วิธีเขียนอีเมลติดตามผลหลังการประชุม?

คุณเพิ่งวางสายจากลูกค้าเป้าหมายไป คุณรู้สึกมั่นใจหลังจากที่ลูกค้าตกลงรับข้อเสนอของคุณ แต่ในวันรุ่งขึ้น คุณกลับพบว่าลูกค้าคนนั้นไปสนใจคนอื่นแล้ว ซึ่งคุณคิดว่าคุณปิดการขายได้สำเร็จไปแล้วก่อนหน้านี้ แย่จังใช่ไหมล่ะ?

สถิติแสดงให้เห็นว่า มีเพียง 2% ของการขาย เท่านั้นที่ปิดการขายได้ในการโทรครั้งแรก ในขณะที่กว่า 80% ต้องใช้การทำงานเพิ่มเติมและอีเมลติดตามผลหลังจากการประชุมจึงจะปิดการขายได้ เราทุกคนต่างต้องการลูกค้าและต้องการยอดขาย นั่นคือเหตุผลที่อีเมลติดตามผลที่เหมาะสมหลังจากการประชุมจึงมีความจำเป็น

ในคู่มือนี้ เราจะช่วยคุณเขียนอีเมลติดตามผลหลังการประชุม เพื่อให้คุณได้ลูกค้าที่คุณต้องการ

งั้นเรามาเริ่มกันเลยดีกว่า

เหตุใดการส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุมจึงมีความสำคัญ?

การติดตามผลหลังการประชุมไม่ใช่เรื่องที่ดีนัก อีเมลติดตามผลที่เขียนอย่างดีสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการที่พนักงานขายถูกจดจำและปิดการขายได้สำเร็จ มันช่วยรักษาความต่อเนื่อง แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ระบุความรับผิดชอบ และยืนยันความสนใจของคุณอีกครั้ง

หากไม่มีการติดตามผลอย่างรวดเร็ว เราอาจพลาดสิ่งสำคัญและโอกาสมากมาย อีเมลติดตามผลนั้นยอดเยี่ยมมากหากคุณต้องการแสดงออกถึงความมุ่งมั่นและความพยายาม ไม่ว่าจะเป็นการยืนยันขั้นตอนต่อไปหรือเพียงแค่กล่าวคำว่า "ขอบคุณ" ก็มีความหมายมาก

หลักจิตวิทยาเบื้องหลังเรื่องนี้ค่อนข้างชัดเจน คนเรามักยุ่ง มีเรื่องให้ต้องจัดการ และมีสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญหลายอย่าง การประชุมของคุณอาจเป็นไฮไลท์ของสัปดาห์สำหรับคุณ แต่สำหรับพวกเขา มันอาจถูกคั่นกลางด้วยการนำเสนอขายอีกสามครั้งและการประชุมงบประมาณ หากไม่มีการติดตามผลที่ดี คุณก็เหมือนกำลังหวังว่าพวกเขาจะจำคุณได้ท่ามกลางความวุ่นวายทั้งหมด

วิธีเขียนอีเมลติดตามผลหลังการประชุม: ตัวอย่างอีเมลติดตามผลโดยใช้ AI

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลติดตามผลการประชุมโดยใช้ AI และวิธีที่ผลิตภัณฑ์ของ Plaud ช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ:

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกการโทร WhatsApp หรือการประชุม Google Meet ของคุณด้วย Plaud Note

ใช้ Plaud Note แอปบันทึกเสียง AI สุดล้ำที่เชื่อมต่อกับโทรศัพท์ของคุณและบันทึกเสียงคุณภาพสูงจากการประชุมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือ การโทรขายสินค้าผ่าน WhatsApp Plaud Note ก็รับประกันว่าจะบันทึกทุกคำพูด คุณยังสามารถ ตัดแต่งเสียง เพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและเก็บเฉพาะส่วนที่คุณคิดว่าเหมาะสมได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 2: ขอรับเอกสารบันทึกการประชุม

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง แอป Plaud จะถอดเสียงบทสนทนา ทำให้คุณได้บันทึกการสนทนาแบบคำต่อคำ แต่แค่นั้นยังไม่พอ Plaud ยังแปลงไฟล์เสียงดิบให้เป็นไฟล์ที่ใช้งานได้จริงอีกด้วย ภายในแอป คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งออกแบบมาสำหรับสถานการณ์การขายต่างๆ ได้ทันที

ไม่ว่าคุณจะต้องการสรุปเนื้อหา ติดตามข้อเสนอ หรืออีเมลขอบคุณ คุณสามารถเลือกใช้เทมเพลตสำเร็จรูปจาก ชุมชนเทมเพลตของ Plaud หรือสร้างเทมเพลตของคุณเอง ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและแรงงานของคุณ จากนั้นเทมเพลตเหล่านี้จะกลายเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการเขียนอีเมลที่แม่นยำและเป็นส่วนตัวของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: ป้อนข้อมูลถอดเสียงให้กับ AI เพื่อสร้างอีเมล

เมื่อคุณได้รับสรุปการประชุมหรือบันทึกการประชุมแล้ว คุณสามารถคัดลอกข้อมูลนั้นไปยัง AI และให้ AI ช่วยคุณเขียนอีเมลติดตามผลได้

ตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนผลลัพธ์

“คุณเป็นผู้ช่วยด้านอีเมล โดยอ้างอิงจากบันทึกการประชุมหรือสรุปบทสนทนาที่ให้มา ให้เขียนอีเมลติดตามผลด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน เป็นมืออาชีพ และกระชับ อีเมลต้องมีโครงสร้างดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: การแสดงความขอบคุณ—เริ่มต้นอีเมลด้วยการขอบคุณผู้เข้าร่วมสำหรับการสละเวลาและการมีส่วนร่วม
ขั้นตอนที่ 2: สรุป – สรุปโดยย่อถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและประเด็นสำคัญที่ได้หารือกัน
ขั้นตอนที่ 3: ข้อสรุปที่ได้จากการประชุม—ระบุข้อสรุปหรือการตัดสินใจหลักๆ ที่ได้จากการประชุมอย่างชัดเจน
ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนต่อไป—ระบุรายการดำเนินการ กำหนดเวลา (ถ้ามี) และผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน

รักษาน้ำเสียงให้สุภาพและร่วมมือกัน

• หัวข้ออีเมลควรมีความเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ (เช่น "ติดตามความคืบหน้าเรื่อง [หัวข้อการประชุม] – [วันที่]")
• ตัวอย่างรูปแบบการป้อนข้อมูล:
  “สรุปการประชุม: หารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การเปิดตัวทางการตลาด ตกลงเลื่อนกำหนดการไปเป็นไตรมาสที่ 4 ซาร่าห์จะเป็นผู้นำด้านกลยุทธ์แคมเปญ ทอมจะต้องแก้ไขงบประมาณภายในวันอังคารหน้า”
• ผลลัพธ์: ข้อความอีเมลที่สมบูรณ์”
  

นอกจากนี้ Plaud ยังอนุญาตให้คุณดำเนินการขั้นตอนต่อไป คือการสร้างอีเมล โดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์มเมื่อการถอดเสียงของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว นี่คือวิธีการทำงาน

• คลิก “ถาม Plaud”
• ส่งข้อความแจ้งเตือนของคุณ
• ปรับแต่งได้อย่างง่ายดาย: คุณสามารถแก้ไขน้ำเสียง รายละเอียด และเนื้อหาทั้งหมดได้ทันทีในแอป เพื่อให้ตรงกับสถานการณ์ของลูกค้า

ตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนผลลัพธ์ (ซึ่ง Plaud จะจัดการโดยอัตโนมัติ):
"เขียนอีเมลติดตามผลการประชุมครั้งนี้ เน้นปัญหาของลูกค้า แนวทางแก้ไขที่เราเสนอ และขั้นตอนต่อไปที่ตกลงกันไว้ รักษาโทนเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการผลักดันการสนทนาด้านการขายให้คืบหน้า"

ไม่ต้องคัดลอกและวาง ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือ Plaud ทำงานอัตโนมัติทุกอย่าง ตั้งแต่เสียงไปจนถึงการถอดเสียง และอีเมลส่วนบุคคล ช่วยให้คุณปิดการขายได้เร็วขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบ ปรับปรุง และส่งอีเมลติดตามผล

• ตรวจสอบความถูกต้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อ วันที่ และข้อมูลต่างๆ ถูกต้อง
• ปรับแต่งและขัดเกลา: คุณสามารถเพิ่มความเป็นกันเองหรือปรับโทนเสียงให้เข้ากับสไตล์ที่คุณสนใจได้
• ส่งให้ลูกค้า: เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว กดส่งได้เลย!

Plaud ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตั้งแต่การบันทึกเสียง การถอดเสียง ไปจนถึงการสร้างการติดตามผลด้วยระบบ AI เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การขายได้

วิธีเขียนอีเมลติดตามผล?

ขั้นตอนที่ 1. แสดงความขอบคุณ

เริ่มต้นด้วยข้อความเชิงบวก ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับสิ่งที่พวกเขานำมาให้ ไม่ว่าจะเป็นเวลา ความคิดเห็น หรือข้อมูลเชิงลึกที่พวกเขาแบ่งปันในการประชุม การทำเช่นนี้จะสร้างบรรยากาศที่เป็นมืออาชีพตั้งแต่เริ่มต้น นอกจากนี้ การกล่าวเพียงว่า “ขอบคุณที่สละเวลามาประชุม” ก็เป็นการแสดงความเคารพและความกตัญญูได้อย่างดีเยี่ยม

ขั้นตอนที่ 2. ทบทวนการประชุม

สรุปโดยย่อว่าได้พูดคุยอะไรกันบ้างในที่ประชุม และหัวข้อใดบ้างที่ถูกหยิบยกขึ้นมา วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับฟังได้ทบทวนความจำ และยังช่วยให้เข้าใจบริบทได้ดีขึ้นในกรณีที่พวกเขามีการประชุมต่อเนื่องหลายครั้งในวันนั้น ตัวอย่างเช่น เราได้พูดคุยเกี่ยวกับเป้าหมายทางการตลาดในไตรมาสที่ 3 ของคุณ และแพลตฟอร์มของเราจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนั้นได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 3. รายงานสรุปเกี่ยวกับข้อตัดสินใจหลักๆ

รายงานสรุปสิ่งที่ได้ตัดสินใจในการประชุม ซึ่งรวมถึงข้อตกลง ข้อเสนอที่ได้ยื่นไป คำขอที่ได้ยื่นไป และรายการดำเนินการที่เกิดขึ้น การรายงานเช่นนี้จะช่วยส่งเสริมความเข้าใจร่วมกันและป้องกันความเข้าใจผิดในภายหลัง ควรใช้หัวข้อย่อยเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน

ขั้นตอนที่ 4. จะต้องดำเนินการอะไรต่อไป?

วางแผนขั้นตอนต่อไปและกำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละฝ่าย หากคุณบอกว่าจะจัดทำข้อเสนอ จัดการสาธิต หรือติดต่อกลับ โปรดระบุให้ชัดเจน นอกจากนี้ ให้ระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขาด้วย หากมี

ขั้นตอนที่ 5. กำหนดวันประชุมครั้งต่อไป

หากมีการนัดหมายประชุมอื่น โปรดยืนยันวันและเวลาอีกครั้งเสมอ หากไม่มี โปรดเสนอทางเลือกอื่น ๆ เพื่อรักษาบรรยากาศการทำงานให้ต่อเนื่อง วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ล่าช้าและแสดงให้เห็นว่าคุณมีการจัดการที่ดีและกระตือรือร้น

เคล็ดลับการเขียนอีเมลหลังการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

• ภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม ให้เผยแพร่ข้อมูลออกไปเพื่อให้ยังคงมีความสำคัญอยู่
• พูดให้กระชับ ให้ความสำคัญกับเวลาของพวกเขา
• ระบุและเสนอแนวทางการดำเนินการ
• จบด้วยความประทับใจเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีไว้

เทมเพลตอีเมลติดตามผล

หลังจากการประชุมทีม

เรื่อง: สรุปและขั้นตอนต่อไปจากการประชุมทีมวันนี้

สวัสดี [ทีม]

ขอบคุณที่สละเวลาในวันนี้ ต่อไปนี้คือสรุปการสนทนาของเราและขั้นตอนต่อไป:

• ...
• ... โปรดแจ้งให้ฉันทราบหากฉันพลาดอะไรไป

ขอแสดงความนับถือ, [ชื่อของคุณ]

หลังจากการประชุมกับลูกค้าเป้าหมาย/ลูกค้าที่มีศักยภาพ

เรื่อง: เป็นการประชุมที่ดีมากเลยนะคะ [ชื่อลูกค้า]!

สวัสดี [ชื่อลูกค้า]

ขอบคุณสำหรับการพบปะในวันนี้ ผมสนุกกับการสนทนาและได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ [บริษัท/ปัญหาของพวกเขา] นี่คือสิ่งที่เราได้พูดคุยและเสนอแนวทางแก้ไขต่อไป:

• ...
• ...หวังว่าจะได้สนทนากันต่อ!

ด้วยความเคารพอย่างสูง
[ชื่อของคุณ]

หลังงานพบปะสังสรรค์

เรื่อง: ยินดีที่ได้พบกันอีกครั้งที่งาน [ชื่อกิจกรรม]!

สวัสดี [ชื่อ]

ยินดีที่ได้พบคุณที่ [งานอีเวนต์] ครับ ผมอยากจะติดต่อและหาโอกาสร่วมมือกันในอนาคตครับ

ถ้าคุณสะดวกที่จะพูดคุยกันต่ออีกสักครู่ โปรดแจ้งให้ทราบด้วยนะครับ

ขอบคุณครับ/ค่ะ
[ชื่อของคุณ]

หลังจากการประชุมกับลูกค้า

เรื่อง: การติดตามผลและขั้นตอนต่อไปจากการประชุมของเรา

สวัสดี [ชื่อลูกค้า]

ขอบคุณที่สละเวลาในวันนี้ จากการสนทนาของเรา เราได้ข้อสรุปดังต่อไปนี้ และนี่คือสิ่งที่จะดำเนินการต่อไป:

• ...ถ้าต้องการอะไรเพิ่มเติมบอกได้เลยนะครับ!

ดีที่สุด,
[ชื่อของคุณ]

เพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุม

เรื่อง: ขอรับฟังความคิดเห็นโดยย่อจากการประชุมของเรา

สวัสดี [ชื่อ]

ขอบคุณอีกครั้งสำหรับการพบปะพูดคุย ผมยินดีปรับปรุงตัวเองเสมอ คุณพอจะให้ข้อเสนอแนะสั้นๆ เกี่ยวกับการประชุม หรือสิ่งที่ผมควรทำได้ดีกว่านี้ได้ไหมครับ

ขอบคุณที่สละเวลา!

ดีที่สุด,
[ชื่อของคุณ]

คำถามที่พบบ่อย

คุณเริ่มต้นเขียนอีเมลติดตามผลฉบับแรกอย่างไร?

ความสุภาพเป็นพื้นฐาน แต่การก้าวไปไกลกว่านั้นเพื่อสร้างบรรยากาศที่เหมาะสมให้กับความสัมพันธ์ทั้งหมดต่างหากคือสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง นอกจากนี้ ยังมีการสังเกตว่าคำขึ้นต้นบทสนทนาที่ดีที่สุดและได้ผลนั้น คือคำขึ้นต้นที่อ้างอิงถึงเรื่องราวจากบทสนทนาก่อนหน้านี้ ไม่ใช่คำทักทายทั่วไป

หัวข้อใดเหมาะสมที่สุดสำหรับอีเมลติดตามผลหลังการประชุม?

หัวข้ออีเมลเป็นโอกาสของคุณที่จะดึงดูดความสนใจได้อย่างแท้จริง เราได้ทดลองใช้ตัวเลือกมากมายตลอดหลายปีที่ผ่านมา และสิ่งที่เราค้นพบก็คือ หัวข้ออีเมลที่เฉพาะเจาะจงและเน้นการกระทำซึ่งสื่อสารได้ตรงประเด็นนั้นได้ผลดีที่สุด

จะเขียนอีเมลรายงานการประชุมที่ดีได้อย่างไร?

อีเมลรายงานการประชุมที่ดีคือส่วนสำคัญของการประชุม เราควรระบุประเด็นสำคัญ แต่ก็ควรหลีกเลี่ยงการลงรายละเอียดมากเกินไป ซึ่งอาจไม่เกี่ยวข้องกับทุกคน พยายามเน้นไปที่ 3 สิ่งนี้: มีการพูดคุยอะไรบ้าง มีการตัดสินใจอะไรบ้าง และแผนการดำเนินงานต่อไปคืออะไร

ฉันควรทำอย่างไรจึงจะส่งอีเมลติดตามผลการประชุมได้สำเร็จ?

ใช้เครื่องมืออย่าง Plaud เพื่อสรุปประเด็นทั้งหมด เขียนให้กระชับและตรงประเด็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่ตกลงกันไว้นั้นชัดเจนมากในแง่ของสิ่งที่ต้องทำและกำหนดเวลาแล้วเสร็จ

หมายเหตุสุดท้าย: ความสุภาพเป็นพื้นฐาน แต่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ในการส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุมคือผลลัพธ์และความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น การใช้เครื่องมือ AI เช่น Plaud Note และกลยุทธ์อีเมลที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว จะช่วยให้คุณมีระบบที่สามารถขยายขนาดได้ตามการเติบโตของยอดขายของคุณ