แม่แบบแผนโครงการยอดนิยมที่จะช่วยคุณจัดการโครงการทุกประเภท (พร้อมตัวอย่าง)

การวางแผนโครงการ! มันคืออะไร? และมันช่วยได้อย่างไร? แผนโครงการเป็นเพียงชุดเครื่องมือสำคัญที่ผู้จัดการโครงการใช้ การวางแผนโครงการเกี่ยวข้องกับการกำหนดแผนงานหรือเป้าหมายการดำเนินงานที่ชัดเจน ซึ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องรู้เพื่อให้เข้าใจว่าต้องทำอะไรและเมื่อไหร่จึงจะทำได้

การวางแผนโครงการช่วยประหยัดเงินและทรัพยากรได้มาก แต่การเริ่มต้นจากศูนย์นั้นน่ากลัวและเสียเวลามาก ดังนั้นแม่แบบแผนโครงการจึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด แผนโครงการส่วนใหญ่มีเส้นทางที่ชัดเจน และส่วนใหญ่ใช้แม่แบบแผนโครงการ แม่แบบเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลสำรองที่จัดระเบียบงาน ความรับผิดชอบ และขั้นตอนต่างๆ ซึ่งช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นและประหยัดเวลาได้มาก

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา แม่แบบการวางแผนโครงการได้พัฒนาไปอย่างมาก และเครื่องมืออย่าง แม่แบบที่กำหนดเอง ของ Plaud ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนี้ให้ดียิ่งขึ้น ในคู่มือนี้ เราจะนำเสนอแม่แบบการวางแผนโครงการที่ดีที่สุดที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน เพื่อช่วยให้คุณเปลี่ยนจากความไม่แน่นอนไปสู่แผนงานที่วางไว้อย่างดีและทำให้โครงการของคุณสำเร็จลุล่วง ไปเริ่มกันเลย!

หยุดสร้างแผนงานตั้งแต่เริ่มต้น: ใช้แม่แบบแผนงานโครงการ

การวางแผนโครงการตั้งแต่เริ่มต้นอาจใช้เวลานาน และอาจทำให้มองข้ามรายละเอียดที่สำคัญไปได้ แม่แบบช่วยแก้ปัญหานี้ได้โดยการจัดเตรียมโครงร่างสำเร็จรูปให้ทีมงานได้ใช้งาน แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ ผู้จัดการโครงการสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการและการสื่อสารได้

แม่แบบการวางแผนโครงการช่วยสร้างความสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะจัดการการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การทำงานร่วมกับลูกค้า หรือโครงการภายในองค์กร แม่แบบการวางแผนโครงการจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการเข้าใจตรงกัน ด้วยเครื่องมือที่ทันสมัยอย่างแม่แบบที่ปรับแต่งได้ของ Plaud แม่แบบเหล่านี้จึงไม่ใช่แค่เอกสารคงที่อีกต่อไป แต่จะพัฒนาเป็นเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิกที่ปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นในโครงการ

วิธีการเลือกแม่แบบแผนโครงการที่เหมาะสม

การเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ ความซับซ้อน และขั้นตอนการทำงานของทีม สำหรับโครงการที่ไม่ซับซ้อน เทมเพลตแผนปฏิบัติการก็เพียงพอแล้ว: มีงานง่ายๆ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา สำหรับโครงการที่ซับซ้อน โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) หรือแผนภูมิแกนต์จะช่วยให้เห็นภาพขอบเขตและความสัมพันธ์ระหว่างงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

5 แม่แบบแผนโครงการยอดนิยมพร้อมกรณีศึกษา

โดยปกติแล้ว ไม่ใช่ทุกโครงการที่จะต้องการรายละเอียดในระดับเดียวกัน นั่นเป็นเหตุผลที่ได้มีการสร้างเทมเพลตจำนวนมากเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกัน บางเทมเพลตสร้างขึ้นเพื่อวางกลยุทธ์โดยรวม และบางเทมเพลตออกแบบมาเพื่อการดำเนินงานประจำวัน ด้านล่างนี้คือเทมเพลตการวางแผนโครงการที่ใช้กันมากที่สุด 5 แบบ โดยแต่ละแบบจะมีตัวอย่างการใช้งานเพื่อแสดงวิธีการใช้งานในสถานการณ์จริง เทมเพลตเหล่านี้รวมกันเป็นชุดเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับโครงการขนาดเล็กและขนาดใหญ่

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure หรือ WBS) จะแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่จัดการได้ง่าย โดยเริ่มต้นจากผลลัพธ์โดยรวมและแบ่งย่อยออกเป็นงานและงานย่อย เหมาะอย่างยิ่งเมื่อการกำหนดขอบเขตและความรับผิดชอบมีความสำคัญ

ตัวอย่างการใช้งาน: สำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) อาจเริ่มต้นด้วยขั้นตอนต่างๆ เช่น การออกแบบ → การพัฒนา → การทดสอบ → การใช้งานจริง ขั้นตอนต่างๆ จะถูกแบ่งย่อยออกเป็นส่วนส่งมอบ (เช่น "แบบจำลอง UI" และ "การเชื่อมต่อ API") และส่วนส่งมอบเหล่านี้จะถูกแบ่งย่อยออกเป็นงานต่างๆ (เช่น "สร้างโมดูลการเข้าสู่ระบบ" และ "ทดสอบเกตเวย์การชำระเงิน") การมองเห็นภาพรวมแบบเป็นชั้นๆ ช่วยให้ทีมสามารถตรวจจับช่องว่าง จัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตงานโดยไม่จำเป็น

ด้วยเทมเพลตของ Plaud ผู้จัดการยังสามารถสร้างโครงสร้าง WBS ได้ด้วยคำสั่งเดียว เช่น "แบ่งโครงการเปิดตัวแอปพลิเคชันมือถือ 6 เดือนออกเป็นส่วนย่อย" และหากทีมมีภาพร่าง WBS บนกระดานไวท์บอร์ดอยู่แล้ว ฟีเจอร์แปลง ภาพถ่ายเป็นเทมเพลต จะแปลงภาพร่างนั้นให้เป็นไฟล์ที่จัดรูปแบบและแชร์ได้ทันที

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์ (Gantt chart) เป็นแม่แบบโครงสร้างไทม์ไลน์ที่ใช้แสดงงาน ระยะเวลา และความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ เป็นหนึ่งในเครื่องมือบริหารจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการจัดลำดับและกำหนดเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

ตัวอย่างการใช้งาน: ลองพิจารณาแคมเปญการตลาดเปิดตัวผลิตภัณฑ์ งานทั้งหมด เช่น "ออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์" "ร่างข่าวประชาสัมพันธ์" และ "เปิดตัวโฆษณา" ล้วนขึ้นอยู่ซึ่งกันและกัน แผนภูมิ Gantt จะแสดงแผนผังลำดับเวลาเพื่อให้การสร้างเนื้อหาสอดคล้องกับปฏิทินการโฆษณาและประชาสัมพันธ์ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่ล่าช้าและทำให้ทุกคนทำงานภายในกรอบเวลาเดียวกัน

กระดานคันบัน

กระดาน Kanban ช่วยให้เห็นภาพความคืบหน้าของงานโดยแบ่งงานออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ เช่น งานที่ต้องทำ กำลังดำเนินการ และ เสร็จแล้ว การใช้แม่แบบนี้ทำให้ดูสถานะได้ง่าย ระบุจุดที่ติดขัดได้ง่าย และจัดลำดับความสำคัญของงานได้แบบเรียลไทม์

ตัวอย่างการใช้งาน: ในบทบาทการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบ Agile นักพัฒนาและผู้ทดสอบจะย้ายงานต่างๆ เช่น "แก้ไขบั๊กหมายเลข 132" หรือ "สร้างหน้าเข้าสู่ระบบใหม่" ไปตามความคืบหน้า ทีมงานจะเห็นภาพรวมการกระจายภาระงานและอุปสรรคได้ทันที ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและประสิทธิภาพการทำงาน

ในที่นี้ Plaud เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานด้วย ฟีเจอร์แปลงภาพถ่ายเป็นเทมเพลต : ภาพถ่ายของกระดานไวท์บอร์ด Kanban จริงจะถูกแปลงเป็นกระดานดิจิทัลที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ อัปเดต และแบ่งปันได้

แผนภูมิ RACI

แผนภูมิ RACI กำหนดบทบาทโดยระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ (Responsible) ใครต้องรับผิดชอบโดยตรง (Accountable) ใครต้องปรึกษา (Consulted) และใครต้องรับทราบ (Informed) สำหรับแต่ละงาน แผนภูมินี้ช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการข้ามสายงานที่มีการแบ่งปันความรับผิดชอบ

กรณีศึกษา : ในระหว่างการตรวจสอบบัญชี ฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายการเงิน และฝ่ายกฎหมายต้องทำงานร่วมกัน แผนภูมิ RACI แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า การจัดทำรายงานเป็นความรับผิดชอบของฝ่ายการเงิน การอนุมัติเป็นหน้าที่ของฝ่ายกฎหมาย การปรึกษาหารือกับฝ่ายปฏิบัติการ และการแจ้งให้ผู้บริหารทราบ ซึ่งจะช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็นและป้องกันการส่งต่อข้อมูลที่ผิดพลาด

แผนปฏิบัติการ

แผนปฏิบัติการเป็นแม่แบบที่เรียบง่ายที่สุด โดยทั่วไปแล้วจะเป็นเพียงชุดของงานที่มีผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาส่งงาน เหมาะสำหรับโครงการขนาดเล็ก การริเริ่มที่รวดเร็ว หรือเหตุการณ์เฉพาะกิจที่ไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนมากมาย

ตัวอย่างการใช้งาน: การจัดงานสัมมนาของบริษัทอาจประกอบด้วยรายการงานง่ายๆ เช่น "จองสถานที่" "จัดหาอาหารและเครื่องดื่ม" "ออกแบบกำหนดการ" และมอบหมายงานเหล่านั้นให้แต่ละคนพร้อมกำหนดเวลา วิธีนี้ช่วยสร้างความรับผิดชอบโดยไม่ทำให้ซับซ้อนเกินไป

ฟีเจอร์แปลงภาพถ่ายเป็นเทมเพลต ของ Plaud ช่วยให้แผนปฏิบัติการมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการสร้างแผนปฏิบัติการโดยอัตโนมัติจากบันทึกการประชุม ด้วย AutoFlow งานที่ทำในระหว่างการประชุมวางแผนจะปรากฏในเทมเพลตแผนปฏิบัติการที่พร้อมสำหรับการปฏิบัติตามและเผยแพร่

รักษาแผนของคุณให้คงอยู่ด้วยระบบอัตโนมัติ

แผนงานโครงการจะล้มเหลวหากสร้างขึ้นเพียงครั้งเดียวแล้วปล่อยทิ้งไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง

ด้วย Plaud แผนงานโครงการจะปรับเปลี่ยนไปตามการดำเนินงาน:

• การประชุมจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ถอดเสียงอัตโนมัติ
• บทสรุปจะระบุภารกิจและข้อตัดสินใจที่สำคัญ
• การอัปเดตสามารถซิงค์กับเครื่องมือต่างๆ เช่น Slack, อีเมล หรือซอฟต์แวร์บริหารโครงการได้โดยอัตโนมัติ

วิธีนี้ทำให้แผนงานสะท้อนสถานะของโครงการได้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงใดๆ เทมเพลตจะกลายเป็นแดชบอร์ดแบบไดนามิกที่ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการและทำให้ทีมทำงานสอดคล้องกัน

ประเด็นสำคัญ

• แม่แบบแผนโครงการช่วยประหยัดเวลาและสร้างโครงสร้างให้กับโครงการใดๆ ก็ตาม
• เทมเพลตที่แตกต่างกันเหมาะกับขนาดและความต้องการของโครงการที่แตกต่างกัน
• Plaud ทำให้เทมเพลตมีความยืดหยุ่นมากขึ้นด้วยข้อความแจ้งเตือนแบบกำหนดเองและการแปลงรูปภาพเป็นเทมเพลต
  
• การเลือกใช้เทมเพลตที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มความชัดเจน การจัดเรียง และการดำเนินการให้ดียิ่งขึ้น

บทสรุป

แม่แบบการวางแผนโครงการจะช่วยให้คุณและทีมมีบทบาทที่ดีขึ้นในการดำเนินงาน แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ ผู้จัดการสามารถใช้แม่แบบที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว เช่น WBS, แผนภูมิ Gantt, กระดาน Kanban, แผนภูมิ RACI และแผนปฏิบัติการ ซึ่งจะช่วยสร้างความเข้าใจ ความรับผิดชอบ และประสิทธิภาพในทุกขั้นตอนของโครงการ แม่แบบเหล่านี้ช่วยให้งานต่างๆ มองเห็นได้ชัดเจน บทบาทได้รับการจัดลำดับความสำคัญ และกำหนดเวลาเหมาะสม ไม่ว่าโครงการจะเป็นโครงการขนาดเล็กภายในองค์กรหรือโครงการขนาดใหญ่ที่มีหลายขั้นตอนก็ตาม

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถใช้เทมเพลตแผนโครงการใน Google Sheets หรือ Excel ได้หรือไม่ หรือฉันจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดการโครงการ?

ใช่ค่ะ เทมเพลตแบบง่ายๆ เช่น แผนปฏิบัติการและแผนภูมิ RACI สามารถสร้างได้ใน Excel หรือ Google Sheets แต่เทมเพลตภาพที่ซับซ้อนกว่า เช่น แผนภูมิ Gantt หรือกระดาน Kanban จะใช้งานได้สะดวกกว่าหากใช้ซอฟต์แวร์บริหารโครงการค่ะ

ฉันต้องใช้เทมเพลตที่แตกต่างกันสำหรับโครงการขนาดเล็กและเรียบง่าย กับโครงการที่ซับซ้อนหรือไม่?

ใช่แล้ว โครงการขนาดเล็กอาจใช้เพียงแผนปฏิบัติการก็เพียงพอแล้ว แต่โครงการที่ซับซ้อนควรใช้แผนผังโครงสร้างงาน (WBS) หรือแผนภูมิแกนต์เพื่อติดตามความคืบหน้าจะดีกว่า

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแบ่งปันแผนงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ใช้เครื่องมือของเราคืออะไร?

ส่งออกเทมเพลตเป็นไฟล์ PDF หรือแชร์ลิงก์ นอกจากนี้ Plaud ยังรองรับการซิงค์เทมเพลตกับอีเมลโดยอัตโนมัติเพื่อให้แชร์ได้ง่าย

เทมเพลตเป็นแบบคงที่ หรือสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความคืบหน้าของโครงการ?

แม้ว่าจะมีเทมเพลตแบบคลาสสิกที่กำหนดไว้แล้ว แต่ Plaud จะอัปเดตอัตโนมัติด้วย AutoFlow ทำให้แผนงานเปลี่ยนแปลงไปตามแต่ละโครงการ

ฉันสามารถสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองแทนการใช้เทมเพลตสำเร็จรูปได้หรือไม่?

ใช่แล้ว Plaud มีทั้งตัวเลือกการแจ้งเตือนและตัวเลือกแปลงรูปภาพเป็นเทมเพลตสำหรับสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเอง ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างที่เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย