua pihak atau mesyuarat dewan bandaraya. Format ini penting untuk mewujudkan tempat yang selamat di mana pekerja boleh bersikap jujur. Penting juga untuk menjelaskan apa yang tidak jujur. Ia tidak berfungsi sebagai maklum balas prestasi untuk pekerja. Ia juga bukan "pemeriksaan" rahsia yang direka untuk merosakkan pengurus pertengahan.
Apabila dikendalikan dengan betul, mesyuarat peringkat langkau berfungsi sebagai alat untuk memahami kesihatan organisasi, mengumpulkan maklum balas yang tidak ditapis dan menjadikan matlamat strategik peringkat tinggi menjadi amalan dunia sebenar.
Apakah tujuan mesyuarat peringkat langkau?
Sebagai pengurus atasan atau pengasas, sebarang maklumat yang sampai kepada anda perlu melalui penapis orang bawahan anda; ini adalah tugas mereka. Walau bagaimanapun, sebelum anda terlalu cepat bertindak berdasarkan apa yang mereka katakan, berbincanglah dengan orang yang berada di barisan hadapan. Mereka mungkin mempunyai pandangan yang sama sekali berbeza, dan perlu didengari.
- Membina kepercayaan: Mesyuarat peringkat langkau menunjukkan kepada pekerja bahawa kepimpinan kanan mudah diakses dan benar-benar mengambil berat tentang pengalaman mereka.
- Membongkar isu tersembunyi: Seorang pekerja mungkin tidak akan memberitahu penyelia langsung mereka tentang matlamat pasukan yang tidak jelas atau keletihan. Walau bagaimanapun, mereka mungkin bersedia untuk berkongsi pandangan tersebut dengan pemimpin kanan yang dapat melihat gambaran besar.
- Merapatkan jurang antara kepimpinan dan pekerja: Ia menghubungkan "mengapa" strategi syarikat dengan "bagaimana": struktur tugas harian. Anda mengetahui apa yang berkesan dan apa yang tidak, terus daripada mereka yang melakukannya.
- Meningkatkan pengekalan tenaga kerja: Apabila orang ramai berasa didengari dan tahu bahawa mereka mempunyai hubungan langsung dengan pengurusan atasan, penglibatan dan kesetiaan mereka meningkat dengan ketara.
Cara menjalankan mesyuarat peringkat skip yang berkesan
Menjalankan mesyuarat peringkat skip yang berkesan bermakna lebih daripada sekadar menetapkan temu janji. Mengetahui cara menjalankan mesyuarat peringkat skip adalah proses yang difikirkan dengan teliti yang membawa nilai sebenar kepada kepimpinan syarikat dan pekerja biasa.
Langkah 1 — Cipta agenda mesyuarat
Agenda mesyuarat peringkat langkau membantu memastikan konsistensi. Dengan menyediakan satu, pekerja akan menghargai bahawa anda menghormati masa mereka. Pelan ini juga akan membimbing perbincangan anda, memastikan anda tidak terlepas topik penting.
Anda boleh bergantung pada Plaud Note untuk mencipta agenda mesyuarat yang baik. Templat mesyuarat Plaud Note boleh membantu anda menjimatkan masa. Anda boleh mencipta agenda standard untuk mesyuarat peringkat langkau anda dan kemudian menggunakannya semula dalam mesyuarat berikutnya.
Langkah 2 — Sediakan soalan terbuka
Sediakan soalan yang luas untuk mengelakkan perbincangan daripada berakhir dengan jawapan "ya" atau "tidak". Soalan-soalan ini juga mendorong penceritaan dan perkongsian butiran.
Berikut adalah beberapa soalan mesyuarat peringkat langkau terbaik:
- "Bagaimanakah kepimpinan dapat menyokong anda dengan lebih baik?"
- "Apakah sesuatu yang kita sedang lakukan sekarang yang awak fikir membuang masa?"
- "Kalau awak dalam kerja saya, apa benda pertama yang awak akan betulkan?"
- "Apakah yang paling anda gemari tentang bekerja dalam pasukan anda? Apakah bahagian yang paling sukar untuk diatasi?"
- "Adakah anda mendapat apa yang anda perlukan daripada pengurus langsung anda untuk berjaya?"
Langkah 3 — Jemput pekerja secara peribadi
Elakkan daripada mengeluarkan jemputan kalendar yang tidak peribadi dan dingin. Pemikiran pertama yang ada pada pekerja selepas menerima jemputan sedemikian daripada pemimpin atasan ialah: "Adakah saya dalam masalah?" Sebaliknya, jemput mereka secara peribadi dengan e-mel yang mesra dan jelas untuk menetapkan nada yang betul dari awal.
Ini adalah contoh jemputan peribadi yang baik:
"Hai [Nama], saya menjadualkan sembang tidak formal selama 30 minit dengan semua ahli pasukan. Ini adalah bahagian tetap bagaimana saya kekal berhubung dengan semua orang dalam organisasi. Ia bukan penilaian prestasi, cuma peluang untuk saya belajar daripada perspektif anda. Saya ingin tahu apa yang berjalan lancar dan apa yang tidak."
Langkah 4 — Automasikan nota mesyuarat
Dalam mesyuarat, tugas anda hanyalah mendengar dan hadir. Bagaimana anda boleh berbuat demikian jika anda menghabiskan semua masa anda sama ada melihat ke bawah ke dalam buku nota atau menaip? Ia mungkin memutuskan sambungan dan membuatkan pekerja berasa seperti dia hanya memberikan anda data.
Ini merupakan cabaran terbesar mesyuarat secara bersemuka . Anda tidak dapat menyertai sepenuhnya apabila tangan anda tersekat untuk mencatat nota bagi kedua-dua belah pihak. Dengan bantuan peranti seperti Plaud Note , masalah itu dapat diselesaikan. Anda meletakkannya di atas meja, fokus pada perbincangan dengan orang bawahan anda, dan membina hubungan yang sebenar. Peranti ini merekod dan menyalin keseluruhan mesyuarat, supaya tiada apa yang hilang. Di samping itu, ia secara automatik meringkaskan perkara penting untuk anda rujuk kemudian.
Langkah 5 — Nyatakan langkah seterusnya
Mesyuarat itu mungkin sudah tamat, tetapi ia sepatutnya tidak berakhir begitu sahaja. Pekerja perlu tahu bahawa pemikiran mereka telah didengari. Ini tidak bermakna anda perlu menjanjikan semua yang mereka mahukan. Berterus teranglah dengan mereka. Jika mereka berkongsi idea yang baik, katakan, "Itu satu perkara yang bagus. Saya akan membangkitkannya pada mesyuarat lembaga yang akan datang." Jika mereka berkongsi masalah, katakan, "Terima kasih kerana memberitahu saya. Saya akan menelitinya." Prinsip akauntabiliti ini adalah penting untuk membina kepercayaan.
Langkah 6 — Hantar e-mel terima kasih
Dalam masa 24 jam, hantarkan nota pendek dan peribadi. Ia memberikan penutup dan mengingatkan pekerja anda tentang sumbangan mereka. Ia boleh menjadi satu baris mudah untuk membuat mereka rasa dihargai dan dihormati:
Anda boleh berkata: "Terima kasih kerana berbual dengan saya, [Nama]. Saya amat berterima kasih atas perspektif anda."
Cabaran dalam menjalankan mesyuarat peringkat langkau
Mesyuarat-mesyuarat ini memang berkesan, tetapi itu tidak bermakna ia mudah. Berikut adalah halangan biasa dan kemungkinan penyelesaiannya.
- Ketidakselesaan pekerja: Kebanyakan pekerja berasa cemas, tidak menentu dan mempunyai jangkaan yang tidak jelas apabila bertemu dengan pemimpin kanan. Mereka gementar tentang apa yang hendak dikatakan dan mungkin takut bos mereka akan mengetahuinya.
Cara mengatasi: Terlalu banyak menyampaikan tujuan (ia bukan perangkap!) dalam jemputan anda. Ini secara langsung menangani jangkaan yang tidak jelas. Mulakan mesyuarat dengan pemecah ais yang mudah untuk mengurangkan ketidakselesaan dan membina hubungan baik.
- Bias terhadap pekerja yang lantang bersuara: Mudah untuk tersilap menganggap pekerja yang pendiam sebagai pekerja yang tidak mempunyai masalah. Anda mungkin hanya mendapat maklum balas daripada orang yang paling lantang bersuara.
Cara mengatasi: Gunakan soalan terbuka untuk menarik pekerja yang pendiam. Berikan mereka kesunyian untuk berfikir. Untuk memulakan penyertaan, anda boleh menggunakan alat maklum balas tanpa nama.
- Rintangan pengurus: Pengurus pertengahan (bawahan langsung anda) adalah orang yang paling mungkin berasa terancam. Mereka akan menganggap anda "memeriksa" mereka atau melemahkan autoriti mereka.
Cara mengatasinya: Bersikap telus. Berkomunikasi dengan pengurus anda sebelum dan selepas mesyuarat supaya mereka memahami tujuannya. Bentukkannya sebagai cara untuk membantu mereka: "Saya melakukan ini untuk mengetahui bagaimana saya dapat menyokong anda sebagai seorang pemimpin dan sumber yang diperlukan oleh pasukan anda dengan lebih baik."
- Kekangan penjadualan dan masa: Bagi kepimpinan syarikat, mesyuarat ini merupakan satu komitmen masa yang besar.
Cara mengatasinya: Pastikan mesyuarat singkat—30-45 minit sudah cukup. Bahagikan pekerja anda mengikut pasukan dan jadualkan mereka pada masa yang di luar waktu kerja puncak pekerja.
Tukar perbualan menjadi pandangan dengan Nota Plaud
Anda telah mengadakan 10 mesyuarat peringkat langkau, setiap satunya berlangsung antara 1.5 dan 2 jam. Sekarang apa lagi? Tugas sebenar adalah menterjemahkan setiap perbualan berasingan yang anda ada kepada perkara yang boleh diambil tindakan.
Jurang ini boleh dirapatkan oleh Plaud Note dan Plaud AI . AI boleh menganalisis perbualan sekaligus tanpa perlu membaca semua transkrip secara manual. Ia menjana item tindakan yang menjadikan mesyuarat anda boleh diambil tindakan dengan pantas.
Anda boleh mengkaji lebih mendalam dengan ciri Tanya Plaud . Ini membolehkan anda menanyakan soalan AI merentasi semua rekod anda yang lalu. Contohnya, anda boleh menaip "Cari 'Alat X'' untuk semua mesyuarat untuk mencari setiap sebutan atau bertanya "Apakah cadangan utama untuk menambah baik onboarding?" Plaud AI akan mencari rekod anda, mencari kata kunci dan memberi anda pandangan serta cadangan yang disintesis. Nota Plaud membantu anda mengenal pasti corak ini dan menetapkan laluan yang jelas untuk penambahbaikan.
Kesimpulan
Mesyuarat peringkat langkau adalah lebih daripada sekadar catatan kalendar. Ia merupakan saluran komunikasi penting yang, jika dikendalikan dengan betul, memupuk kepercayaan, membolehkan masalah tersembunyi muncul, dan memastikan syarikat yang sedang berkembang kekal bersama. Mesyuarat ini bukanlah sesuatu yang anda "ingin adakan," ia adalah keperluan bagi mana-mana pemimpin yang ingin menentukan nadi organisasi mereka. Dengan proses yang jelas dan peralatan yang betul, anda boleh menjadikan sembang mudah ini sebagai salah satu alat paling ampuh anda sebagai seorang pemimpin.
Soalan Lazim
Adakah mesyuarat peringkat langkau baik atau buruk?
Mereka menunjukkan alat kepimpinan yang baik. Satu-satunya masa mereka menjadi "buruk" adalah apabila mereka tidak dijalankan dengan betul: contohnya, apabila digunakan untuk melemahkan pengurus, apabila maklum balas tidak dirahsiakan atau dikongsi dengan murah hati, dan apabila tiada tindakan yang terhasil daripada maklum balas tersebut, yang akan menghakis kepercayaan.
Seberapa lazimkah mesyuarat peringkat langkau diadakan?
Ini adalah amalan biasa dan dianggap sebagai amalan terbaik dalam organisasi besar yang sihat, terutamanya dalam industri teknologi. Syarikat baharu yang semakin berkembang juga semakin menerima pakai mesyuarat peringkat langkau apabila ia berkembang, supaya kepimpinan kanan tidak terasing.
Berapa kerapkah saya perlu mengadakan mesyuarat peringkat skip?
Ia bergantung pada saiz pasukan anda. Satu irama yang baik untuk kebanyakan pemimpin kanan adalah dengan bertemu dengan setiap pekerja peringkat skip sekali atau dua kali setahun, yang membolehkan anda membina hubungan dan menjejaki kemajuan dari semasa ke semasa.
Apakah perkara yang tidak boleh dilakukan dalam mesyuarat peringkat langkau?
Jangan gunakan mesyuarat untuk penilaian prestasi. Pastikan anda tidak berjanji secara berlebihan. Paling penting, jangan pergi kepada pengurus langsung pekerja dan berkata, "Jane yang memberitahu saya perkara itu." Semua maklum balas mestilah tanpa nama dan dikongsi hanya sebagai tema umum.
