วิธีการจัดการประชุมข้ามระดับอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น คุณจะเริ่มสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลง คุณอาจเคยรู้ว่าทุกคนกำลังทำงานอะไรอยู่ แต่ตอนนี้คุณได้ยินเกี่ยวกับปัญหาหลังจากที่มันเกิดขึ้นไปแล้วหลายสัปดาห์ หรือรู้สึกถึงความไม่สอดคล้องกันระหว่างสิ่งที่ผู้บริหารคิดว่ากำลังเกิดขึ้นกับสิ่งที่พนักงานกำลังประสบอยู่จริง ๆ ผู้จัดการของคุณอาจอ้างว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี แต่คุณรู้สึกว่ามันมีอะไรมากกว่านั้น “ช่องว่างทางข้อมูล” นี้เป็นเรื่องปกติ และการประชุมข้ามระดับเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเชื่อมช่องว่างนี้

การประชุมข้ามระดับคืออะไร

การประชุมข้ามระดับ คือการประชุมที่ผู้บริหารระดับสูงข้ามขั้นตอนการจัดการระดับกลางและพูดคุยโดยตรงกับพนักงานระดับปฏิบัติการ

ตัวอย่างเช่น หัวหน้างานด้านวิศวกรรมจะพูดคุยกับวิศวกรที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรม

โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ไม่เหมือนกับการประชุมใหญ่หรือการประชุมแบบเปิด การจัดรูปแบบนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างพื้นที่ปลอดภัยที่พนักงานสามารถพูดความจริงได้อย่างตรงไปตรงมา นอกจากนี้ยังสำคัญที่จะต้องชี้แจงให้ชัดเจนว่าพวกเขาไม่ใช่ใคร การสนทนานี้ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อเป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน และไม่ใช่การ "ตรวจสอบ" ลับๆ ที่ออกแบบมาเพื่อทำลายชื่อเสียงของผู้จัดการระดับกลาง

หากดำเนินการอย่างถูกต้อง การประชุมข้ามระดับจะทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการทำความเข้าใจสุขภาพขององค์กร รวบรวมข้อเสนอแนะที่ไม่ผ่านการกรอง และเปลี่ยน เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ระดับสูงให้เป็นการปฏิบัติจริงในโลกแห่งความเป็นจริง

การประชุมข้ามระดับมีไว้เพื่ออะไร

ในฐานะผู้จัดการระดับสูงหรือผู้ก่อตั้ง ข้อมูลใดๆ ที่เข้ามาหาคุณจะต้องผ่านการกรองจากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณก่อน นี่คืองานของพวกเขา อย่างไรก็ตาม ก่อนที่คุณจะรีบลงมือทำตามสิ่งที่พวกเขาบอก ให้ลองพูดคุยกับคนที่ทำงานอยู่แนวหน้าดูก่อน พวกเขาอาจมีมุมมองที่แตกต่างออกไป และเป็นมุมมองที่ควรค่าแก่การรับฟัง

• สร้างความไว้วางใจ: การประชุมข้ามระดับแสดงให้พนักงานเห็นว่าผู้บริหารระดับสูงสามารถเข้าถึงได้และใส่ใจในประสบการณ์ของพวกเขาอย่างแท้จริง
• เปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่: พนักงานอาจไม่เคยบอกหัวหน้างานโดยตรงเกี่ยวกับ เป้าหมายของทีม ที่ไม่ชัดเจนหรือภาวะหมดไฟ แต่พวกเขาอาจเต็มใจที่จะแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นกับผู้นำระดับสูงที่สามารถมองเห็นภาพรวมได้
• ช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างผู้บริหารและพนักงาน: เชื่อมโยง "เหตุผล" ของกลยุทธ์บริษัทเข้ากับ "วิธีการ": โครงสร้างงานประจำวัน คุณจะทราบได้ว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผลโดยตรงจากผู้ที่ลงมือทำ
• ช่วยเพิ่มการรักษาพนักงาน: เมื่อพนักงานรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและรู้ว่าพวกเขาสามารถติดต่อผู้บริหารระดับสูงได้โดยตรง การมีส่วนร่วมและความภักดีของพวกเขาก็จะดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

วิธีการจัดการประชุมข้ามระดับอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการประชุมข้ามระดับอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้หมายความเพียงแค่การนัดหมายเท่านั้น การรู้วิธีดำเนินการประชุมข้ามระดับนั้นเป็นกระบวนการที่คิดมาอย่างรอบคอบ ซึ่งจะสร้างคุณค่าที่แท้จริงให้กับทั้งผู้บริหารและพนักงานระดับล่างของบริษัท

ขั้นตอนที่ 1 — สร้างวาระการประชุม

การจัดทำวาระการประชุมแบบข้ามระดับช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอ การเตรียมวาระการประชุมล่วงหน้าจะทำให้พนักงานรู้สึกซาบซึ้งที่คุณเคารพเวลาของพวกเขา แผนนี้ยังจะช่วยชี้นำการสนทนาของคุณ ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดหัวข้อสำคัญ

คุณสามารถวางใจให้ Plaud Note สร้างวาระการประชุมที่ดีได้ เทมเพลตการประชุมของ Plaud Note จะช่วยคุณประหยัดเวลา คุณสามารถสร้างวาระการประชุมมาตรฐานสำหรับการประชุมแบบข้ามระดับ แล้วนำไปใช้ซ้ำในการประชุมครั้งต่อไปได้เลย

ขั้นตอนที่ 2 — เตรียมคำถามปลายเปิด

เตรียมคำถามกว้างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้การสนทนาหยุดชะงักด้วยคำตอบ "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" คำถามเหล่านี้ยังช่วยกระตุ้นการเล่าเรื่องและการแบ่งปันรายละเอียดอีกด้วย

ต่อไปนี้คือคำถามที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมข้ามระดับ:

• "ผู้นำจะให้การสนับสนุนคุณได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร?"
• "ตอนนี้เรากำลังทำอะไรอยู่บ้างที่คุณคิดว่าเป็นการเสียเวลา?"
• "ถ้าคุณทำงานแบบเดียวกับฉัน สิ่งแรกที่คุณจะแก้ไขคืออะไร?"
• “คุณชอบอะไรมากที่สุดเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีม? และอะไรคือส่วนที่ยากที่สุดในการจัดการ?”
• "คุณได้รับการสนับสนุนที่จำเป็นจากผู้จัดการโดยตรงของคุณเพื่อให้ประสบความสำเร็จหรือไม่?"

ขั้นตอนที่ 3 — เชิญพนักงานด้วยตนเอง

หลีกเลี่ยงการส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมแบบไม่เป็นส่วนตัวและเย็นชา ความคิดแรกที่พนักงานจะมีหลังจากได้รับคำเชิญแบบนั้นจากหัวหน้างานคือ "ฉันกำลังมีปัญหาหรือเปล่า?" แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ควรเชิญพวกเขาเป็นการส่วนตัวด้วยอีเมลที่อบอุ่นและชัดเจน เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีตั้งแต่เริ่มต้น

นี่คือตัวอย่างของคำเชิญส่วนตัวที่ดี:

"สวัสดี [ชื่อ] ฉันกำลังนัดพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ 30 นาทีกับสมาชิกทุกคนในทีม นี่เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อสื่อสารกับทุกคนในองค์กรเป็นประจำ นี่ไม่ใช่การประเมินผลงาน แต่เป็นโอกาสที่ฉันจะได้เรียนรู้จากมุมมองของคุณ ฉันอยากทราบว่าอะไรกำลังดำเนินไปได้ด้วยดีและอะไรที่ยังไม่สมบูรณ์"

ขั้นตอนที่ 4 — บันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ

ในการประชุม หน้าที่ของคุณคือการฟังและให้ความสนใจอย่างเต็มที่ คุณจะทำเช่นนั้นได้อย่างไรหากคุณใช้เวลาทั้งหมดไปกับการก้มหน้าจดบันทึกหรือพิมพ์ข้อความ? มันอาจทำลายความสัมพันธ์และทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนว่าเขาเป็นเพียงแค่ผู้ป้อนข้อมูลให้คุณเท่านั้น

นี่คือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของ การประชุมแบบตัวต่อตัว คุณไม่สามารถมีส่วนร่วมได้อย่างเต็มที่เมื่อมือของคุณต้องจดบันทึกอยู่ตลอดเวลาทั้งสองฝ่าย ด้วยความช่วยเหลือจากอุปกรณ์อย่าง Plaud Note ปัญหาดังกล่าวจะได้รับการแก้ไข คุณวางอุปกรณ์ไว้บนโต๊ะ จดจ่ออยู่กับการสนทนากับผู้ใต้บังคับบัญชา และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี อุปกรณ์จะบันทึกและถอดเสียงการประชุมทั้งหมด เพื่อไม่ให้ข้อมูลใดๆ สูญหาย นอกจากนี้ยังสรุปประเด็นสำคัญโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถใช้อ้างอิงได้ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 5 — แจ้งขั้นตอนต่อไป

การประชุมอาจจบลงแล้ว แต่ไม่ควรจบลงอย่างไร้ความหมาย พนักงานจำเป็นต้องรู้ว่าความคิดของพวกเขาได้รับการรับฟัง นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องสัญญาว่าจะให้ทุกอย่างที่พวกเขาต้องการ จงพูดตรงไปตรงมากับพวกเขา หากพวกเขามีความคิดที่ดี ให้พูดว่า "นั่นเป็นความคิดที่ดีมาก ฉันจะนำไปเสนอใน การประชุมคณะกรรมการ ครั้งต่อไป" หากพวกเขามีปัญหา ให้พูดว่า "ขอบคุณที่แจ้งให้ทราบ ฉันจะตรวจสอบดู" หลักการเรื่องความรับผิดชอบนี้สำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างความไว้วางใจ

ขั้นตอนที่ 6 — ส่งอีเมลขอบคุณ

ภายใน 24 ชั่วโมง ให้ส่งข้อความสั้นๆ ส่วนตัวไปหาพวกเขา เพื่อเป็นการปิดฉากเรื่องราวและเตือนให้พนักงานตระหนักถึงคุณูปการของพวกเขา อาจเป็นข้อความสั้นๆ เพียงบรรทัดเดียวเพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการให้คุณค่าและเคารพ:

คุณสามารถพูดได้ว่า: "ขอบคุณที่คุยกับฉันนะคะ [ชื่อ] ฉันรู้สึกขอบคุณอย่างยิ่งสำหรับมุมมองของคุณ"

ความท้าทายในการจัดการประชุมแบบข้ามระดับ

การประชุมเหล่านี้มีความสำคัญมาก แต่ไม่ได้หมายความว่าจะง่าย ต่อไปนี้คืออุปสรรคทั่วไปและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้

• ความไม่สบายใจของพนักงาน: พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกวิตกกังวล ไม่แน่ใจ และมีความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนเมื่อต้องพบกับผู้บริหารระดับสูง พวกเขากังวลว่าจะพูดอะไรดี และอาจกลัวว่าเจ้านายจะรู้ความจริง

วิธีแก้ไข: สื่อสารวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน (ไม่ใช่กับดัก!) ในคำเชิญของคุณ วิธีนี้จะช่วยแก้ไขความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนได้โดยตรง เริ่มการประชุมด้วยกิจกรรมละลายพฤติกรรมง่ายๆ เพื่อลดความอึดอัดและสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

• อคติที่มีต่อพนักงานที่พูดจาตรงไปตรงมา: เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจผิดว่าพนักงานที่เงียบๆ คือพนักงานที่ไม่มีปัญหา คุณอาจได้รับข้อเสนอแนะจากคนที่พูดจาตรงไปตรงมาที่สุดเท่านั้น

วิธีแก้ไข: ใช้คำถามปลายเปิดเพื่อกระตุ้นให้พนักงานที่เงียบๆ แสดงความคิดเห็น ให้เวลาพวกเขาได้คิดอย่างเงียบๆ เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วม คุณสามารถใช้เครื่องมือให้ข้อเสนอแนะแบบไม่ระบุชื่อได้

• การต่อต้านจากผู้จัดการ: ผู้จัดการระดับกลาง (ผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงของคุณ) คือบุคคลที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะรู้สึกถูกคุกคาม พวกเขาจะคิดว่าคุณกำลัง "ตรวจสอบ" พวกเขาหรือบ่อนทำลายอำนาจของพวกเขา

วิธีแก้ไข: จงโปร่งใส สื่อสารกับผู้จัดการของคุณทั้งก่อนและหลังการประชุม เพื่อให้พวกเขาเข้าใจวัตถุประสงค์ อธิบายว่าเป็นการช่วยเหลือพวกเขา: "ฉันทำเช่นนี้เพื่อหาว่าฉันจะสนับสนุนคุณในฐานะผู้นำได้อย่างไร และทีมของคุณต้องการทรัพยากรอะไรบ้าง"

• ข้อจำกัดด้านตารางเวลา: สำหรับผู้บริหารระดับสูงของบริษัท การประชุมเหล่านี้ต้องใช้เวลามากเป็นพิเศษ

วิธีแก้ไข: จัดการประชุมให้สั้นลง—30-45 นาทีก็เพียงพอแล้ว จัดกลุ่มพนักงานตามทีม และกำหนดเวลาประชุมนอกช่วงเวลาทำงานที่พนักงานแต่ละคนมีงานยุ่ง

เปลี่ยนบทสนทนาให้เป็นข้อมูลเชิงลึกด้วย Plaud Note

คุณได้จัดการประชุมแบบข้ามระดับไปแล้ว 10 ครั้ง แต่ละครั้งใช้เวลาประมาณ 1.5 ถึง 2 ชั่วโมง แล้วต่อจากนี้ล่ะ? ภารกิจที่แท้จริงคือการแปลงบทสนทนาแต่ละครั้งให้เป็นประเด็นที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

ช่องว่างนี้สามารถเชื่อมต่อได้ด้วย Plaud Note และ Plaud AI แทนที่จะอ่านบันทึกการสนทนาทั้งหมดด้วยมือ AI สามารถวิเคราะห์บทสนทนาได้ในคราวเดียว และสร้างรายการดำเนินการที่ทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างรวดเร็ว

คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้มากขึ้นด้วย ฟีเจอร์ Ask Plaud ฟีเจอร์ นี้ช่วยให้คุณถามคำถามกับ AI เกี่ยวกับบันทึกทั้งหมดในอดีตของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ "ค้นหาการประชุมทั้งหมดสำหรับ 'เครื่องมือ X'" เพื่อค้นหาการกล่าวถึงทั้งหมด หรือถามว่า "คำแนะนำหลักสำหรับการปรับปรุงการเริ่มต้นใช้งานคืออะไร" AI ของ Plaud จะค้นหาบันทึกของคุณ ค้นหาคำหลัก และให้ข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำที่สรุปแล้วแก่คุณ Plaud Note ช่วยให้คุณสังเกตเห็นรูปแบบเหล่านี้และวางแผนเส้นทางที่ชัดเจนสำหรับการปรับปรุง

บทสรุป

การประชุมข้ามระดับนั้นมีความสำคัญมากกว่าแค่การบันทึกในปฏิทิน มันคือช่องทางการสื่อสารที่สำคัญยิ่ง ซึ่งหากจัดการอย่างเหมาะสม จะช่วยสร้างความไว้วางใจ เปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่ และรักษาความสามัคคีของบริษัทที่กำลังเติบโต การประชุมเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งที่คุณ "อยากมี" แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้นำทุกคนที่ต้องการทราบถึงสถานการณ์ภายในองค์กร ด้วยกระบวนการที่ชัดเจนและอุปกรณ์ที่เหมาะสม คุณสามารถเปลี่ยนการพูดคุยธรรมดาๆ เหล่านี้ให้กลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดอย่างหนึ่งในฐานะผู้นำได้

คำถามที่พบบ่อย

การประชุมแบบข้ามระดับนั้นดีหรือไม่ดี?

มันเป็นเครื่องมือที่ดีในการเป็นผู้นำ มันจะกลายเป็น "เครื่องมือที่ไม่ดี" ก็ต่อเมื่อไม่ได้ใช้งานอย่างถูกวิธี เช่น เมื่อนำไปใช้เพื่อบั่นทอนอำนาจผู้จัดการ เมื่อไม่เก็บรักษาข้อมูลป้อนกลับเป็นความลับหรือแบ่งปันอย่างทั่วถึง และเมื่อไม่มีการดำเนินการใดๆ ตามข้อมูลป้อนกลับ ซึ่งจะทำให้ความไว้วางใจลดลงอย่างรวดเร็ว

การประชุมแบบข้ามระดับพบได้บ่อยแค่ไหน?

สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องปกติและถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีสุขภาพดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตก็เริ่มนำการประชุมแบบข้ามระดับมาใช้มากขึ้นเช่นกัน เพื่อไม่ให้ผู้นำระดับสูงรู้สึกโดดเดี่ยว

ฉันควรจัดประชุมข้ามระดับบ่อยแค่ไหน?

ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณ สำหรับผู้นำระดับสูงส่วนใหญ่ จังหวะการประชุมที่เหมาะสมคือการพบกับพนักงานระดับสูงกว่าแต่ละคนปีละหนึ่งหรือสองครั้ง ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์และติดตามความคืบหน้าได้ตลอดเวลา

ข้อห้ามในการประชุมแบบข้ามระดับมีอะไรบ้าง?

อย่าใช้การประชุมนี้เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน อย่าให้คำมั่นสัญญาเกินจริง ที่สำคัญที่สุดคือ อย่าไปบอกผู้จัดการโดยตรงของพนักงานคนนั้นว่า "เจนบอกฉันอย่างนั้น" ข้อเสนอแนะทั้งหมดต้องเป็นแบบไม่ระบุชื่อและแบ่งปันเฉพาะในประเด็นหลักๆ เท่านั้น