แม่แบบบันทึกแบบคอร์เนลล์: วิธีการบันทึกการประชุมที่ชาญฉลาดกว่าเดิม

ที่ปรึกษาส่วนใหญ่มักจดบันทึกที่ไม่จำเป็นต้องมีประโยชน์ในภายหลัง คุณจะมีเพียงหัวข้อสำคัญและความคิดที่ยังไม่สมบูรณ์หลังจากประชุมมาทั้งวัน เมื่อถึงเวลาที่คุณต้องลงมือทำอะไรสักอย่าง บริบทก็หายไปแล้ว

การใช้แม่แบบจดบันทึกแบบคอร์เนลล์จะช่วยสร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง มันช่วยจัดระเบียบและทำให้บันทึกของคุณชัดเจน ซึ่งช่วยให้คุณระบุสิ่งสำคัญและนำไปสู่การตัดสินใจได้ เดิมทีออกแบบมาสำหรับนักเรียน แต่ปัจจุบันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับมืออาชีพที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีความเครียดสูงและมีความเสี่ยงสูง

บันทึกแบบคอร์เนลล์คืออะไร?

การจดบันทึกแบบคอร์เนลล์สามารถอธิบายได้ว่าเป็นระบบที่มีโครงสร้างสำหรับการจดบันทึก ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการรวบรวม จัดระเบียบ และทบทวนข้อมูล รูปแบบนี้ถูกคิดค้นขึ้นครั้งแรกที่ มหาวิทยาลัยคอร์เนลล์ และแบ่งหน้ากระดาษออกเป็นส่วนต่างๆ ที่ทำหน้าที่ทางปัญญาเฉพาะอย่างระหว่างและหลังการประชุม

เมื่อที่ปรึกษาทำงานกับบทสนทนาที่รวดเร็วหรือหารือหลายประเด็นพร้อมกัน รูปแบบนี้จะสร้างกรอบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้กระบวนการคิดแคบลง กำหนดรายละเอียดที่สำคัญได้ทันที และสรุปผลได้อย่างรวดเร็วในภายหลัง

ควรใช้บันทึกแบบคอร์เนลล์ในที่ทำงานเมื่อใด?

รูปแบบการจดบันทึกแบบคอร์เนลล์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่มีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องทำความเข้าใจ และต้องการผลลัพธ์ที่ชัดเจน ในบริบทของการให้คำปรึกษา รูปแบบนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบและบันทึกข้อมูลที่เป็นประโยชน์อย่างเป็นระบบ แทนที่จะสร้างระบบการจดบันทึกขึ้นมาเองตามสถานการณ์

ต่อไปนี้คือสถานการณ์สำคัญบางประการที่แม่แบบบันทึกแบบคอร์เนลล์จะมีประโยชน์อย่างแท้จริง

การสนทนาเพื่อค้นหาความต้องการของลูกค้า

การประชุมเหล่านี้เผยให้เห็นรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับความต้องการ ความคาดหวัง และข้อจำกัดของลูกค้า ใช้พื้นที่บันทึกหลักเพื่อบันทึกทุกสิ่งที่ลูกค้าแบ่งปัน และใช้คอลัมน์หมายเหตุเพื่อระบุปัญหา เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ หรือคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ

การประชุมเริ่มต้นโครงการ

เมื่อมีการกำหนดกรอบเวลา ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และความรับผิดชอบ อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามบางสิ่งไป คอลัมน์ "คำใบ้" ช่วยให้คุณแยกแยะการตัดสินใจที่สำคัญ งานที่ได้รับมอบหมาย หรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างการประชุม ส่วนสรุปจะให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วของขั้นตอนต่อไปที่ต้องยืนยันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การประชุมวางแผนกลยุทธ์ภายใน

การสนทนาเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันหรือแนวคิดที่แข่งขันกัน การจดบันทึกแบบคอร์เนลล์ช่วยแยกแยะสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ใช้คอลัมน์คำใบ้เพื่อเน้นประเด็นความสอดคล้องหรือรายการดำเนินการ หลังจากนั้น ส่วนสรุปจะช่วยให้คุณเขียนสังเคราะห์ที่ชัดเจนเพื่อแบ่งปันกับทีมในวงกว้าง

การจัดประชุมเชิงปฏิบัติการและการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การประชุมเหล่านี้ดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมักยากที่จะสรุปในภายหลัง รูปแบบคอร์เนลล์ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีในขณะที่ติดตามข้อมูลที่ได้รับอย่างรวดเร็ว จดบันทึกข้อมูลดิบได้อย่างอิสระ จากนั้นกลับมาติดแท็กข้อมูลเชิงลึก ข้อเสนอแนะจากผู้ใช้ หรือข้อกังวลที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในคอลัมน์คิว

จัดโครงสร้างบันทึกแบบคอร์เนลล์ของคุณโดยใช้เทมเพลตสำเร็จรูป

เมื่อคุณเข้าใจรูปแบบแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการปรับใช้ให้เหมาะสมกับการประชุมที่คุณมีจริง ๆ นั่นคือจุดที่เทมเพลตเข้ามาช่วย คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเค้าโครงใหม่ทุกครั้ง แต่คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมกับการประชุมได้ ด้านล่างนี้คือเทมเพลตบันทึกแบบ Cornell ที่ใช้งานได้จริงสามแบบที่คุณสามารถเริ่มใช้ได้ทันที

แม่แบบที่ 1: สำหรับการประชุมกับลูกค้าประจำสัปดาห์

หากคุณนัดพบกับลูกค้ารายเดิมเป็นประจำ คุณจำเป็นต้องมีโครงสร้างบันทึกที่ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้า ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง และดำเนินการต่อได้ รูปแบบนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นั้นโดยเฉพาะ

เริ่มต้นด้วยการเขียนชื่อโครงการ ลูกค้า และวันที่ประชุมไว้ด้านบน ในช่องบันทึก ให้จดสิ่งที่พูดคุยกันตามที่ได้ยิน การอัปเดต ปัญหาอุปสรรค ประเด็นที่ต้องดำเนินการ และการตัดสินใจ ไม่ต้องกังวลเรื่องการติดป้ายกำกับใดๆ ในตอนนี้ เพียงแค่บันทึกลำดับการสนทนาไว้ก็พอ

หลังจากวางสายแล้ว ให้กลับไปใช้คอลัมน์บันทึกเพื่อระบุสิ่งที่สำคัญ เช่น “ต้องได้รับการอนุมัติ” “เรื่องที่ต้องส่งต่อ” หรือ “รอการตอบรับจากลูกค้า” สุดท้าย เขียนสรุปในส่วนสรุปด้วยประโยคสั้นๆ 2-3 ประโยค ครอบคลุมสิ่งที่ได้รับการแก้ไข สิ่งที่ยังคงค้างอยู่ และสิ่งที่คุณต้องทำต่อไป

เทมเพลต 2: สำหรับการโทรหรือการซิงค์ข้อมูลที่รวดเร็ว

บางครั้งการประชุมดำเนินไปอย่างรวดเร็วเกินกว่าจะจัดรูปแบบอย่างละเอียด หากคุณกำลังอยู่ในการประชุมเพื่อค้นหาข้อมูล การประชุมประสานงานภายใน หรือการทบทวนสปรินต์ คุณไม่มีเวลาที่จะชะลอความเร็วลง เทมเพลตนี้จึงถูกตัดทอนเหลือเพียงสิ่งจำเป็นเท่านั้น

เริ่มต้นด้วยหัวข้อและวันที่ไว้ด้านบนสุด แค่นั้นก็เพียงพอสำหรับบริบทในภายหลังแล้ว ในระหว่างการสนทนา ให้ใช้ส่วนบันทึกด้านขวามือเพื่อจดบันทึกอย่างรวดเร็ว การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อ ตัวย่อ และคำสำคัญก็ใช้ได้

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ให้หยุดพักห้านาที ไปที่คอลัมน์บันทึกย่อและจดแท็กที่จะช่วยให้คุณจำได้ว่าอะไรสำคัญ เช่น “ติดตามผล” “ปัญหาหลัก” หรือ “ประเด็นงบประมาณ” จากนั้นเขียนย่อหน้าสั้นๆ หนึ่งย่อหน้าในส่วนสรุปเพื่ออธิบายว่าการประชุมครั้งนี้เกี่ยวกับอะไรจริงๆ

แบบฟอร์มที่ 3: สำหรับการสัมภาษณ์หรือการอบรมเชิงปฏิบัติการ

การจัดเวิร์คช็อปและการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น คุณไม่ได้แค่จดบันทึก แต่คุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่จะกำหนดทิศทางของโครงการ เทมเพลตนี้ช่วยชี้นำกระบวนการดังกล่าวโดยไม่ทำให้รู้สึกว่าตายตัว

เริ่มต้นด้วยการกรอกวัตถุประสงค์ วันที่ และชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไว้ที่ด้านบน ขั้นตอนนี้จะช่วยกำหนดกรอบการประชุมก่อนที่การประชุมจะเริ่มต้นขึ้น ในส่วนบันทึก คุณสามารถแบ่งพื้นที่ตามหัวข้อหรือผู้พูดได้ตามความเหมาะสม บันทึกคำพูด ความคิด และคำตอบต่างๆ ให้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เมื่อคุณดำเนินการไปเรื่อยๆ ให้ใช้คอลัมน์คำใบ้เพื่อระบุประเด็นที่เกิดขึ้นซ้ำๆ การตอบสนองทางอารมณ์ หรือข้อกังวลหลักๆ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่แค่คำสำคัญ แต่เป็นส่วนประกอบสำคัญสำหรับการสังเคราะห์ของคุณ ในตอนท้าย ให้ไปที่ส่วนสรุปและเขียนข้อสรุปที่สำคัญออกมา

ลองตอบคำถามเหล่านี้ดู: พวกเขาสนใจอะไรมากที่สุด? พวกเขากำลังเผชิญกับปัญหาอะไร? ควรจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป? รูปแบบนี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนจากข้อมูลป้อนกลับดิบๆ ไปสู่ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง โดยไม่ต้องประมวลผลทุกอย่างใหม่ในภายหลัง

หากคุณใช้ Plaud Note คุณไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างการพิมพ์ การเขียน หรือการบันทึกเสียง เพราะแอปนี้จัดการได้ทั้งหมด คุณสามารถพูดบันทึกของคุณออกมาดัง ๆ หรือถ่ายรูปหน้ากระดาษที่เขียนด้วยลายมือ แล้วแอปจะแปลงเป็นรูปแบบ Cornell ที่มีโครงสร้างโดยอัตโนมัติ

วิธีสร้างเทมเพลตบันทึกแบบคอร์เนลล์ที่เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานของคุณ

เมื่อคุณค้นพบโครงสร้างที่ใช้งานได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการทำให้มันใช้งานได้จริง ซึ่งก็คือการสร้างกระบวนการที่สอดคล้องกับวิธีคิด วิธีการทำงาน และการรับข้อมูลของคุณ ไม่ว่าคุณจะชอบจดบันทึก พูดอธิบาย หรือจัดเก็บทุกอย่างในรูปแบบดิจิทัลก็ตาม

โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องคิดเอง เพราะส่วนใหญ่สามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ Plaud Note

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกเสียงของคุณ

เริ่มการประชุมโดยการบันทึกด้วย Plaud Note หรือ Plaud NotePin ของคุณ เพียงกดปุ่มค้างไว้ก็จะบันทึกความคิดเห็นของลูกค้าและการสนทนาทางเทคนิคทั้งหมดได้ อุปกรณ์นี้สามารถหนีบติดกับโทรศัพท์ของคุณหรือเก็บไว้ในกระเป๋าได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากมีขนาดเล็กและจะไม่รบกวนการดำเนินงานของการประชุม

Plaud สามารถรับอินพุตได้หลายรูปแบบ กล่าวคือ สามารถบันทึกเสียงทั้งภายในและภายนอกได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณสลับไปมาระหว่างการใช้ลำโพงโทรศัพท์ การสนทนาแบบเห็นหน้า หรือการโทรแบบไฮบริด

ขั้นตอนที่ 2: ถอดเสียงด้วย Plaud Intelligence

เมื่อการบันทึกเสียงสิ้นสุดลง ระบบจะจับคู่ไฟล์บันทึกของคุณกับแอป Plaud โดยใช้ระบบอัจฉริยะของ Plaud ในการแปลงเสียงเป็นข้อความ ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำและรวดเร็ว

โปรแกรมนี้รองรับหลายภาษา ระบุผู้พูด และปรับให้เข้ากับศัพท์เฉพาะทางในอุตสาหกรรมได้ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลหลังจากนั้น คุณจะมีบันทึกการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างครบถ้วน ซึ่งสามารถจัดเรียงและติดแท็กได้

ขั้นตอนที่ 3: เลือกเทมเพลตบันทึกแบบคอร์เนลล์

เมื่อคุณได้เอกสารถอดเสียงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดระเบียบเอกสาร แอป Plaud ยังไม่มีเทมเพลตบันทึกแบบ Cornell ในตัว แต่คุณยังสามารถจัดโครงสร้างบันทึกของคุณในรูปแบบนี้ได้โดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ปรับแต่งด้วยคำแนะนำ : ใช้คำแนะนำจาก AI เพื่อสร้างรูปแบบการถอดเสียงสไตล์คอร์เนลล์ของคุณเอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสั่งให้แอปจัดรูปแบบการถอดเสียงของคุณเป็นบันทึกย่อ คำใบ้ และบทสรุปได้

• ใช้ ฟังก์ชันแปลงภาพถ่ายเป็นแม่แบบ : หากคุณชอบจดบันทึกด้วยลายมือ ให้ถ่ายรูปบันทึกย่อจากหลักสูตร Cornell ของคุณ แล้วแอปจะแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยคงโครงสร้างเดิมไว้

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกจากเทมเพลตที่กำหนดเอง หรือใช้เทมเพลตสรุปมากกว่า 3,000 แบบที่มีอยู่ในแอปได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 4: ปรับแต่งและเพิ่มประสิทธิภาพ

ตอนนี้คุณสามารถปรับแต่งบันทึกของคุณให้ดียิ่งขึ้นได้หลังจากจัดระเบียบให้อยู่ในรูปแบบคอร์เนลล์แล้ว ติดป้ายกำกับบรรทัดเฉพาะ อัปเดตประวัติย่อ หรือเชื่อมโยงวลีเฉพาะกับสิ่งที่ต้องติดตาม จากนั้นคุณสามารถส่งออกบันทึก แจกจ่ายให้กับทีมของคุณ หรือซิงค์ข้อมูลบนอุปกรณ์ของคุณได้

เมื่อคุณใช้ แพ็กเกจ Plaud Pro คุณจะสามารถเข้าถึงการสร้างระบบอัตโนมัติ ซึ่งจะสร้างรายการดำเนินการหรือข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าตามคอลัมน์คิวของคุณ

แปลงบันทึกที่เขียนด้วยลายมือเป็นบันทึกแบบ Cornell ดิจิทัล

ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบพิมพ์หรือพูดบันทึกขณะประชุม หากคุณเป็นคนที่ยังคงชอบจดบันทึกด้วยลายมือ แอป Plaud ก็มีตัวเลือกนั้นเช่นกัน ในแอปนี้ ฟีเจอร์ Photo to Template ช่วยให้คุณสแกนบันทึก Cornell ที่เขียนด้วยลายมือของคุณและแปลงเป็นดิจิทัลได้ทันที

เพียงแค่ถ่ายรูปหน้าเอกสาร แอปก็จะจดจำคอลัมน์คำใบ้ ส่วนบันทึก และส่วนสรุป โดยคงโครงสร้างเดิมไว้ขณะแปลงเป็นข้อความดิจิทัลที่แก้ไขได้ จากนั้นคุณสามารถติดแท็ก สรุป และส่งออกได้เหมือนกับการพิมพ์ข้อความทั่วไป

วิธีใช้แม่แบบบันทึกแบบคอร์เนลล์

การมีเทมเพลตเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การใช้เทมเพลตอย่างถูกวิธีต่างหากที่จะสร้างคุณค่าอย่างแท้จริง นี่คือวิธีการใช้แต่ละส่วนให้เกิดประโยชน์สูงสุดและสนับสนุนการทำงานของคุณอย่างแท้จริง

1. จดบันทึกโดยไม่ต้องคิดมากเกินไป

ระหว่างการประชุม ให้เน้นจดบันทึกทุกอย่างลงในส่วนบันทึกย่อ อย่าเพิ่งกังวลเรื่องโครงสร้าง เขียนเป็นหัวข้อย่อย วลีสั้นๆ หรือตัวย่อก็ได้ อะไรก็ได้ที่ช่วยให้คุณตามทันการประชุม หากคุณใช้ เครื่อง Plaud คุณสามารถบันทึกการประชุมและกลับมาดูถอดความได้ในภายหลัง

2. เพิ่มคำใบ้เพื่อระบุสิ่งที่สำคัญ

หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม ให้กลับไปใช้คอลัมน์คำใบ้เพื่อระบุส่วนสำคัญของการสนทนา เน้นส่วนที่ต้องติดตามผล การตัดสินใจ ความเสี่ยง หรือสิ่งใดก็ตามที่ต้องให้ความสนใจ คำใบ้สั้นๆ เหล่านี้จะช่วยให้บันทึกของคุณค้นหาได้ง่ายและนำไปปฏิบัติได้จริง

3. สรุปผลลัพธ์ที่สำคัญ

ในส่วนท้ายสุด ให้เขียนสรุปสิ่งที่ตกลงกันไว้ สิ่งที่ยังอยู่ระหว่างดำเนินการ และสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไป วิธีนี้จะช่วยให้บันทึกของคุณกระชับและช่วยให้คุณเตรียมตัวสำหรับการประชุมครั้งต่อไปได้โดยไม่ต้องค้นหาข้อมูลทั้งหมด

บทสรุป

วิธีการใช้แม่แบบจดบันทึกแบบคอร์เนลล์นั้นไม่ซับซ้อน แต่ส่งผลต่อกระบวนการทำงานของคุณอย่างมาก แทนที่จะต้องจดบันทึกเป็นชุดๆ คุณสามารถใช้รูปแบบที่ช่วยในการติดตามและจดจ่อ รวมถึงจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดได้

เพื่อประหยัดเวลาและลดความสับสน โครงสร้างนี้จึงเป็นประโยชน์สำหรับที่ปรึกษาที่ต้องจัดการกับหลายโครงการและการประชุม และจะยิ่งง่ายขึ้นไปอีกเมื่อใช้เครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Plaud Note ที่ทำการถอดเสียง ติดแท็ก และจัดรูปแบบให้ทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อย

คุณจดบันทึกแบบคอร์เนลล์อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการแบ่งหน้าของคุณออกเป็นสามส่วน: คอลัมน์ด้านขวาที่กว้างสำหรับบันทึก คอลัมน์ด้านซ้ายที่แคบสำหรับคำใบ้หรือคำสำคัญ และกล่องสรุปที่ด้านล่าง

วิธีการจดบันทึกแบบคอร์เนลล์คืออะไร?

หลักการสำคัญคือการแยกข้อมูลรายละเอียด (บันทึก) ออกจากแนวคิดหลัก (เบาะแส) และข้อคิด (สรุป) โครงสร้างนี้ช่วยในการทบทวน การมุ่งเน้น และการจดจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ChatGPT สามารถสร้างบันทึกแบบ Cornell ได้หรือไม่?

ใช่ค่ะ หากคุณระบุเนื้อหาของการประชุม ChatGPT สามารถช่วยจัดโครงสร้างให้เป็นรูปแบบ Cornell ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เครื่องมืออย่าง Plaud Intelligence เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยอิงจากบันทึกเสียงหรือการสแกนลายมือได้อีกด้วย

แนวคิดหลักของการจดบันทึกแบบคอร์เนลล์คืออะไร?

เพื่อเปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นสิ่งที่จัดระเบียบ มีประโยชน์ และตรวจสอบได้ง่าย แทนที่จะแค่เขียนสิ่งต่างๆ ลงไป คุณกำลังสร้างระบบสำหรับการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง