Anda baru sahaja menamatkan panggilan jualan. Anda berasa selamat selepas bakal pelanggan menerima cadangan anda. Walau bagaimanapun, pada keesokan harinya anda mendapati bahawa mereka telah berpindah dengan orang lain, yang anda percaya telah anda rapatkan sebelum ini. Sayang sekali, bukan?
Statistik menunjukkan bahawa hanya 2% daripada jualan dicapai pada panggilan pertama, manakala lebih 80% memerlukan lebih banyak kerja dan e-mel susulan selepas mesyuarat ditutup. Kita semua mahukan pelanggan itu dan kita semua mahukan jualan itu, sebab itu e-mel susulan yang betul diperlukan selepas mesyuarat.
Dalam panduan ini, kami akan membantu anda tentang cara menulis e-mel susulan selepas mesyuarat yang akan memberikan anda pelanggan yang anda inginkan.
Mari kita teruskan.
Mengapakah penting untuk menghantar e-mel susulan selepas mesyuarat?
Menindaklanjuti selepas mesyuarat bukanlah sesuatu yang baik. E-mel susulan yang direka dengan baik boleh memberi perbezaan antara jurujual diingati dan menyelesaikan transaksi. Ia mengekalkan momentum, mempamerkan profesionalisme, menggariskan tanggungjawab dan mengesahkan semula minat anda.
Banyak perkara dan peluang penting boleh terlepas pandang jika tiada susulan yang cepat. E-mel susulan adalah bagus jika anda ingin membuat ekspresi dan menunjukkan ketabahan anda; sama ada anda mengesahkan langkah seterusnya atau hanya mengucapkan "terima kasih" boleh memberi banyak makna.
Psikologi yang mendasari perkara ini agak jelas. Orang ramai sibuk, asyik memikirkan sesuatu, dan mempunyai keutamaan yang saling bersaing. Mesyuarat anda mungkin merupakan kemuncak minggu anda, tetapi bagi mereka, ia mungkin tersepit di antara tiga pembentangan jualan lain dan mesyuarat bajet. Tanpa susulan yang hebat, anda pada dasarnya berharap mereka akan mengingati anda di tengah-tengah semua kesibukan.
Cara menulis e-mel susulan selepas mesyuarat: Contoh e-mel susulan menggunakan AI
Berikut ialah panduan langkah demi langkah tentang cara menulis e-mel susulan mesyuarat menggunakan AI dan bagaimana produk Plaud membantu mengautomasikan proses tersebut:
Langkah 1: Rakam panggilan WhatsApp atau mesyuarat Google Meet anda dengan Plaud Note
Gunakan Plaud Note , perakam suara AI yang anggun yang dipasang pada telefon anda dan merakam audio berkualiti tinggi daripada mesyuarat anda. Sama ada mesyuarat secara bersemuka atau panggilan jualan WhatsApp , Plaud Note memastikan setiap perkataan dirakam. Anda juga boleh memangkas audio anda untuk hasil yang lebih baik dan mengekalkan audio yang anda rasa sesuai untuk anda.
Langkah 2: Dapatkan transkrip mesyuarat
Sebaik sahaja mesyuarat tamat, aplikasi Plaud akan menyalin audio tersebut, justeru memberikan anda rekod perkataan demi perkataan perbualan anda. Tetapi ia tidak berakhir di situ. Plaud juga menukar transkrip mentah menjadi aset yang berfungsi. Di dalam aplikasi, anda boleh mengakses templat berkuasa AI yang direka bentuk untuk pelbagai senario jualan serta-merta.
Sama ada anda memerlukan ringkasan, susulan cadangan atau e-mel terima kasih, anda boleh memilih templat yang telah disediakan daripada Komuniti Templat Plaud atau mencipta templat anda sendiri, sekali gus menjimatkan masa dan usaha anda. Ini kemudiannya akan menjadi bahan sumber anda untuk menulis e-mel yang tepat dan diperibadikan.
Langkah 3: Salurkan transkrip kepada AI untuk penjanaan e-mel
Sebaik sahaja anda mendapat ringkasan atau transkrip mesyuarat, anda boleh menyalin maklumat tersebut kepada AI, biarkan AI membantu anda menulis e-mel susulan.
Contoh gesaan output
“Anda seorang pembantu e-mel. Berdasarkan nota mesyuarat atau ringkasan perbualan yang diberikan, tulis e-mel susulan dengan nada yang jelas, profesional dan ringkas. E-mel tersebut mesti merangkumi struktur berikut:
Langkah 1: Penghargaan—mulakan e-mel dengan mengucapkan terima kasih kepada peserta atas masa dan penglibatan mereka.
Langkah 2: Ringkasan—ringkaskan secara ringkas tujuan mesyuarat dan perkara perbincangan utama.
Langkah 3: Keputusan yang dibuat—nyatakan dengan jelas keputusan atau kesimpulan utama yang dicapai semasa mesyuarat.
Langkah 4: Langkah seterusnya—gariskan perkara tindakan, tarikh akhir (jika ada), dan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugasan.
Kekalkan nada yang sopan dan kolaboratif.
- Baris subjek hendaklah relevan dan membantu (cth., "Tindak Lanjut ke atas [Topik Mesyuarat]–[Tarikh]").
- Contoh format input:
"Ringkasan Mesyuarat: Membincangkan strategi pelancaran pemasaran. Bersetuju tentang peralihan garis masa ke Suku Keempat. Sarah akan menerajui strategi kempen. Tom akan menyemak semula bajet menjelang Selasa depan." -
Output: Mesej e-mel yang lengkap.
Secara alternatif, Plaud juga membolehkan anda meneruskan ke langkah seterusnya, iaitu penjanaan e-mel, tanpa meninggalkan platform sebaik sahaja transkrip anda selesai. Beginilah cara ia berfungsi.
- Klik “Tanya Plaud”
- Hantar gesaan anda
- Sesuaikan dengan mudah: Nada, butiran dan kandungan semuanya boleh diedit serta-merta dalam aplikasi untuk memenuhi situasi pelanggan anda.
Contoh gesaan output (dikendalikan secara automatik dalam Plaud):
"Tulis e-mel susulan pada mesyuarat ini. Serlahkan kesukaran pelanggan, penyelesaian yang kami tawarkan dan langkah-langkah masa hadapan yang dipersetujui. Kekalkan nada yang menyenangkan dan profesional, yang sesuai untuk memajukan perbualan jualan."
Tiada penyalinan dan penampalan. Tiada pertukaran antara alat. Plaud mengautomasikan segala-galanya daripada suara kepada transkrip dan e-mel yang diperibadikan, membolehkan anda menutup perniagaan dengan lebih cepat.
Langkah 4: Semak, perhalusi dan hantar e-mel susulan
- Semak ketepatan: Pastikan nama, tarikh dan komitmen adalah betul.
- Peribadikan dan perhalusi: Anda boleh menambah sentuhan mesra atau menyesuaikan nada mengikut gaya minat anda.
- Hantar kepada pelanggan: Apabila sudah siap, tekan hantar!
Plaud membantu memperkemas aliran kerja ini daripada rakaman kepada transkripsi kepada penjanaan susulan dipacu AI, supaya anda boleh fokus pada jualan.
Bagaimana untuk menulis e-mel susulan?
Langkah 1. Nyatakan penghargaan
Mulakan dengan nada yang positif. Ucapkan terima kasih kepada hadirin atas apa yang mereka sumbangkan dari segi masa, input atau pandangan yang mereka kongsikan dalam mesyuarat. Ini menetapkan nada profesional yang baik sejak awal lagi. Selain itu, ucapan ringkas "Terima kasih kerana meluangkan masa untuk bertemu" juga menunjukkan rasa hormat dan terima kasih.
Langkah 2. Semak semula mesyuarat
Secara ringkas, bincangkan apa yang telah dibincangkan dalam mesyuarat dan topik yang dibincangkan. Ini akan menyegarkan ingatan penerima dan juga memberikan konteks sekiranya mereka mempunyai banyak mesyuarat berturut-turut pada hari itu. Contohnya, kami membincangkan matlamat pemasaran Suku Ketiga anda dan bagaimana platform kami sesuai dengannya.
Langkah 3. Laporkan keputusan utama
Laporkan apa yang telah diputuskan dalam mesyuarat, yang merangkumi apa yang telah dipersetujui, tawaran yang dibuat, permintaan yang dikemukakan, dan tindakan yang dijana. Ini menggalakkan persefahaman bersama dan juga menolak sebarang salah tafsir pada masa hadapan. Gunakan poin-poin penting untuk keterbacaan yang lebih baik.
Langkah 4. Apa yang perlu dilakukan untuk masa hadapan?
Tentukan langkah seterusnya dan siapa yang bertanggungjawab untuk apa. Jika anda berkata anda akan menyediakan cadangan, menyediakan demo atau memberikan jawapan, jelaskan perkara itu. Sertakan juga apa yang anda harapkan daripada mereka, jika berkenaan.
Langkah 5. Tetapkan tarikh untuk mesyuarat seterusnya
Jika ada mesyuarat lain yang dirancang, sila sahkan tarikh dan masanya. Jika tidak, berikan beberapa pilihan untuk memastikan tenaga anda terus terjaga. Ini juga membantu anda tidak berlengah dan menunjukkan anda seorang yang sangat teratur dan proaktif.
Petua untuk menulis emel selepas mesyuarat yang berkesan
- Dalam tempoh 24 jam selepas mesyuarat, siarkan mesyuarat tersebut agar ia kekal relevan.
- Pastikan ia ringkas. Hargai masa mereka.
- Kenal pasti dan kemukakan perkara tindakan.
- Akhiri dengan nada yang tinggi untuk mengekalkan muhibah itu.
Templat e-mel susulan
Selepas mesyuarat pasukan
Subjek: Ringkasan dan langkah seterusnya daripada mesyuarat pasukan hari ini
Hai [Pasukan],
Terima kasih atas masa anda hari ini. Berikut adalah ringkasan perbincangan kami dan langkah seterusnya:
- ...
- ... Beritahu saya jika saya terlepas apa-apa.
Terbaik, [Nama anda]
Selepas pertemuan dengan bakal pelanggan/bakal pelanggan
Subjek: Pertemuan yang hebat dengan anda hari ini, [Nama Pelanggan]!
Hai [Nama Pelanggan],
Terima kasih kerana bertemu hari ini. Saya menikmati perbualan kita dan mengetahui lebih lanjut tentang [syarikat/masalah mereka]. Inilah yang telah kita bincangkan dan cadangkan langkah seterusnya:
- ...
- ... Tidak sabar untuk meneruskan perbualan!
Salam mesra,
[Nama anda]
Selepas acara rangkaian
Subjek: Hebat dapat berhubung di [Nama Acara]!
Hai [Nama],
Saya seronok dapat bertemu anda di [acara]. Saya ingin terus berhubung dan meneroka bagaimana kita boleh bekerjasama pada masa hadapan.
Beritahu saya jika anda berminat untuk sembang susulan yang ringkas.
Sorakan,
[Nama anda]
Selepas mesyuarat pelanggan
Tajuk: Susulan & langkah seterusnya daripada mesyuarat kami
Hai [Nama Pelanggan],
Terima kasih atas masa anda hari ini. Berdasarkan perbincangan kita, berikut adalah apa yang telah kita persetujui dan perkara seterusnya:
-
... Beritahu saya jika anda memerlukan apa-apa lagi!
Terbaik,
[Nama anda]
Untuk meminta maklum balas mesyuarat
Subjek: Permintaan maklum balas pantas daripada mesyuarat kami
Hai [Nama],
Terima kasih sekali lagi kerana bertemu dengan saya. Saya sentiasa ingin menambah baik—bolehkah anda berkongsi sebarang maklum balas ringkas tentang bagaimana mesyuarat itu berjalan atau apa-apa yang boleh saya lakukan dengan lebih baik?
Hargai masa anda!
Terbaik,
[Nama anda]
Soalan Lazim
Bagaimanakah anda menulis e-mel susulan yang pertama itu?
Kesopanan adalah asasnya, tetapi lebih daripada itu untuk menetapkan nada yang betul untuk keseluruhan hubungan adalah yang paling penting. Selain itu, telah diperhatikan bahawa pembuka bicara terbaik, yang berfungsi, adalah yang merujuk sesuatu daripada perbualan anda yang lalu dan bukan kata-kata mesra umum.
Apakah subjek yang baik untuk e-mel susulan anda selepas mesyuarat?
Baris subjek adalah peluang anda untuk benar-benar menarik perhatian. Kami telah meneliti pelbagai pilihan selama ini, dan apa yang kami dapati ialah baris subjek yang sangat spesifik dan berorientasikan tindakan yang menyampaikan maksud adalah yang terbaik.
Bagaimanakah anda menyediakan e-mel laporan mesyuarat yang baik?
E-mel laporan mesyuarat yang baik merupakan kemuncak mesyuarat. Kami memasukkan perkara-perkara penting, tetapi kami juga elakkan daripada memberikan semua butiran yang tidak relevan kepada semua orang. Cuba fokuskan 3 perkara ini: apa yang telah dibincangkan, apa yang telah diputuskan dan apakah rancangan masa hadapan.
Apakah cara terbaik untuk memastikan e-mel susulan mesyuarat saya berfungsi?
Gunakan alat seperti Plaud untuk mencapai semua perkara, pastikan ia pendek dan tepat pada intinya, dan juga pastikan apa yang dipersetujui adalah sangat jelas dari segi apa yang perlu dilakukan dan bila.
Nota Akhir: Kesopanan adalah asas, tetapi apa yang benar-benar penting dalam e-mel susulan selepas mesyuarat adalah hasil dan hubungan yang lebih baik. Penggunaan alatan AI seperti Plaud Note dan strategi e-mel yang terbukti memberi anda sistem yang boleh anda skalakan semasa anda mengembangkan usaha jualan anda.
