Sebagai pengurus projek, saya telah belajar bahawa alat bukan sahaja untuk menjaga ketenteraman. Ia menentukan sama ada kerja itu kekal utuh atau rosak.
Hari-hari saya sering bermula dengan kemas kini status, diikuti dengan mengejar ahli pasukan, menampal salah faham dan membuat semula slaid kerana sesetengah eksekutif mahukan format yang berbeza. Menjelang tengah hari, kebanyakan masa saya dihabiskan untuk membetulkan jurang kecil dan bukannya memimpin projek. Itulah akibat sebenar jika tidak mempunyai sistem sokongan yang betul.
Dalam artikel ini, saya akan berkongsi masalah utama yang dihadapi oleh pengurus projek, alatan yang baik harus dibaiki dan bagaimana memilih perisian dapat mengurangkan beban kerja projek yang tidak kelihatan.
Apakah alat produktiviti untuk pengurus projek
Istilah ini merangkumi banyak perkara. Setiap pengurus projek menggunakan beberapa jenis alat, tetapi matlamatnya bukan sekadar untuk menjejaki tugas. Ia adalah untuk memastikan orang, tarikh akhir dan kemas kini semuanya kekal kelihatan tanpa peringatan yang berterusan.
Apabila kita bercakap tentang alat produktiviti untuk pengurusan projek, kita maksudkan apa sahaja yang mengalihkan penyelarasan rutin daripada anda. Itu boleh jadi perisian yang menghantar peringatan, mengemas kini papan pemuka secara automatik atau menyimpan nota daripada mesyuarat di mana semua orang boleh menemuinya.
Sebahagian daripada alatan ini membantu dengan aliran kerja yang luas, manakala yang lain menyelesaikan jurang yang lebih kecil tetapi sukar, seperti memastikan sejarah versi jelas atau menunjukkan siapa yang menunggu siapa. Gabungan yang betul bergantung pada cara pasukan anda berfungsi dan apa yang cenderung untuk gagal.
Pendek kata, alat produktiviti untuk pengurus projek sepatutnya membantu anda meluangkan lebih sedikit masa untuk menjelaskan kedudukan sesuatu perkara dan lebih banyak masa untuk memajukannya.
Cara memilih alat yang sesuai dengan aliran kerja pengurusan projek anda
Terlalu banyak alat yang menjanjikan anda impian untuk menjadi semua-dalam-satu. Itu telah membakar saya.
ClickUp kelihatan hebat sehinggalah saya terpaksa membina tiga papan pemuka tersuai untuk mendapatkan pelaporan asas dan menyedari ia tidak menyokong folder bersarang seperti yang diperlukan oleh WBS saya. Notion membolehkan saya melakukan semuanya, tetapi saya menghabiskan lebih banyak masa menyediakan pangkalan data daripada mengurus pasukan.
Sebelum memilih alat, saya kini bertanya kepada diri sendiri beberapa soalan mudah.
- Di mana saya membuang masa?
- Apa yang perlu saya terus lakukan secara manual?
- Di mana masalah bersembunyi sehingga terlambat?
Sebaik sahaja saya tahu jawapan tersebut, saya akan memetakan aliran kerja saya kepada alat tersebut. Saya tidak bermula dengan ciri-ciri. Saya mulakan dengan apa yang paling menyusahkan.
Contohnya, jika mesyuarat merupakan tempat projek saya tersasar, saya akan fokus pada alatan yang membantu merekod dan menindaklanjuti apa yang diperkatakan. Di situlah Plaud Note membantu. Saya menggunakan pencatat nota AI ini, tekan sekali untuk merakam dan ringkasan yang boleh dikongsi akan dihantar ke peti masuk saya. Ia diskret dan membolehkan saya fokus pada perbincangan dan bukannya berebut-rebut untuk mencatat.
Alat produktiviti terbaik untuk pengurus projek
Berikut adalah enam kategori yang pernah saya gunakan secara langsung. Ini adalah alatan yang sama ada membantu atau memperlahankan saya, dan sebabnya.
1. Alat untuk merakam idea, pemikiran awal & transkripsi mesyuarat
Kebanyakan projek tidak gagal dalam pelaksanaan. Ia gagal dalam sepuluh minit pertama mesyuarat apabila butiran penting terlepas atau tersalah ingat. Saya pernah mengalaminya. Itulah sebabnya merakam perbualan dengan jelas, terutamanya pada peringkat awal, tidak boleh dirundingkan.
Plaud
Plaud Note ialah pencatat AI pilihan saya apabila mesyuarat mula kabur. Satu ketikan akan merakam panggilan dan kemudian memberikan saya transkrip yang bersih dan dicap masa dengan pembesar suara berlabel. Ia memastikan keadaan jelas tanpa menukar susulan kepada sesi menyalahkan.
Ciri-ciri utama:
Tangkapan dwi-mod mengendalikan mesyuarat telefon dan secara bersemuka. Rakaman diproses menjadi ringkasan dan transkrip oleh Plaud Intelligence . Kapasiti storan mencapai 64GB dengan masa rakaman selama 30 jam.
Kelebihan:
Rakaman bermula serta-merta. AI menjana ringkasan yang jelas dan antara muka main balik mudah diimbas. Saya tidak kehilangan idea semasa mencatat nota.
Keburukan:
Anda memerlukan langganan untuk membuka kunci transkripsi dan ringkasan. Peranti ini hanya boleh dipasangkan dengan satu telefon pada satu masa, yang menjadikan penyerahan berkumpulan menjadi sukar.
Harga:
Peranti sahaja bermula pada $159. Pakej Pro, termasuk perkhidmatan AI selama setahun, berharga $258.99. Pelan Unlimited, yang menghapuskan had penggunaan, berharga $398.99 setahun.
2. Alat pengurusan tugas & projek
Anda tidak boleh menguruskan apa yang anda tidak dapat lihat. Itulah sebabnya saya kurang peduli tentang bagaimana rupa platform dan lebih peduli sama ada ia menunjukkan kepada saya apa yang tergelincir.
Tanggapan
Notion telah berfungsi dengan baik untuk saya apabila struktur dan perkongsian pengetahuan menjadi keutamaan. Saya telah menggunakannya untuk membina papan pemuka, menugaskan tugasan dan memastikan wiki terikat dengan pelaksanaan. Tetapi saya juga telah menghabiskan masa berjam-jam untuk menyahpepijat penapis jadual.
Ciri-ciri utama:
Menyokong pangkalan data hubungan, dokumen dan aliran kerja tersuai dalam satu ruang kerja. Ciri AI dikunci di sebalik pelan Perniagaan dan termasuk bantuan penulisan dan ringkasan pintar.
Kelebihan:
Berfungsi sebagai pengurus tugas dan pangkalan pengetahuan. Kebenaran dan ruang pasukan persendirian adalah kukuh. Ia boleh diskalakan dengan baik setelah disediakan.
Keburukan:
Persediaan memerlukan masa. Alat pelaporan adalah terhad melainkan anda membinanya secara manual. Akses AI adalah terhad melainkan anda membayar untuk peringkat Perniagaan.
Harga:
Kos pelan perniagaan $ 20 setiap pengguna sebulan, dibilkan setiap tahun. Ini adalah satu-satunya peringkat dengan akses AI penuh dan ciri keselamatan perusahaan, seperti SSO.
Klik atas
ClickUp telah membantu saya dengan projek yang bergerak pantas, terutamanya apabila saya perlu bekerjasama dengan rakan kongsi atau pelanggan luar. Ia tidak kelihatan begitu anggun, tetapi ia memudahkan dan membolehkan kerja mengalir.
Ciri-ciri utama:
Termasuk papan pemuka tanpa had, medan tersuai, penjejakan masa dan papan putih. Peringkat perniagaan termasuk Google SSO dan 10 tempat duduk tetamu bagi setiap pengguna berbayar.
Kelebihan:
Amat cekap kos. Akses tetamu menjadikannya sesuai untuk agensi atau pasukan yang diedarkan. Automasi lebih intuitif daripada Notion.
Keburukan:
Antara muka boleh terasa padat. Sesetengah ciri tersembunyi dalam menu. AI tidak disepadukan sepenuhnya pada semua peringkat.
Harga:
Pelan perniagaan adalah $12 setiap pengguna sebulan, dibilkan setiap tahun. Anda mendapat nilai yang kukuh, terutamanya jika anda bekerjasama dengan kontraktor atau pasukan luaran.
3. Alat kerjasama & komunikasi
Setiap mesej yang terlepas memerlukan masa. Saya telah kehilangan masa berjam-jam mengejar seseorang untuk mendapatkan kemas kini pantas yang hilang dalam rantaian e-mel. Alat komunikasi bukan sahaja perlu pantas. Ia perlu cukup berstruktur untuk memastikan maklumat penting mudah dicari.
Kendur
Slack ialah alat yang saya gunakan apabila saya memerlukan gelung yang ketat antara pasukan. Ia tidak murah, tetapi penyepaduan dengan alat projek dan kalendar membantu saya memusatkan kemas kini tanpa menambah mesyuarat.
Ciri-ciri utama:
Sembang berasaskan saluran dengan perkongsian fail, carian berkuasa AI dan integrasi mendalam dengan platform seperti Salesforce. Peringkat yang lebih tinggi termasuk tadbir urus gred perusahaan.
Kelebihan:
Pemesejan pantas, antara muka responsif dan carian yang hebat. Balasan berulir memastikan perbualan boleh diurus. Berfungsi merentas desktop dan mudah alih tanpa masalah.
Keburukan:
Bising jika digunakan secara berlebihan. Memerlukan disiplin untuk mengelakkan penyebaran saluran. Ciri premium memerlukan pelan peringkat lebih tinggi.
Harga:
Pelan Pro berharga $7.25 setiap pengguna sebulan apabila dibilkan setiap tahun. Peringkat perusahaan lebih mahal tetapi membuka kunci ciri AI dan pematuhan tambahan.
Percanggahan
Discord berfungsi dengan baik untuk pasukan tidak formal atau kumpulan kreatif. Saya pernah menggunakannya dalam projek sampingan di mana kejelasan suara dan kerjasama pantas lebih penting daripada struktur formal.
Ciri-ciri utama:
Saluran suara utama dengan penstriman video, perkongsian skrin dan peranan pengguna tersuai. Peningkatan Nitro meningkatkan had muat naik dan kualiti penstriman.
Kelebihan:
Kualiti suara yang sangat baik. Sesuai untuk sumbang saran atau ulasan kreatif. Peringkat percuma sangat baik.
Keburukan:
Tidak dibina untuk aliran kerja perniagaan. Kawalan perusahaan yang hilang seperti jejak audit atau SSO. Sukar untuk menghubungkan tindakan kembali kepada tugas.
Harga:
Percuma secara lalai. Pelan Nitro ialah $9.99 sebulan atau $99.99 setahun untuk seorang pengguna. Kebanyakan pasukan hanya akan menaik taraf untuk saiz fail atau ciri penstriman.
4. Alat penjadualan & pengurusan masa
Mengurus masa bukan sekadar mengatur waktu kerja. Ia adalah tentang mengetahui bila sesuatu akan berlaku, mengenal pasti konflik lebih awal dan menyesuaikan diri tanpa merosakkan keseluruhan rancangan. Saya telah menggunakan berpuluh-puluh kalendar dan alat tugasan, dan kebanyakannya rosak apabila digunakan untuk projek sebenar.
Todoist
Todoist berfungsi dengan baik apabila saya perlu menjejaki tugasan individu atau menyenaraikan keutamaan dengan cepat. Tetapi saya telah mencapai had apabila cuba mengurus kebergantungan atau beban kerja pasukan. Ia berfungsi dengan lebih baik sebagai alat perancangan peribadi berbanding sebagai lapisan pengurusan projek penuh.
Ciri-ciri utama:
Menyokong tarikh akhir, tugasan berulang, label dan tahap keutamaan. Bersepadu dengan Gmail, Slack dan alatan utama yang lain.
Kelebihan:
Cepat, ringan dan mudah diguna pakai. Baik untuk kebersihan tugas peribadi dan pembinaan tabiat.
Keburukan:
Kekurangan penjejakan tempoh tugas, anggaran kos dan pelaporan lanjutan. Tiada sokongan untuk carta Gantt, penjejakan laluan kritikal atau perancangan sumber pasukan.
Harga:
Yang Pelan pro ialah $ 4 sebulan, dibilkan setiap tahun. Pelan perniagaan ialah $6 setiap pengguna sebulan dan termasuk alat pentadbir.
Kalendar Google
Kalendar Google biasanya merupakan tempat masa divisualisasikan, tetapi lapisan tugasnya terasa seperti perkara yang terlupa. Saya pernah menghadapi masalah menanda tempoh tugas atau berkongsi tugasan merentas pasukan. Ia sesuai untuk penjadualan tetapi tidak dibina untuk penjejakan berskala penuh.
Ciri-ciri utama:
Menawarkan penjadualan visual, penyekatan masa dan peringatan. Bersepadu dengan alatan Google Workspace yang lain.
Kelebihan:
Semua orang mempunyai akses. Mudah untuk berkongsi kalendar merentasi pasukan dan organisasi.
Keburukan:
Google Tasks tidak mempunyai warna kategori. Anda tidak boleh menandakan tugasan sebagai selesai secara langsung pada paparan kalendar. Tiada sokongan untuk tempoh atau perkongsian tugasan merentas akaun.
Harga:
Termasuk dengan Google Workspace. Pelan perniagaan bermula dari $6 setiap pengguna sebulan.
5. Penyelidikan & pemprosesan maklumat
Kadangkala bahagian paling sukar dalam projek baharu adalah memikirkan di mana hendak bermula. Apabila saya terjerumus ke dalam bidang yang tidak saya kenali, saya memerlukan alatan yang melangkaui carian asas.
Kekeliruan
Kebingungan telah menjadi alat pilihan saya apabila saya memerlukan maklumat yang diperoleh dengan cepat. Saya telah menggunakannya untuk mengimbas data industri, piawaian teknikal dan latar belakang vendor tanpa perlu mengklik 10 tab.
Ciri-ciri utama:
Menggunakan model carian-tambah-AI yang menarik sumber yang disahkan ke dalam jawapan yang diringkaskan. Menawarkan petikan dalam talian.
Kelebihan:
Cepat, tepat dan fokus. Mengurangkan masa yang dihabiskan untuk mengesahkan fakta. Membantu untuk penyelidikan risiko dan penentuan skop awal.
Keburukan:
Masih memerlukan pemikiran kritis. Tidak sesuai untuk analisis pihak berkepentingan yang terperinci atau topik yang sarat dengan pendapat.
Harga:
Peringkat percuma tersedia. Pro bermula pada $ 20 sebulan dengan akses keutamaan kepada ciri baharu.
Chatgpt
ChatGPT masih menjadi pilihan saya untuk sintesis dalaman dan sumbang saran. Ia membantu saya mendraf laporan, menulis semula kemas kini untuk khalayak yang berbeza dan juga menyediakan komunikasi pihak berkepentingan.
Ciri-ciri utama:
Pembantu perbualan dikuasakan oleh model bahasa yang besar. Bersepadu dengan pemalam dan alatan tersuai.
Kelebihan:
Fleksibel dan pantas. Berfungsi dengan baik untuk menulis, meringkaskan dan menukar nota mesyuarat kepada kemas kini formal.
Keburukan:
Boleh menghasilkan jawapan yang halusinasi jika tidak diminta dengan teliti. Bergelut dengan ketepatan teknikal atau sumber yang khusus.
Harga:
ChatGPT Pro berharga $20 sebulan. GPT-4 dengan alatan (cth., melayari, muat naik fail) disertakan.
6. Reka bentuk & alatan kreatif
Pengurus projek bukanlah pereka, tetapi kami masih perlu membentangkan kerja dengan jelas, sama ada kemas kini pihak berkepentingan, ringkasan risiko atau pelan tindakan. Visual yang baik boleh menentukan atau menghancurkan cara mesej anda sampai.
Kanvas
Canva membantu saya apabila saya memerlukan sesuatu yang kelihatan kemas tanpa bermula dari awal. Saya telah menggunakannya untuk membina dek, aset sosial dan kemas kini dalaman yang kelihatan seperti saya menghabiskan masa berjam-jam sedangkan saya tidak melakukannya.
Ciri-ciri utama:
Platform reka bentuk berasaskan templat dengan penyuntingan seret dan lepas, kolaborasi masa nyata dan mod pembentangan.
Kelebihan:
Mudah untuk bukan pereka. Mempercepatkan kemas kini dalaman dan dek promosi. Akses mudah alih adalah kukuh.
Keburukan:
Sesetengah pelanggan melihatnya terlalu ringan atau tidak profesional. Kawalan versi terhad. Tidak sesuai untuk visual perusahaan yang berisiko tinggi.
Harga:
Percuma untuk individu. Pelan Pro ialah $14.99 sebulan dengan akses kepada templat premium dan kit jenama.
Pertengahan perjalanan
Pertengahan perjalanan adalah sesuatu yang saya gunakan secara berhati-hati tetapi secara strategik. Untuk pasukan kreatif atau kerja konsep peringkat awal, ia membantu menterjemahkan idea ke dalam visual sebelum komited kepada reka bentuk.
Ciri-ciri utama:
Penjanaan imej AI berdasarkan gesaan teks. Dihoskan melalui Discord. Menawarkan pilihan peningkatan dan variasi.
Kelebihan:
Menyampaikan seni konsep yang pantas dan menarik serta visual yang kreatif. Sesuai untuk papan mood dan penjanaan idea.
Keburukan:
Memerlukan kemahiran membuat yang cepat. Tidak berguna untuk format berstruktur seperti pembentangan atau laporan.
Harga:
Pelan asasnya ialah $ 10 sebulan. Pelan Pro sehingga 60, bergantung pada keperluan rendering.
Kesimpulan
Pengurusan projek kebanyakannya merupakan kerja yang tidak dilihat oleh sesiapa. Jika alat produktiviti tidak mengurangkan sebahagian daripada beban itu, ia tidak menjalankan tugasnya. Saya telah berhenti mengejar janji semua-dalam-satu.
Sebaliknya, saya menggunakan apa yang telah terbukti. Alat yang membantu saya menangkap butiran lebih awal, menjejaki kemajuan sebenar dan memastikan keputusan tidak tersasar. Jika ia tidak memudahkan hari, saya akan menghentikannya.
Soalan Lazim
Bagaimanakah alat produktiviti membantu perniagaan?
Berdasarkan pengalaman saya, alat yang baik dapat mengurangkan kerja berulang-ulang. Ia mengurangkan masalah, memastikan keutamaan sentiasa jelas dan membantu pasukan mengelakkan kelewatan senyap. Ini menjimatkan masa dan melindungi margin projek.
Adakah terdapat alatan produktiviti percuma yang tersedia?
Ya, tetapi kebanyakannya mempunyai had. Saya pernah menggunakan peringkat percuma Notion, ClickUp dan Slack. Ia berfungsi dengan baik secara solo atau dengan pasukan kecil, tetapi sebaik sahaja koordinasi sebenar bermula, kebanyakannya akan menemui jalan buntu.
Bagaimanakah saya memilih alat produktiviti yang sesuai untuk saya?
Saya selalu mulakan dengan bertanya di mana letaknya pergeseran. Jika mesyuarat bercelaru, saya menggunakan sesuatu seperti Plaud untuk merekodkannya. Jika tugasan gagal, saya akan menggunakan ClickUp atau Notion. Alat ini sepatutnya menyelesaikan masalah sebenar anda, bukan mencipta masalah baharu.
