Sama ada besar atau kecil, semua syarikat menghadapi kecemasan. Pada masa ini, kepimpinan perlu memutuskan cara untuk menangani cabaran tersebut. Walaupun anda tidak boleh merancang untuk setiap kecemasan, anda boleh mewujudkan rangka kerja untuk mengendalikan peristiwa yang tidak dijangka.
Dengan langkah-langkah untuk mesyuarat kecemasan yang sedia ada, anda boleh segera bersidang dan mula menyelesaikan masalah tersebut. Artikel berikut menawarkan pandangan yang lebih dekat tentang cara menjalankan mesyuarat sedemikian.
Apakah mesyuarat kecemasan itu?
Mesyuarat kecemasan diadakan apabila krisis memerlukan tindakan segera. Jika tidak diselesaikan, masalah tersebut akan mengganggu operasi biasa. Persidangan sedemikian selalunya perlu diadakan sejurus selepas kecemasan itu diketahui.
Jelas sekali, mesyuarat kecemasan tidak seperti mesyuarat biasa. Ahli lembaga dimaklumkan tentang mesyuarat yang dijadualkan lebih awal. Walau bagaimanapun, kemewahan seperti merancang lebih awal dan menangani konflik penjadualan terlebih dahulu tidak mungkin dilakukan untuk mesyuarat kecemasan. Anda perlu terus ke inti pati perkara tersebut.
Bilakah mesyuarat kecemasan boleh dipanggil?
Mesyuarat kecemasan adalah perlu untuk menangani gangguan yang boleh menyebabkan kerosakan kepada syarikat jika tidak diselesaikan dengan segera. Walau bagaimanapun, perlu ada sebab yang sangat kukuh sebelum anda meminta semua orang untuk menghentikan tugas harian mereka dan menghadiri mesyuarat.
Lembaga pengarah sesebuah syarikat mempunyai tanggungjawab untuk melindungi kepentingan organisasi, jadi mesyuarat tergempar hanya perlu diadakan jika tindakan segera diperlukan untuk memenuhi tanggungjawab tersebut.
Pencetus undang-undang dan undang-undang kecil: justifikasi formal
Syarikat mempunyai undang-undang kecil yang menyediakan garis panduan untuk kepimpinan memutuskan bila hendak mengadakan mesyuarat kecemasan. Peraturan sedemikian biasanya membenarkan CEO atau sekumpulan ahli lembaga pengarah mengadakan mesyuarat apabila sesuatu mengancam aset atau operasi syarikat.
Contoh dunia sebenar bagi alasan yang sah
Apakah yang boleh menyebabkan mesyuarat tergempar diperlukan? Contohnya mungkin termasuk serangan siber, peletakan jawatan eksekutif penting, bencana alam yang mengganggu operasi syarikat atau kontroversi yang boleh merosakkan reputasi syarikat secara tidak boleh dibaiki.
Bagaimana untuk menjadualkan mesyuarat kecemasan? Panduan langkah demi langkah
Sebaik sahaja anda memutuskan bahawa situasi itu adalah kecemasan, anda perlu berjumpa dengan segera. Orang yang boleh memanggil mesyuarat mempunyai tempoh yang sangat singkat untuk mengambil beberapa langkah penting.
Sebelum mesyuarat
Lakukan sedikit persediaan sebelum sesiapa menyertai panggilan.
Langkah 1: Sahkan pihak berkuasa dan justifikasikan kecemasan
Langkah pertama dalam proses ini adalah untuk menentukan sama ada mesyuarat itu benar-benar diperlukan. Mana-mana eksekutif , ahli lembaga pengarah atau kumpulan yang diberi kuasa untuk mengadakan mesyuarat mesti membuat keputusan. Jika isu tersebut boleh menyebabkan kemudaratan yang serius dengan menunggu, maka tindakan segera diperlukan.
Langkah 2: Draf dan hantar notis mesyuarat ringkas
Jika anda memutuskan untuk meneruskan, tulis notis mesyuarat ringkas dan hantarkannya kepada semua orang yang mesti hadir. Dalam notis tersebut, jelaskan secara ringkas mengapa ini merupakan kecemasan dan mengapa anda dibenarkan untuk mengadakan mesyuarat. Anda boleh memetik dasar atau undang-undang kecil yang menyatakan siapa yang boleh membuat keputusan kecemasan dan dalam situasi apa.
Langkah 3: Sahkan kehadiran dan kuorum
Gunakan satu tempat untuk menjejaki siapa yang menerima notis dan siapa yang boleh hadir. Minta setiap penerima mengesahkan sama ada mereka boleh menyertai dan catatkan jawapan mereka.
Kuorum adalah penting untuk mesyuarat kecemasan. Kuorum ialah bilangan minimum orang yang diperlukan untuk membuat undian yang sah.
Semasa mesyuarat
Setiap orang yang terlibat perlu memahami jangkaan semasa mesyuarat kecemasan. Apa yang perlu berlaku? Apakah proses untuk membuat keputusan? Bagaimanakah anda menyimpan rekod tentang apa yang berlaku apabila keputusan penting ini dibuat?
Prosedur pengundian dan dokumentasi yang betul
Prosedur pengundian biasanya merangkumi pembentangan perkara (usul) yang anda undi, membahaskan dan memperhalusi usul tersebut, dan membentangkannya untuk undian yang mengikat.
Mesyuarat tersebut harus mempunyai rekod terperinci tentang apa yang telah diperkatakan dan keputusan yang dibuat. Hari ini, pencatat nota berkuasa AI seperti Plaud Note Pro boleh merakam perbualan dan menghasilkan rekod lengkap serta ringkasan perbincangan, keputusan dan undian.
Dokumen dan penyimpanan rekod
Plaud menyelesaikan isu penyimpanan rekod dengan memastikan semuanya didokumenkan, disimpan dan dikongsi dengan mudah. Pengguna mendapat rekod yang dicap masa yang mewujudkan jejak kertas yang jelas. Plaud juga memberikan ringkasan yang memastikan semua orang mengetahui keputusan yang dibuat dan langkah seterusnya dalam proses tindak balas kecemasan.
Jika anda mempunyai sebarang soalan tentang pengundian atau prosedur, anda boleh menyemak transkrip atau ringkasan untuk mengesahkan butiran mesyuarat.
Selepas mesyuarat
Keputusan semasa kecemasan bertujuan untuk menangani masalah tersebut. Adalah penting untuk mempunyai rancangan untuk melaksanakan keputusan sedemikian, supaya ia memberikan hasil yang anda inginkan.
Sahkan langkah seterusnya
Mesyuarat kecemasan harus menghasilkan langkah-langkah yang boleh diambil tindakan. Adalah penting untuk mengesahkan langkah-langkah tersebut dan menentukan sebarang butiran yang diperlukan untuk melaksanakannya. Sebaik-baiknya, keputusan ini harus dikendalikan semasa mesyuarat.
Petua: Keperluan undang-undang untuk mengadakan mesyuarat kecemasan
Adalah penting untuk memahami kod tadbir urus untuk mesyuarat, undian dan pembuatan keputusan. Dengan rekod yang betul, seperti transkripsi AI dan nota daripada Plaud , setiap butiran akan direkodkan. Oleh kerana itu, adalah penting untuk memastikan semua keperluan yang ditetapkan oleh kod tadbir urus dipenuhi.
Keperluan pemberitahuan juga penting. Sebelum mesyuarat bermula, anda perlu memastikan anda memenuhi sebarang keperluan untuk memaklumkan peserta. Peraturan termasuk siapa yang perlu dimaklumkan tentang mesyuarat kecemasan dan kaedah pemberitahuan (e-mel, panggilan telefon susulan, dll.).
Apa yang perlu dilakukan sebelum krisis berlaku: Perancangan lanjutan
Anda tidak boleh meramalkan bila kecemasan akan berlaku, tetapi anda boleh merancang cara untuk bertindak balas apabila ia berlaku.
Perancangan lanjutan untuk mesyuarat kecemasan yang berpotensi
Anda boleh menetapkan langkah-langkah untuk pemberitahuan, agenda mesyuarat dan pengundian terlebih dahulu. Ini akan melancarkan proses supaya anda boleh fokus pada penyelesaian dan bukannya perlu risau tentang undang-undang kecil atau pematuhan.
Menangani keadaan yang tidak dijangka
Ia juga penting untuk mewujudkan garis panduan bagi menangani kecemasan. Ini harus merangkumi penentuan isu terlebih dahulu dan kemudian memfokuskan semua perbualan dan undian kepada penyelesaian.
Ketidaktahuan tentang protokol kecemasan
Elakkan kekeliruan dengan mentakrifkan protokol kecemasan secara bertulis.
Aspek utama mesyuarat lembaga kecemasan (semasa mesyuarat)
Kandungan tepat mesyuarat lembaga kecemasan mungkin berbeza-beza, bergantung pada kecemasan, tetapi setiap satunya akan mempunyai aspek yang serupa.
Tujuan dan agenda mesyuarat lembaga kecemasan
Tujuan mesyuarat hendaklah ditakrifkan dengan jelas, dan orang yang menganjurkannya hendaklah menetapkan agenda bagi memastikan perbincangan kekal di landasan yang betul dan menangani masalah yang timbul.
Peranan dan tanggungjawab ahli lembaga pengarah
Eksekutif dan ahli lembaga tertentu mungkin mempunyai tugas khusus semasa mesyuarat. Ini perlu ditakrifkan terlebih dahulu untuk mengelakkan sebarang kekeliruan sebaik sahaja prosiding bermula.
Alat audio-visual untuk pengurusan intuitif
Fokus mesyuarat haruslah tertumpu kepada kecemasan. Sebarang alat audio-visual harus disediakan terlebih dahulu. Anda boleh menguji peralatan video, perisian pencatat nota dan alat lain untuk memastikan ia berfungsi tanpa sebarang masalah apabila diperlukan.
Kesilapan dan penyelesaian biasa dalam mengadakan mesyuarat kecemasan
Anda pasti akan menghadapi isu-isu tertentu semasa mesyuarat. Jika anda menjangkakannya terlebih dahulu, ia akan lebih mudah untuk ditangani.
Kekurangan hala tuju yang jelas
Mesyuarat harus sentiasa tertumpu pada penyelesaian masalah yang dihadapi. Isu ini harus ditakrifkan dengan jelas terlebih dahulu, dan mesyuarat harus tertumpu pada penyelesaiannya. Tidak sepatutnya disebut apa-apa yang tidak berkaitan dengan menangani kecemasan.
Komunikasi yang lemah
Mesyuarat perlu memberi tumpuan kepada penyelesaian untuk kecemasan. Komunikasi yang lemah boleh merumitkan proses mencari penyelesaian kepada kecemasan. Terpulang kepada mereka yang mengendalikan mesyuarat untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan perbualan tertumpu kepada penyelesaian yang boleh diambil tindakan.
Kesukaran teknikal
Kesukaran teknikal boleh berlaku dalam pelbagai bentuk. Ia mungkin masalah dengan perisian persidangan video semasa mesyuarat jarak jauh. Atau, ia mungkin bermaksud masalah dengan perisian transkripsi atau pencatatan nota. Isu-isu ini boleh menyukarkan ahli untuk menyertai atau menyimpan rekod yang diperlukan untuk memastikan pematuhan.
Pembuatan keputusan emosi
Kecemasan memerlukan keputusan yang cepat. Walau bagaimanapun, penyelesaian harus berdasarkan akal, data dan duluan. Mungkin tergoda untuk menyerah kepada ketakutan atau emosi lain. Namun begitu, peserta mesyuarat harus meluangkan masa untuk menjelaskan sebab bagi cadangan mereka bagi mengelakkan emosi menentukan tindakan.
Peranan lembaga dalam mesyuarat kecemasan
Peranan untuk mesyuarat hendaklah ditakrifkan dengan jelas.
- Pengerusi memastikan prosedur dipatuhi. Orang ini juga mengesahkan kuorum, menjadi perantara perbualan dan mendorong mesyuarat untuk membuat undian rasmi mengenai tindakan kecemasan.
- Setiausaha hendaklah membuat rekod perundangan mesyuarat yang terperinci dan tepat. Ini adalah perlu untuk memastikan mesyuarat mematuhi kod syarikat dan undang-undang.
- Ahli lembaga perlu bersedia, mengambil bahagian dalam mesyuarat, dan menghasilkan penyelesaian yang menangani kecemasan (dan tiada yang lain).
Peranan yang jelas membantu mesyuarat kecemasan berjalan lancar.
Kesimpulan
Adalah penting untuk mempunyai rangka kerja untuk mesyuarat kecemasan supaya anda boleh mengadakannya apabila diperlukan tanpa perlu risau tentang isu pematuhan atau salah faham dalam kalangan mereka yang perlu hadir.
Selain merangkumi semua asas perancangan dan pematuhan anda, adalah penting untuk mempunyai alat seperti Plaud untuk mengumpulkan maklumat penting semasa mesyuarat.
Soalan Lazim
Apa yang anda panggil mesyuarat tergempar?
Mesyuarat segera tidak dijadualkan secara tetap. Ia diadakan untuk menangani isu-isu yang memerlukan perhatian segera tetapi tidak menimbulkan ancaman yang ketara kepada organisasi jika dibiarkan tidak diselesaikan.
Adakah ia mesyuarat kecemasan atau tergempar?
Mesyuarat kecemasan membincangkan isu-isu kritikal yang bakal berlaku atau sedang berlaku. Masalahnya cukup serius sehingga mesyuarat diutamakan berbanding operasi biasa. Mesyuarat kecemasan juga sensitif terhadap masa. Walau bagaimanapun, menangani isu tersebut dengan segera bukanlah kritikal untuk operasi.
Bagaimanakah cara menulis notis mesyuarat kecemasan?
Notis tersebut hendaklah menjelaskan bahawa mesyuarat itu adalah untuk membincangkan isu yang memerlukan perhatian segera. Ia hendaklah menjelaskan masalah tersebut dan mengapa ia merupakan kecemasan. Mesej tersebut hendaklah menyatakan dengan jelas masa dan lokasi mesyuarat.
