Minit mesyuarat merupakan rekod rasmi tentang siapa yang berkata dan melakukan apa semasa mesyuarat. Ini merangkumi segala-galanya daripada membuat keputusan hinggalah butiran mesyuarat dan pengumuman syarikat.
Kedengaran mudah, kan?...
Awak akan terkejut.
Itulah sebabnya pasukan kami di Plaud akan berkongsi dengan anda panduan mendalam tentang cara menulis minit mesyuarat , termasuk templat dan contoh yang boleh anda gunakan pada mesyuarat anda yang seterusnya.
Kami hanya ingin memberi amaran kepada anda bahawa mesyuarat yang diurus dengan buruk akan menyebabkan perniagaan menanggung kos yang tinggi $37 bilion setahun, menurut Business Insider. Anda perlu belajar cara menulis minit mesyuarat dengan cara yang betul .
Panduan ini merangkumi semua yang anda perlu tahu tentang mencatat nota yang berkesan dalam mesyuarat anda yang seterusnya. Kami telah memasukkan contoh minit mesyuarat dan templat minit mesyuarat berprestasi terbaik kami untuk membantu anda bermula. Selain itu, kami akan membimbing anda melalui cara alatan berkuasa AI seperti Perakam suara AI Plaud Note menjadikan hidup anda lebih mudah dengan melakukan kira-kira separuh daripada kerja untuk anda.
Bersedia? Mari kita mulakan.
Apakah Minit Mesyuarat?
Minit mesyuarat merupakan rekod bertulis formal tentang keputusan, perbincangan dan tugasan yang dibuat semasa mesyuarat. Anggaplah ia seperti ringkasan mesyuarat yang memastikan pasukan kekal selaras. Minit mesyuarat adalah rasmi dan boleh dikongsi, berbeza dengan nota mesyuarat tidak formal, yang mungkin tidak teratur dan peribadi.
Komponen utama minit mesyuarat yang berkesan termasuk:
- Waktu mula ( bila mesyuarat dipanggil) dan bila mesyuarat ditangguhkan
- Butiran mesyuarat (cth., tarikh mesyuarat, masa, lokasi, hadirin)
- Perkara agenda dan perbincangan
- Keputusan dan undian
- Item tindakan dengan pemilik, tugasan yang diberikan dan tarikh akhir
- Pengumuman atau kemas kini penting
- Tarikh mesyuarat seterusnya ( tarikh dan masa)
Perlu diingat bahawa minit mesyuarat tidak sama dengan transkrip mesyuarat.
Transkrip merekodkan setiap patah perkataan mesyuarat, manakala minit mesyuarat merekodkan perkara penting yang perlu diingat dan diambil tindakan oleh peserta. Ia digunakan untuk rekod perundangan, menjejaki akauntabiliti dan sebagai cara komunikasi bagi mereka yang tidak dapat hadir.
Apa yang Perlu Anda Sertakan Semasa Menulis Minit Mesyuarat?
Secara amnya, minit mesyuarat harus merangkumi keputusan penting, perkara tindakan yang diberikan dan perkara perbincangan penting. Tetapi tahap perincian bergantung pada beberapa faktor, seperti untuk siapa minit mesyuarat ( contohnya, rakan sekerja yang tidak hadir vs. semua ahli lembaga ) dan tujuan mesyuarat ( contohnya, merancang parti Krismas vs. menyemak laporan kewangan ).
Cara menulis minit mesyuarat juga mungkin bergantung pada sama ada ia akan berfungsi sebagai dokumentasi, rujukan atau rekod pematuhan.
Inilah yang perlu disertakan dalam minit mesyuarat yang berkesan:
- Tarikh, masa dan hadirin : Butiran penting ini penting untuk akauntabiliti.
- Tujuan mesyuarat : Apakah matlamatnya? Ini memberikan konteks yang diperlukan oleh pembaca untuk memahami ringkasan tersebut.
- Item agenda : Pecahkan minit mesyuarat kepada bahagian yang sepadan dengan agenda. Matlamat anda di sini adalah untuk memaksimumkan kebolehimbasan dan pencarian semula yang cepat.
- Perbincangan penting : Anda mesti menangkap perkara-perkara penting, tetapi jangan buang masa menangkap setiap perkataan. Berikut ialah contoh perincian yang baik: “Pasukan membincangkan kebimbangan bajet pemasaran. Keputusan ditangguhkan sehingga Suku Kedua.”
- Keputusan yang dibuat : Tebalkan ini jika boleh. Juruaudit, peguam dan pihak atasan lebih mengambil berat tentang keputusan berbanding apa-apa lagi. Pastikan ia mudah dikesan.
- Item tindakan : Siapa yang akan melakukan apa, bila? Tulis dengan jelas: “John – muktamadkan kontrak vendor sebelum 15 Mac.”
- Susulan : Langkah terakhir adalah untuk mencatat isu-isu yang belum dapat diselesaikan. Dengan cara itu, ia tidak akan hilang dalam perbincangan yang tidak jelas.
Minit Mesyuarat Perlu Mengecualikan :
- Perbualan secara langsung atau perbincangan terperinci
- Pendapat peribadi atau tangen luar topik
- Maklumat sulit (selain daripada yang dibenarkan secara khusus)
- Perkara yang berulang atau tidak perlu
Kami faham bahawa sukar untuk memendekkan minit mesyuarat kerana sukar untuk mengetahui semasa perbualan apa yang paling penting selepas mesyuarat. Inilah sebabnya mengapa penggunaan alat pencatat nota berbantukan AI adalah berguna.
Alatan ini mendengar keseluruhan mesyuarat dan mencadangkan minit mesyuarat secara automatik. Walaupun orang yang bertanggungjawab mencatat minit secara manual, pencatat nota AI boleh membantu mencatat sebarang perkara penting yang terlepas pandang.
Bagaimana untuk Mencipta Minit Mesyuarat Anda Dengan AI？
Mencatat minit mesyuarat dengan AI semudah menekan "rakam" dan membiarkan alat AI merakam mesyuarat anda. Selepas mesyuarat tamat, alat AI akan menyalin dan menyusun mesyuarat anda secara automatik menjadi minit ringkas yang boleh anda simpan atau kongsikan.
Ramai skeptikal mendakwa bahawa " AI tidak dapat menggantikan pakar manusia" dalam mesyuarat. Walaupun kita mengakui itu benar, pada hakikatnya, masalah terbesar dengan minit mesyuarat sebenarnya adalah kesilapan manusia.
Kita semua tahu betapa mudahnya untuk terganggu semasa mesyuarat atau melupakan perkara penting. Siapa yang tidak pernah mengalaminya?
Ia juga biasa untuk terlepas butiran apabila orang bercakap terlalu cepat atau terlalu banyak bercakap.
Itulah keindahan AI: ia menyelesaikan masalah ini. Ia tidak menggantikan anda ( dan mungkin tidak akan pernah) . Ia ada untuk melengkapi kekuatan anda dan menebus kesilapan kecil manusia.
Minit mesyuarat pasukan saya menjadi lebih mudah untuk diikuti apabila kami mula menggunakan pencatat nota AI yang dipanggil Plaud Note. Plaud Note ialah peranti rakaman fizikal dengan otak AI. Ia menyalin dan meringkaskan mesyuarat serta-merta dan juga mengenali siapa yang bercakap. Plaud AI akan menjimatkan masa anda setiap minggu dan menghalang anda daripada terlepas satu butiran pun.
Bacaan Lanjut: Ketahui lebih lanjut tentang cara mengautomasikan nota anda dengan AI dalam panduan mendalam ini.
Beginilah cara pelanggan kami menggunakan Nota Plaud untuk menambah baik minit mesyuarat daripada setiap mesyuarat:
1. Bersedia untuk Mesyuarat yang Produktif
Sebelum anda membuka Nota Plaud, tetapkan agenda yang bertujuan dan tuliskan asas-asas mesyuarat yang akan datang ( siapa yang hadir, tarikh, masa dan tujuan mesyuarat ). AI tidak mempunyai konteks ini, jadi adalah berguna untuk menuliskannya secara manual dan menambahkannya ke AI anda beberapa minit kemudian.
Bacaan Lanjut: Lihat panduan penuh kami tentang cara menjadualkan dan menjalankan mesyuarat kumpulan yang berkesan untuk mempelajari beberapa petua dan alatan bagi mesyuarat pasukan yang lebih produktif.
2. Rakam Segalanya Dengan Nota Plaud
Semasa mesyuarat, biarkan Plaud Note melakukan kerja-kerja berat. Ia merekodkan setiap perkataan, jadi anda tidak perlu menekankan atau menconteng butirannya. Cara yang baik untuk memikirkannya ialah ia seperti setiausaha peribadi atau jururekod anda. Ia menuliskan semuanya supaya anda boleh menyimpan fikiran anda untuk tugas yang lebih penting.
3. Ekstrak Maklumat Penting
Inilah nilai #1 kecerdasan buatan bagi kebanyakan pelanggan kami.
Selepas mesyuarat, Plaud Note mencipta transkrip danringkasan AI . Ia juga boleh memahami nuansa dan memilih penceramah dan idea individu. Jadi, anda boleh menjangkakan nota mesyuarat Plaud AI anda mengandungi pandangan peringkat tinggi yang dipecahkan kepada kategori untuk memudahkan pengimbasan. Contohnya, dalam mesyuarat baru-baru ini, Plaud AI secara automatik menyusun minit mesyuarat kami ke dalam rekap agenda , hasil dan tarikh akhir yang disemak semula. Ia memahami segala-galanya tanpa kami perlu berbuat apa-apa.
Dulu saya ambil masa sejam untuk menyediakan minit seperti ini. Sekarang, ia mengambil masa lima minit.
4. Gunakan Minit Anda Dan Ikuti Terus
Selepas anda mendapat nota mesyuarat Plaud AI anda, anda boleh berkongsinya terus melalui aplikasi Plaud. Atau, anda boleh mengintegrasikan alatan sedia ada anda ( Drive, Notion, dll .) dengan Plaud untuk menyimpan, menyusun dan mengakses minit mesyuarat anda secara automatik di tempat pasukan anda sudah bekerja. Nota Plaud berfungsi dengan pantas, jadi anda boleh menyediakan nota mesyuarat yang cantik untuk dikongsi pada mesyuarat lembaga seterusnya dalam beberapa minit sahaja.
Bacaan Lanjut: Perakam suara AI kami boleh melakukan lebih daripada sekadar merakam dan menyalin. Lihat panduan ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa yang boleh dilakukan oleh Plaud AI untuk mesyuarat anda.
Templat Minit Mesyuarat
Kami ingin berkongsi beberapa templat minit mesyuarat yang telah dicuba dan diuji dengan anda untuk membantu meningkatkan kemahiran mencatat minit mesyuarat anda.
Anda tidak sepatutnya mengambil semua jenis minit mesyuarat dengan cara yang sama. Menggunakan gaya formal yang berfokuskan pematuhan untuk daftar masuk pasukan yang kasual adalah satu pembaziran masa dan usaha.
Berikut ialah beberapa templat minit mesyuarat berprestasi tinggi yang digunakan oleh syarikat kami secara dalaman untuk memastikan minit mesyuarat tertumpu dan boleh diambil tindakan.
Templat Mesyuarat Projek
Templat minit mesyuarat projek standard kami ialah standard emas industri kami. Ia direka bentuk untuk mesyuarat kemas kini status projek. Ia mengekalkan fokus pada pengesanan kemajuan dan mengenal pasti halangan, membantu pasukan kekal sejajar dengan peristiwa penting, risiko dan langkah seterusnya.
Jenis mesyuarat: Kemas kini status projek
Tujuan: Mengesan kemajuan, mengenal pasti halangan dan menyelesaikan penyelesaian
Struktur templat:
[Nama dan fasa projek]
[Ahli dan peranan]
[Ringkasan kemas kini status]
[Laporan Pencapaian]
[Penilaian risiko]
[Peruntukan sumber]
[Langkah dan garis masa akan datang]
Templat mesyuarat permulaan
Templat mesyuarat permulaan kami adalah untuk mesyuarat permulaan projek yang matlamatnya adalah untuk menyelaraskan pasukan, menjelaskan objektif dan menggariskan skop projek.
Menggunakan salah satu templat ini memastikan semua orang tahu apa, mengapa dan bagaimana projek ini sebelum ia bermula. Ia juga membantu mengurangkan skop kerja, menetapkan jangkaan dan menyelaraskan semua orang yang terlibat dengan matlamat projek.
Sama ada mereka meneruskan atau tidak, terpulanglah kepada anda.
Jenis mesyuarat: Permulaan projek
Tujuan: Mengorientasikan pasukan, menentukan objektif, menentukan skop
Struktur templat:
[Gambaran Keseluruhan dan Tujuan Projek]
[Pengenalan dan peranan ahli pasukan]
[Skop dan hasil kerja]
[Garis masa dan peristiwa penting]
[Garis panduan komunikasi]
[Kriteria kejayaan]
[Item tindakan untuk langkah pertama]
Templat mesyuarat berdiri
Kami tahu betapa anda semua menyukai mesyuarat berdiri setiap hari ( gurau sahaja!) .
Templat ini adalah untuk semakan kemajuan secara berkala. Ia merupakan templat untuk nota mesyuarat dengan item tindakan yang membantu pasukan kekal sejajar dan menangani halangan dengan cepat. Ia dibina untuk mengetengahkan pencapaian, menilai keutamaan dan menentukan bidang yang memerlukan sokongan.
Jenis mesyuarat: Daftar masuk harian/mingguan
Objektif: Menyelaraskan kerja berpasukan, menentukan penghalang
Struktur templat:
[Pencapaian tempoh lepas]
[Keutamaan dan bidang tumpuan sekarang]
[Penyekat dan permintaan bantuan]
[Kebergantungan antara pasukan]
[Pengumuman pantas]
[Menjadualkan daftar masuk seterusnya]
Templat Minit Mesyuarat Lembaga
Mesyuarat lembaga memerlukan minit mesyuarat yang jelas, ringkas dan objektif disebabkan oleh sifat mesyuarat yang berisiko tinggi. Juruaudit mempunyai hak berkanun untuk melihat minit mesyuarat dan ia dikehendaki secara sah di banyak bidang kuasa di seluruh dunia.
Templat nota mesyuarat kami memastikan minit mesyuarat anda konsisten dan mudah dibaca. Ia juga menjadikan nota daripada mesyuarat sebelumnya lebih mudah dicari. Jika anda ingin tahu apa yang dibincangkan oleh naib presiden dan lembaga pengarah bulan lepas, cari sahaja dan anda akan menemuinya serta-merta. Anda mungkin lebih mengenali perniagaan anda daripada sesiapa pun, tetapi otak anda tidak mempunyai kuasa pengkomputeran seperti pencatat nota AI kami.
Berikut ialah templat ringkas yang boleh anda gunakan untuk mesyuarat lembaga jika anda belum mempunyai peranti pencatat nota:
[Nama Organisasi] Mesyuarat Lembaga Pengarah
Tarikh:
Masa:
Lokasi:
Para hadirin:
Tidak hadir:
Hubungi untuk Memesan
Kelulusan Minit Mesyuarat Sebelumnya
Laporan Kewangan
Perniagaan Lama
Perniagaan Baharu
Item Tindakan
Mesyuarat Seterusnya
Penangguhan
Minit Mesyuarat disediakan oleh:
Tarikh dihantar:
Komuniti Templat Plaud
Tidak jumpa templat yang anda cari? Komuniti templat Plaud ialah tempat terbaik untuk mencari templat profesional untuk setiap jenis mesyuarat. Templat ini dicipta oleh ahli perniagaan, pendidik dan profesional terkemuka yang berjaya di seluruh dunia. Anda juga boleh menambah templat anda sendiri untuk menyumbang kepada komuniti.
Berikut ialah ciri menarik yang kami tahu anda akan sukai… Dengan alat foto-ke-templat, anda boleh menukar sebarang templat kepada templat digital yang boleh diguna semula hanya dengan mengambil gambar.
Amalan Terbaik Minit Mesyuarat
Akhir sekali, kami ingin berkongsi dengan anda beberapa amalan terbaik minit mesyuarat untuk membantu anda meningkatkan ketepatan, produktiviti dan kecekapan. Mempelajari cara menulis ringkasan mesyuarat dengan cara yang betul akan memberi pulangan yang besar pada masa hadapan. Berikut adalah beberapa amalan terbaik nota mesyuarat untuk digabungkan ke dalam setiap mesyuarat.
- Tetapkan agenda : Sentiasa tetapkan agenda yang jelas. Ini bermakna semua orang datang tanpa konteks atau jangkaan yang jelas. Percayalah, tanpa jangkaan yang jelas, anda akan berakhir dengan minit yang merapu ( yang tidak akan dipandang oleh sesiapa ) dan masa yang terbuang selama berjam-jam.
- Hadkan tugasan berbilang tugas dengan mendelegasikan tugas : Manusia memang teruk dalam melakukan tugas berbilang tugas ( walaupun kita rasa kita hebat dalam hal itu) . Pastikan seorang sahaja yang bertanggungjawab ke atas minit mesyuarat supaya yang lain boleh terlibat secara aktif dalam mesyuarat. Lebih baik lagi, gunakan pencatat nota AI supaya semua orang boleh menumpukan 100% perhatian mereka kepada mesyuarat.
- Berehat seketika : Jika anda mengetuai mesyuarat, ingatlah bahawa mengambil minit mesyuarat boleh meletihkan. Berehat sebentar untuk memberi masa kepada pencatat nota untuk mengejar dan mengisi semula tenaga.
- Ringkaskan perkara utama : Fokus untuk mendapatkan intipati sesuatu perkara dan bukannya setiap patah perkataan. Perkara utama termasuk: perjanjian, keputusan, perubahan, tarikh akhir, matlamat atau apa-apa sahaja yang mempengaruhi kerja pada masa hadapan .
- Rekodkan item tindakan : Item tindakan ialah keputusan yang menentukan apa yang perlu dilakukan oleh orang ramai selepas mesyuarat. Pastikan anda memasukkan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugasan .
- Kongsi dan sahkan : Selepas mesyuarat tamat, kongsikan minit mesyuarat dengan semua peserta dan dapatkan pengesahan penerimaan. Selama bertahun-tahun, kami mendapati bahawa kakitangan yang menyemak nota mesyuarat lebih cenderung untuk menindaklanjutinya .
Mencatat minit mesyuarat dengan betul hanyalah salah satu bahagian dalam mengadakan mesyuarat yang lebih produktif. Tetapi ia adalah bahagian yang besar. Minit mesyuarat yang baik memberitahu pekerja bahawa mereka didengari ( dan dipertanggungjawabkan ).
Kesimpulan
Mempelajari cara menulis minit mesyuarat boleh menjimatkan perniagaan anda beratus-ratus jam dan beribu-ribu dolar setahun. Kami tahu, kerana kami menggunakan Nota Plaud . Nota Plaud merekodkan semua mesyuarat kami, tidak kira di mana ia berlaku: dalam talian, secara bersemuka atau melalui telefon. Dan alat ringkasan AInya mengubah setiap mesyuarat menjadi minit mesyuarat yang ringkas dan boleh diimbas. Plaud ialah cara paling mudah untuk menulis minit mesyuarat yang sesuai untuk perniagaan anda. Itu sahaja untuk hari ini. Mesyuarat ditangguhkan.
Soalan Lazim
Adakah Minit Mesyuarat Memerlukan Kelulusan?
Ya. Dalam mesyuarat formal, adalah penting untuk minit mesyuarat diluluskan dan ditandatangani pada mesyuarat seterusnya. Ini adalah langkah kawalan kualiti untuk mengelakkan kesilapan dalam minit mesyuarat.
Apakah Tujuan Minit Mesyuarat?
Minit mesyuarat menyediakan rekod rasmi tentang perkara-perkara penting mesyuarat, memastikan semua orang bertanggungjawab dan memastikan rancangan berjalan lancar. Minit mesyuarat merekodkan keputusan, tugasan, perjanjian, matlamat dan banyak lagi. Ia boleh digunakan untuk laporan bendahari, mempelajari apa yang telah disemak oleh lembaga pada mesyuarat lembaga pengarah yang terakhir, atau tugas perniagaan yang lain. Contohnya, memberikan maklumat penting secara sekilas atau memberikan lebih banyak butiran tentang logik di sebalik keputusan perniagaan. Anda juga boleh menggunakannya untuk melihat siapa yang hadir atau siapa yang meluluskan keputusan yang mana.
Mengapakah Minit Mesyuarat Dipanggil?
Istilah "minit" berasal daripada perkataan Latin minuta scriptura, atau "nota kecil".
Siapakah yang Perlu Menulis Minit Mesyuarat?
Lazimnya, penganjur mesyuarat, setiausaha atau pencatat nota yang ditugaskan merekodkan minit mesyuarat. Hari ini, alatan moden seperti pencatat nota AI digunakan untuk menyalin dan meringkaskan mesyuarat, sekali gus membebaskan manusia untuk mengambil bahagian dalam perbincangan. Jika anda sebuah organisasi kecil, menyediakan minit mesyuarat yang berkesan boleh menjadi sukar. AI melakukan banyak kerja yang berat untuk anda dan menyamakan kedudukan.
