ในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันได้เรียนรู้ว่าเครื่องมือไม่ได้มีไว้แค่เพื่อความเป็นระเบียบเท่านั้น แต่ยังเป็นตัวตัดสินว่างานจะสำเร็จลุล่วงหรือล้มเหลวอีกด้วย
วันของฉันมักเริ่มต้นด้วยการอัปเดตสถานะ ตามด้วยการติดตามสมาชิกในทีม แก้ไขปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาด และแก้ไขสไลด์ใหม่เพราะผู้บริหารบางคนต้องการรูปแบบที่แตกต่างออกไป พอถึงเที่ยง เวลาส่วนใหญ่ของฉันก็หมดไปกับการแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ แทนที่จะเป็นการนำโครงการ นั่นคือต้นทุนที่แท้จริงของการขาดระบบสนับสนุนที่เหมาะสม
ในบทความนี้ ผมจะแบ่งปันปัญหาหลักๆ ที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญ เครื่องมือที่ดีควรช่วยแก้ไขอะไรบ้าง และวิธีการเลือกใช้ซอฟต์แวร์จะช่วยลดภาระงานที่มองไม่เห็นของโครงการได้อย่างไร
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับผู้จัดการโครงการมีอะไรบ้าง
คำว่า "การจัดการโครงการ" ครอบคลุมความหมายกว้างขวาง ผู้จัดการโครงการทุกคนใช้เครื่องมือบางอย่าง แต่เป้าหมายไม่ใช่แค่การติดตามงานเท่านั้น เป้าหมายคือการทำให้แน่ใจว่าบุคคล กำหนดเวลา และการอัปเดตต่างๆ ยังคงมองเห็นได้ชัดเจนโดยไม่ต้องมีการแจ้งเตือนอยู่ตลอดเวลา
เมื่อเราพูดถึงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับการบริหารโครงการ เราหมายถึงทุกสิ่งที่ช่วยลดภาระงานประสานงานประจำวันของคุณ นั่นอาจเป็นซอฟต์แวร์ที่ส่งการแจ้งเตือน อัปเดตแดชบอร์ดโดยอัตโนมัติ หรือ เก็บบันทึกการประชุมไว้ ในที่ที่ทุกคนสามารถค้นหาได้
เครื่องมือเหล่านี้บางส่วนช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ขนาดใหญ่ ในขณะที่บางส่วนช่วยแก้ปัญหาเล็กๆ แต่สำคัญ เช่น การจัดการประวัติเวอร์ชัน หรือการแสดงว่าใครกำลังรอใครอยู่ การผสมผสานที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของทีมของคุณและสิ่งที่มักจะถูกมองข้ามไป
กล่าวโดยสรุป เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับผู้จัดการโครงการควรช่วยให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการอธิบายสถานะของโครงการ และใช้เวลามากขึ้นในการผลักดันโครงการให้คืบหน้าไป
วิธีการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานการจัดการโครงการของคุณ
เครื่องมือหลายอย่างมักขายความฝันว่ามันเป็นอุปกรณ์สารพัดประโยชน์ในเครื่องเดียว ซึ่งนั่นทำให้ผมผิดหวังมาแล้ว
ClickUp ดูดีมากจนกระทั่งฉันต้องสร้างแดชบอร์ดแบบกำหนดเองถึงสามอันเพื่อให้ได้รายงานพื้นฐาน และพบว่ามันไม่รองรับโฟลเดอร์ซ้อนกันแบบที่โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ของฉันต้องการ ส่วน Notion นั้นทำได้ทุกอย่าง แต่ฉันใช้เวลาในการตั้งค่าฐานข้อมูลมากกว่าการบริหารทีมเสียอีก
ก่อนที่จะเลือกใช้เครื่องมือใดๆ ตอนนี้ผมถามตัวเองด้วยคำถามง่ายๆ สองสามข้อ
- ฉันกำลังเสียเวลาไปกับเรื่องอะไรบ้าง?
- ฉันต้องทำอะไรด้วยตนเองอีกบ้าง?
- ปัญหามักซ่อนตัวอยู่ที่ไหนจนกว่าจะสายเกินไป?
เมื่อผมรู้คำตอบเหล่านั้นแล้ว ผมจึงวางแผนขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับเครื่องมือ ผมไม่ได้เริ่มจากฟีเจอร์ต่างๆ แต่ผมเริ่มจากสิ่งที่สร้างปัญหามากที่สุด
ตัวอย่างเช่น ถ้าการประชุมเป็นจุดที่ทำให้โครงการของผมเบี่ยงเบนไปจากแผน ผมก็จะเน้นไปที่เครื่องมือที่ช่วยบันทึกและติดตามสิ่งที่พูดคุยกัน นั่นคือสิ่งที่ Plaud Note ช่วยได้ ผมใช้ โปรแกรมจดบันทึก AI นี้ กดครั้งเดียวเพื่อบันทึก แล้วก็จะได้สรุปที่สามารถแชร์ได้ส่งมาที่กล่องจดหมายของผม มันใช้งานได้อย่างแนบเนียนและช่วยให้ผมมุ่งเน้นไปที่การสนทนาแทนที่จะต้องวุ่นวายกับการจดบันทึก
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ
ด้านล่างนี้คือ 6 หมวดหมู่ที่ผมเคยใช้งานโดยตรง เครื่องมือเหล่านี้เป็นทั้งสิ่งที่ช่วยหรือเป็นอุปสรรคต่อการทำงานของผม และเหตุผลก็คืออะไร
1. เครื่องมือสำหรับบันทึกไอเดีย ความคิดเบื้องต้น และการถอดเสียงการประชุม
โครงการส่วนใหญ่ไม่ได้ล้มเหลวในขั้นตอนการดำเนินงาน แต่จะล้มเหลวในช่วงสิบนาทีแรกของการประชุม เมื่อรายละเอียดสำคัญถูกมองข้ามหรือจำผิดพลาด ผมเคยเจอเหตุการณ์แบบนั้นมาแล้ว นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการจดบันทึกบทสนทนาอย่างชัดเจน โดยเฉพาะในช่วงแรก จึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรละเลย
สรรเสริญ
Plaud Note คือ โปรแกรมจดบันทึก AI ที่ผมใช้เป็นประจำเมื่อการประชุมเริ่มสับสนวุ่นวาย เพียงแค่แตะครั้งเดียวก็บันทึกการสนทนาได้ และต่อมาก็จะได้เอกสารถอดเสียงที่ชัดเจน พร้อมระบุเวลาและชื่อผู้พูด ช่วยให้ทุกอย่างชัดเจนโดยไม่ทำให้การติดตามผลกลายเป็นการกล่าวโทษกันไปมา
คุณสมบัติหลัก:
ระบบบันทึกแบบสองโหมดรองรับทั้งการประชุมทางโทรศัพท์และการประชุมแบบพบปะตัวจริง ไฟล์บันทึกจะถูกประมวลผลเป็นบทสรุปและ ถอดเสียง โดย Plaud Intelligence ความจุในการจัดเก็บข้อมูลสูงสุด 64GB พร้อมเวลาบันทึก 30 ชั่วโมง
ข้อดี:
การบันทึกเริ่มต้นทันที AI สร้างบทสรุปที่กระชับ และอินเทอร์เฟซการเล่นก็ดูง่าย ฉันไม่เสียไอเดียขณะจดบันทึกเลย
ข้อเสีย:
คุณต้องสมัครสมาชิกเพื่อปลดล็อกฟังก์ชันการถอดเสียงและสรุปเนื้อหา อุปกรณ์นี้เชื่อมต่อกับโทรศัพท์ได้เพียงเครื่องเดียวในแต่ละครั้ง ทำให้การส่งต่อการสนทนาในกลุ่มทำได้ไม่สะดวก
ราคา:
เฉพาะอุปกรณ์เริ่มต้นที่ แพ็กเกจ Pro ราคา 159 ดอลลาร์สหรัฐฯ ซึ่งรวมบริการ AI หนึ่งปี ราคา 258.99 ดอลลาร์สหรัฐฯ ส่วนแพ็กเกจ Unlimited ที่ยกเลิกข้อจำกัดการใช้งาน ราคา 398.99 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปี
2. เครื่องมือบริหารจัดการงานและโครงการ
คุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่คุณมองไม่เห็นได้ นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันไม่ค่อยสนใจว่าแพลตฟอร์มจะมีหน้าตาอย่างไร แต่สนใจมากกว่าว่ามันแสดงให้ฉันเห็นถึงสิ่งที่กำลังผิดพลาดอยู่หรือไม่
แนวคิด
Notion ใช้งานได้ดีสำหรับผมเมื่อโครงสร้างและการแบ่งปันความรู้เป็นสิ่งสำคัญ ผมใช้มันสร้างแดชบอร์ด มอบหมายงาน และเชื่อมโยงวิกิเข้ากับการดำเนินการ แต่ผมก็เสียเวลาหลายชั่วโมงไปกับการแก้ไขข้อผิดพลาดของตัวกรองตารางด้วยเช่นกัน
คุณสมบัติหลัก:
รองรับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เอกสาร และเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองในพื้นที่ทำงานเดียว คุณสมบัติ AI ถูกจำกัดไว้ในแพ็กเกจ Business และรวมถึงความช่วยเหลือในการเขียนและบทสรุปอัจฉริยะ
ข้อดี:
ใช้งานได้ทั้งในฐานะตัวจัดการงานและฐานความรู้ ระบบการอนุญาตและพื้นที่ทำงานส่วนตัวสำหรับทีมมีความเสถียร และสามารถปรับขนาดได้ดีเมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว
ข้อเสีย:
การตั้งค่าใช้เวลา เครื่องมือการรายงานมีจำกัด เว้นแต่คุณจะสร้างเอง การเข้าถึง AI มีจำกัด เว้นแต่คุณจะชำระค่าบริการในระดับธุรกิจ
ราคา:
ค่าใช้จ่ายในการวางแผนธุรกิจ $ 20 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ชำระเป็นรายปี นี่คือแพ็กเกจเดียวที่ให้สิทธิ์การเข้าถึง AI อย่างเต็มรูปแบบและคุณสมบัติความปลอดภัยระดับองค์กร เช่น SSO
คลิกอัพ
ClickUp ช่วยผมในการจัดการโครงการที่ต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผมต้องทำงานร่วมกับพันธมิตรภายนอกหรือลูกค้า มันอาจดูไม่สวยงามนัก แต่ก็ไม่เกะกะและทำให้การทำงานไหลลื่น
คุณสมบัติหลัก:
ประกอบด้วยแดชบอร์ดไม่จำกัดจำนวน ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง การติดตามเวลา และไวท์บอร์ด แพ็กเกจธุรกิจรวมถึง Google SSO และที่นั่งสำหรับแขก 10 ที่นั่งต่อผู้ใช้ที่ชำระเงินหนึ่งราย
ข้อดี:
ประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างมาก การเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชมทำให้เหมาะสำหรับเอเจนซี่หรือทีมงานที่กระจายอยู่หลายที่ การทำงานอัตโนมัติใช้งานง่ายกว่าของ Notion
ข้อเสีย:
อินเทอร์เฟซดูซับซ้อน ฟีเจอร์บางอย่างซ่อนอยู่ในเมนู และระบบ AI ยังไม่ได้ผสานรวมอย่างเต็มที่ในทุกระดับ
ราคา:
แพ็คเกจธุรกิจนี้มีราคา 12 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยเรียกเก็บค่าบริการรายปี คุณจะได้รับความคุ้มค่าอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานร่วมกับผู้รับเหมาหรือทีมภายนอก
3. เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร
ข้อความที่พลาดไปทุกข้อความล้วนหมายถึงเวลา ฉันเสียเวลาไปหลายชั่วโมงกับการตามทวงถามข้อมูลอัปเดตด่วนจากใครบางคนซึ่งตกหล่นไปในอีเมล เครื่องมือสื่อสารไม่จำเป็นต้องเร็วอย่างเดียว แต่ต้องมีโครงสร้างที่ดีพอที่จะทำให้ค้นหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายด้วย
หย่อน
Slack คือเครื่องมือที่ผมใช้เป็นประจำเมื่อต้องการสื่อสารระหว่างทีมอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แม้จะไม่ใช่เครื่องมือราคาถูก แต่การผสานรวมกับเครื่องมือบริหารโครงการและปฏิทินต่างๆ ช่วยให้ผมรวบรวมข้อมูลอัปเดตได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องจัดประชุมเพิ่มเติม
คุณสมบัติหลัก:
ระบบแชทแบบแบ่งช่องทางพร้อมการแชร์ไฟล์ การค้นหาด้วย AI และการผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Salesforce แพ็กเกจระดับสูงกว่าจะมีระบบการกำกับดูแลระดับองค์กร
ข้อดี:
การส่งข้อความรวดเร็ว อินเทอร์เฟซตอบสนองได้ดี และระบบค้นหายอดเยี่ยม การตอบกลับแบบเรียงลำดับช่วยให้การสนทนาจัดการได้ง่าย ใช้งานได้ทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือโดยไม่มีปัญหา
ข้อเสีย:
อาจก่อให้เกิดเสียงดังหากใช้งานมากเกินไป ต้องมีวินัยเพื่อหลีกเลี่ยงการขยายช่องสัญญาณมากเกินไป ฟีเจอร์ระดับพรีเมียมต้องใช้แพ็กเกจระดับสูงกว่า
ราคา:
แพ็กเกจ Pro มีราคา 7.25 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือน เมื่อชำระเป็นรายปี แพ็กเกจระดับองค์กรมีราคาสูงกว่า แต่จะปลดล็อกคุณสมบัติ AI และการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพิ่มเติม
ดิสคอร์ด
Discord ใช้งานได้ดีสำหรับทีมที่ไม่เป็นทางการหรือกลุ่มสร้างสรรค์ ผมเคยใช้มันในโปรเจกต์ส่วนตัวที่ความชัดเจนของเสียงและการทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็วมีความสำคัญมากกว่าโครงสร้างที่เป็นทางการ
คุณสมบัติหลัก:
ช่องสนทนาด้วยเสียงเป็นหลัก พร้อมระบบสตรีมมิงวิดีโอ การแชร์หน้าจอ และบทบาทผู้ใช้ที่กำหนดเอง การอัปเกรด Nitro ช่วยเพิ่มขีดจำกัดการอัปโหลดและคุณภาพการสตรีม
ข้อดี:
คุณภาพเสียงยอดเยี่ยม เหมาะสำหรับการระดมความคิดหรือการตรวจสอบความคิดสร้างสรรค์ แพ็กเกจฟรีก็คุ้มค่ามาก
ข้อเสีย:
ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ ขาดการควบคุมระดับองค์กร เช่น บันทึกการตรวจสอบ หรือ SSO เชื่อมโยงการกระทำกลับไปยังงานได้ยาก
ราคา:
โดยปกติแล้วใช้งานได้ฟรี แพ็กเกจ Nitro ราคา 9.99 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 99.99 ดอลลาร์ต่อปี สำหรับผู้ใช้หนึ่งราย ทีมส่วนใหญ่จะอัปเกรดก็ต่อเมื่อต้องการเพิ่มขนาดไฟล์หรือฟีเจอร์การสตรีมเท่านั้น
4. เครื่องมือการจัดตารางเวลาและการบริหารเวลา
การบริหารเวลา ไม่ใช่แค่การกำหนดเวลาเท่านั้น มันเกี่ยวกับการรู้ว่าสิ่งต่างๆ จะเกิดขึ้นเมื่อใด การมองเห็นความขัดแย้งตั้งแต่เนิ่นๆ และการปรับเปลี่ยนโดยไม่ทำให้แผนทั้งหมดพัง ฉันเคยใช้ปฏิทินและเครื่องมือจัดการงานมามากมาย และส่วนใหญ่ก็ใช้ไม่ได้ผลเมื่อนำไปใช้กับโครงการจริง
โทโดอิสต์
Todoist ใช้งานได้ดีเมื่อฉันต้องการติดตามงานแต่ละชิ้นหรือจัดลำดับความสำคัญอย่างรวดเร็ว แต่ฉันพบข้อจำกัดเมื่อพยายามจัดการความสัมพันธ์ระหว่างงานหรือปริมาณงานของทีม มันทำงานได้ดีกว่าในฐานะเครื่องมือวางแผนส่วนบุคคลมากกว่าในฐานะเครื่องมือบริหารจัดการโครงการแบบเต็มรูปแบบ
คุณสมบัติหลัก:
รองรับการกำหนดวันครบกำหนด งานที่ทำซ้ำ ป้ายกำกับ และระดับความสำคัญ สามารถทำงานร่วมกับ Gmail, Slack และเครื่องมือหลักอื่นๆ ได้
ข้อดี:
รวดเร็ว น้ำหนักเบา และใช้งานง่าย เหมาะสำหรับการดูแลสุขอนามัยส่วนบุคคลและการสร้างนิสัยที่ดี
ข้อเสีย:
ขาดฟังก์ชันการติดตามระยะเวลาของงาน การประมาณต้นทุน และการรายงานขั้นสูง ไม่รองรับแผนภูมิ Gantt การติดตามเส้นทางวิกฤต หรือการวางแผนทรัพยากรทีม
ราคา:
เดอะ แพ็กเกจโปรมีราคา $ แพ็กเกจ 4 ดอลลาร์ต่อเดือน ชำระรายปี แพ็กเกจธุรกิจราคา 6 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน และรวมเครื่องมือสำหรับผู้ดูแลระบบ
ปฏิทิน Google
Google Calendar มักใช้ในการแสดงภาพเวลา แต่ส่วนการจัดการงานดูเหมือนจะเป็นส่วนเสริมที่เพิ่มเข้ามาทีหลัง ฉันเคยเจอปัญหาในการกำหนดระยะเวลาของงานหรือการแชร์งานระหว่างทีม มันใช้ได้ดีสำหรับการวางแผนตารางเวลา แต่ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อการติดตามงานอย่างเต็มรูปแบบ
คุณสมบัติหลัก:
มีฟังก์ชันการจัดตารางเวลาแบบภาพ การจัดสรรเวลา และการแจ้งเตือน สามารถทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ของ Google Workspace ได้
ข้อดี:
ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แชร์ปฏิทินระหว่างทีมและองค์กรได้อย่างง่ายดาย
ข้อเสีย:
Google Tasks ขาดการกำหนดสีให้กับหมวดหมู่ คุณไม่สามารถทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสมบูรณ์ได้โดยตรงในมุมมองปฏิทิน และไม่รองรับการกำหนดระยะเวลาหรือการแชร์งานข้ามบัญชี
ราคา:
รวมอยู่ใน Google Workspace แล้ว แพ็คเกจธุรกิจเริ่มต้นที่ 6 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน
5. การวิจัยและการประมวลผลข้อมูล
บางครั้งส่วนที่ยากที่สุดของโครงการใหม่ก็คือการหาจุดเริ่มต้น เมื่อผมถูกโยนเข้าไปในพื้นที่ที่ไม่คุ้นเคย ผมต้องการเครื่องมือที่เหนือกว่าการค้นหาพื้นฐาน
ความสับสน
Perplexity กลายเป็นเครื่องมือที่ผมเลือกใช้บ่อยที่สุด เมื่อต้องการหาข้อมูลอ้างอิงอย่างรวดเร็ว ผมใช้มันในการสแกนข้อมูลอุตสาหกรรม มาตรฐานทางเทคนิค และประวัติของผู้จำหน่าย โดยไม่ต้องคลิกผ่านแท็บมากมายหลายแท็บ
คุณสมบัติหลัก:
ใช้โมเดลการค้นหาผสานปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่ดึงแหล่งข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบแล้วมาสรุปเป็นคำตอบ พร้อมทั้งแสดงการอ้างอิงในเนื้อหา
ข้อดี:
รวดเร็ว แม่นยำ และตรงประเด็น ช่วยลดเวลาในการตรวจสอบข้อเท็จจริง มีประโยชน์สำหรับการวิจัยความเสี่ยงและการกำหนดขอบเขตเบื้องต้น
ข้อเสีย:
ยังคงต้องใช้การคิดวิเคราะห์อย่างมีวิจารณญาณ ไม่เหมาะสำหรับการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ซับซ้อน หรือหัวข้อที่มีความคิดเห็นเป็นหลัก
ราคา:
มีบริการแบบฟรีให้เลือกใช้ ส่วนบริการ Pro เริ่มต้นที่... $ ค่าบริการ 20 บาทต่อเดือน พร้อมสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
แชทพีที
ChatGPT ยังคงเป็นเครื่องมือหลักของฉันสำหรับการสังเคราะห์ข้อมูลภายในและการระดมความคิด ช่วยฉันในการร่างรายงาน ปรับปรุงเนื้อหาสำหรับกลุ่มเป้าหมายต่างๆ และแม้กระทั่งเตรียมการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
คุณสมบัติหลัก:
ระบบผู้ช่วยสนทนาที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจำลองภาษาขนาดใหญ่ สามารถทำงานร่วมกับปลั๊กอินและเครื่องมือที่กำหนดเองได้
ข้อดี:
ยืดหยุ่นและรวดเร็ว เหมาะสำหรับการเขียน สรุป และแปลงบันทึกการประชุมให้เป็นรายงานฉบับทางการ
ข้อเสีย:
อาจให้คำตอบที่ผิดเพี้ยนได้หากไม่ได้รับการกระตุ้นอย่างระมัดระวัง มีปัญหาเรื่องความถูกต้องทางเทคนิคหรือการอ้างอิงแหล่งที่มาโดยเฉพาะ
ราคา:
ChatGPT Pro มีค่าใช้จ่าย 20 ดอลลาร์ต่อเดือน รวม GPT-4 พร้อมเครื่องมือต่างๆ (เช่น การเรียกดูข้อมูล การอัปโหลดไฟล์) ไว้แล้ว
6. เครื่องมือออกแบบและสร้างสรรค์
ผู้จัดการโครงการไม่ใช่ดีไซเนอร์ แต่เราก็ยังจำเป็นต้องนำเสนอผลงานให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการอัปเดตข้อมูลแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สรุปความเสี่ยง หรือแผนงาน ภาพประกอบที่ดีสามารถสร้างหรือทำลายความสำเร็จของข้อความของคุณได้
แคนวา
Canva ช่วยฉันได้มากเวลาที่ฉันต้องการงานที่ดูเรียบร้อยสวยงามโดยไม่ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น ฉันใช้มันสร้างสไลด์นำเสนอ สื่อโซเชียล และการอัปเดตภายในองค์กรที่ดูเหมือนว่าฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำ ทั้งๆ ที่ไม่ใช่เลย
คุณสมบัติหลัก:
แพลตฟอร์มออกแบบที่ใช้เทมเพลต พร้อมฟังก์ชั่นลากและวางเพื่อแก้ไข การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และโหมดการนำเสนอ
ข้อดี:
ใช้งานง่ายแม้ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบ ช่วยให้การอัปเดตภายในและการจัดทำเอกสารนำเสนอทำได้อย่างรวดเร็ว การเข้าถึงผ่านมือถือทำได้ดี
ข้อเสีย:
ลูกค้าบางรายมองว่ามันเบาเกินไปหรือไม่เป็นมืออาชีพ การควบคุมเวอร์ชันมีจำกัด ไม่เหมาะสำหรับงานภาพกราฟิกที่สำคัญระดับองค์กร
ราคา:
ใช้งานฟรีสำหรับบุคคลทั่วไป แพ็กเกจ Pro ราคา 14.99 ดอลลาร์ต่อเดือน พร้อมสิทธิ์เข้าถึงเทมเพลตระดับพรีเมียมและชุดสร้างแบรนด์
ช่วงกลางการเดินทาง
Midjourney เป็นสิ่งที่ผมใช้ไม่บ่อยนักแต่ใช้ในเชิงกลยุทธ์ สำหรับทีมงานสร้างสรรค์หรือการทำงานในขั้นตอนเริ่มต้นของแนวคิด มันช่วยแปลงไอเดียให้เป็นภาพก่อนที่จะลงมือออกแบบจริง
คุณสมบัติหลัก:
สร้างภาพด้วย AI จากข้อความที่กำหนด ใช้งานผ่าน Discord มีตัวเลือกในการเพิ่มความละเอียดและปรับเปลี่ยนภาพ
ข้อดี:
สร้างสรรค์ภาพคอนเซ็ปต์อาร์ตและภาพประกอบที่น่าสนใจได้อย่างรวดเร็ว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างมู้ดบอร์ดและการระดมความคิด
ข้อเสีย:
ต้องใช้ทักษะการสร้างสรรค์อย่างรวดเร็ว ไม่เหมาะสำหรับรูปแบบที่มีโครงสร้าง เช่น งานนำเสนอหรือรายงาน
ราคา:
แผนพื้นฐานคือ $ แพ็กเกจเริ่มต้นที่ 10 ต่อเดือน แพ็กเกจโปรมีราคาตั้งแต่ 60 ขึ้นไป ขึ้นอยู่กับความต้องการในการเรนเดอร์ภาพ
บทสรุป
การบริหารโครงการส่วนใหญ่เป็นงานที่ไม่มีใครเห็น หากเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ช่วยแบ่งเบาภาระงานส่วนนั้น มันก็ไม่ได้ทำหน้าที่ของมัน ผมเลิกตามหาเครื่องมือสารพัดประโยชน์แล้ว
แต่ผมเลือกใช้สิ่งที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว เครื่องมือที่ช่วยให้ผมจับรายละเอียดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ติดตามความคืบหน้าได้อย่างแท้จริง และทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจจะไม่สูญเปล่า ถ้ามันไม่ทำให้การทำงานในแต่ละวันง่ายขึ้น ผมก็จะตัดมันทิ้ง
คำถามที่พบบ่อย
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานช่วยธุรกิจได้อย่างไร?
จากประสบการณ์ของผม เครื่องมือที่ดีจะช่วยลดงานซ้ำซากจำเจออกจากภาระงานของคน ลดการทำงานไป ๆ มา ๆ ทำให้เห็นลำดับความสำคัญได้ชัดเจน และช่วยให้ทีมหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มองไม่เห็น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและรักษาผลกำไรของโครงการไว้ได้
มีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีให้ใช้หรือไม่?
ใช่ แต่ส่วนใหญ่ก็มีข้อจำกัด ฉันเคยใช้เวอร์ชันฟรีของ Notion, ClickUp และ Slack มาแล้ว พวกมันใช้งานได้ดีสำหรับการใช้งานคนเดียวหรือกับทีมเล็กๆ แต่เมื่อต้องประสานงานกันอย่างจริงจัง พวกมันส่วนใหญ่ก็เริ่มมีปัญหา
ฉันจะเลือกเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่เหมาะสมกับตัวเองได้อย่างไร?
ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยการถามว่าปัญหาอยู่ที่ไหน ถ้าการประชุมวุ่นวาย ฉันจะใช้เครื่องมืออย่าง Plaud เพื่อบันทึกการประชุม ถ้ามีงานตกหล่น ฉันจะดูเครื่องมืออย่าง ClickUp หรือ Notion เครื่องมือเหล่านั้นควรช่วยแก้ปัญหาที่แท้จริง ไม่ใช่สร้างปัญหาใหม่ขึ้นมา
