วิธีการจัดการประชุมแบบพบปะตัวต่อตัว: คู่มือสำหรับพนักงานขาย

ในบางสถานการณ์ การนั่งพบปะพูดคุยกันแบบเห็นหน้ากันโดยตรงนั้นดีกว่าการใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ การประชุมแบบพบหน้ากันโดยตรงมีความแม่นยำกว่า และแสดงให้เห็นถึงความไว้วางใจและความมั่นใจในตนเอง จากบทความ ใน Harvard Business Review ระบุว่า การขอประชุมแบบพบหน้ากันโดยตรงนั้นประสบความสำเร็จมากกว่าการส่งอีเมลหรือการประชุมผ่าน Zoom ถึง 34 เท่า น่าสนใจใช่ไหม?

แต่ปัญหาคือหลายคน (รวมถึงตัวผมเองในอดีต) เกลียดช่วงเวลาแบบนั้น คุณเดินเข้าไปในห้องประชุมเป็นครั้งแรก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้ทรงปัญญาและบุคคลระดับสูง และคุณก็คิดว่า “ฉันจะทำอย่างไรไม่ให้ดูเก้อเขิน” แต่กลับรู้สึกประหม่า ผมรู้ว่ามันน่ากลัวมาก และคุณจะรู้สึกประหม่าสุดๆ หวังว่าการประชุมจะจบลงเร็วๆ คุณเริ่มคิดมาก: “ฉันแต่งตัวดีเกินไปหรือเปล่า? ฉันเอาทุกอย่างมาครบไหม? ถ้าพวกเขาถามคำถามที่ฉันไม่รู้คำตอบล่ะ?” การประชุมแบบเจอหน้ากันครั้งแรกของผมคือกับ CFO ที่แทบจะไม่เงยหน้าขึ้นจากสมุดจดเลย ผมตัวแข็งทื่อ เสียงสั่นเครือ พูดตะกุกตะกักขณะนำเสนอสไลด์ ไม่ต้องบอกก็รู้ว่าไม่มีข้อตกลงใดๆ เกิดขึ้นจากการประชุมครั้งนั้น แต่ก็เป็นประสบการณ์ที่ดี

แต่เอาเถอะ ทุกคนก็มีวันที่แบบนั้นกันบ้าง เอาล่ะ ผมจะแนะนำขั้นตอนต่างๆ ให้คุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ทำผิดพลาดเหมือนที่ผมเคยทำตอนเริ่มต้น ผมสังเกตว่าตลอดหลายปีที่ผ่านมา การ "แสดงผลงาน" ได้ดีในการประชุมแบบพบหน้าไม่ใช่เป้าหมายหลัก แต่เป้าหมายอยู่ที่การสร้างความสัมพันธ์ที่ชัดเจน การตั้งใจฟัง และการพูดอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถจัดการประชุมครั้งต่อไปได้อย่างมั่นใจด้วยความช่วยเหลือจากคู่มือนี้เกี่ยวกับการจัดการประชุมแบบพบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งครอบคลุมทุกสิ่งที่ผมอยากรู้เมื่อตอนเริ่มต้นใหม่ๆ

วิธีการจัดการประชุมแบบพบปะตัวต่อตัว?

การเข้าไปพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัวนั้นสำคัญมาก เพราะเป็นที่ที่คุณจะปิดดีล สร้างความสัมพันธ์ และได้รับความไว้วางใจ ต่างจากการประชุมผ่าน Zoom ที่รวดเร็ว คุณมีโอกาสแค่ครั้งเดียวเท่านั้น นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการเตรียมตัวจึงสำคัญมาก เมื่อคุณมาถึงอย่างพร้อมเพรียง คุณจะแสดงให้เห็นถึงความเคารพต่อเวลาของลูกค้า และโดดเด่นกว่าคนอื่นๆ ที่ไม่ได้เตรียมตัวมา

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมตัวก่อนการประชุม

ฉันเคยเห็นเพื่อนร่วมงานและเพื่อนๆ ล้มเหลวหลายครั้งเพราะพวกเขาไม่ได้เตรียมตัวให้พร้อม ฉันเรียนรู้บทเรียนนี้ด้วยตัวเองในปีที่สองของการขาย เมื่อฉันลืมนำนามบัตรไปในการประชุมกับลูกค้าเป้าหมาย และก็ต้องประหลาดใจเมื่อพบว่ามีผู้มีอำนาจตัดสินใจอีกสามคนมาร่วมประชุมด้วย ฉันไม่ได้เตรียมตัวให้พร้อม

การเตรียมตัวคือหัวใจสำคัญของความสำเร็จถึง 80% คุณต้องจำไว้ว่า การเดินเข้าไปประชุมกับลูกค้าโดยไม่เตรียมตัวนั้น เหมือนกับการเดินเข้าไปในเวทีชกมวยโดยไม่สวมนวม หรือการทำข้อสอบชีววิทยาโดยไม่ใช้ดินสอ คุณกำลังขอให้ตัวเองโดนชกจนน็อก

• เตรียมสิ่งจำเป็นให้พร้อม: บัตรประจำตัวประชาชน เอกสารประกอบการขาย แล็ปท็อปหรือแท็บเล็ต สมุดบันทึก และแม้แต่ขวดน้ำ (คุณจะแปลกใจว่าปากของคุณจะแห้งแค่ไหนขณะนำเสนอ)
• รู้จักกลุ่มเป้าหมายของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ยืนยันแล้วว่าใครจะเข้าร่วมประชุมจากฝั่งลูกค้าและบทบาทของแต่ละคนคืออะไร สิ่งที่คุณไม่อยากให้เกิดขึ้นที่สุดคือการนำเสนอแผนกลยุทธ์ระดับสูงให้กับคนที่สนใจแต่รายละเอียดทางเทคนิคเท่านั้น
• ทำการบ้านของคุณให้ดี: ค้นคว้าข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของพวกเขา ความท้าทายในอุตสาหกรรม คู่แข่ง และความเคลื่อนไหวล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ยิ่งคุณแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการช่วยเหลือลูกค้าเป้าหมายมากเท่าไหร่ โอกาสของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ลูกค้าสามารถบอกได้ว่าคุณทำการบ้านมาดีแล้วหรือไม่
• กำหนดเป้าหมายของคุณ: คุณมาที่นี่เพื่อเพิ่มยอดขาย สาธิตสินค้า หรือนำเสนอข้อเสนอ? เขียนเป้าหมายของคุณเป็นข้อๆ เพื่อให้คุณไม่หลงทาง ความแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญ
• เลือกใช้สื่ออย่างชาญฉลาด: ไม่ว่าจะเป็นสไลด์ PowerPoint, การนำเสนอผ่าน Canva, เอกสารประกอบการบรรยาย หรือการสาธิตผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็ว จงตัดสินใจว่าอะไรคือสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้ข้อความของคุณประสบความสำเร็จ

ข้อคิดที่ได้จากการนำเสนอ: ตัดสินใจก่อนว่าจะนำอะไรไป ไม่ว่าจะเป็นเอกสารประกอบการนำเสนอหรือเอกสารแจก พิมพ์ออกมาสองชุด ชุดหนึ่งสำหรับตัวคุณเองและอีกชุดสำหรับลูกค้า นอกจากนี้ ควรคำนึงถึงว่าไม่มีใครอยากนำแผ่นพับเป็นกองกลับบ้านโดยที่ไม่เคยอ่าน แต่เอกสารสรุปหน้าเดียวที่เน้นข้อดีและต้นทุนหลักๆ นั้น จะช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจคนอื่นๆ ได้รับข้อมูลและจดจำได้

ขั้นตอนที่ 2: มาถึงอย่างมืออาชีพ

นี่คือสิ่งหนึ่งที่พวกเขาไม่ได้สอนคุณในหลักสูตรฝึกอบรมการขาย: พนักงานต้อนรับและพนักงานออฟฟิศคือพันธมิตรลับของคุณ และความประทับใจแรกกับพวกเขามีความสำคัญไม่แพ้กับลูกค้าเป้าหมายของคุณเลย จงตั้งใจที่จะเป็นมิตรอย่างจริงใจ ไม่ใช่เป็นมิตรแบบเสแสร้ง แต่แสดงความสนใจอย่างแท้จริงในเรื่องราวในแต่ละวันของพวกเขา

ฉันจำได้ว่ามีพนักงานต้อนรับชื่อมาเรีย เธอจำฉันได้จากการมาเยือนครั้งก่อนๆ และยังแจ้งให้ฉันทราบล่วงหน้าว่าผู้ติดต่อของฉันกำลังล่าช้ากว่ากำหนด เธอแนะนำให้ฉันไปดื่มกาแฟในห้องพักพนักงาน ซึ่งนำไปสู่การสนทนาโดยไม่ได้นัดหมายกับหัวหน้าแผนกอีกคนหนึ่ง ซึ่งสุดท้ายแล้วกลายเป็นโอกาสที่ดีอีกอย่างหนึ่ง! การปฏิสัมพันธ์เล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้สามารถเปิดประตูสู่โอกาสที่คุณไม่เคยคาดคิดมาก่อนได้ ดังนั้น

• สร้างความประทับใจแรกที่ดี: ยิ้มแย้ม สุภาพกับพนักงานต้อนรับ และแสดงความขอบคุณ
• ปฏิบัติตามระเบียบ: บางสำนักงานมีขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยหรือการลงทะเบียนที่เข้มงวด แทนที่จะบ่น ให้ปฏิบัติตามระเบียบ เพราะการทำเช่นนั้นแสดงถึงความเคารพ
• สังเกตสัญญาณทางวัฒนธรรม: ผู้คนแต่งกายอย่างไร? เปิดแล็ปท็อปในที่ประชุมหรือปิดไว้? ผู้คนจับมือหรือพยักหน้า? พยายามปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมโดยไม่สูญเสียความเป็นมืออาชีพ

สิ่งที่ผมได้เรียนรู้คือ: วิธีที่คุณกำหนดบรรยากาศสามารถทำให้ผู้คนรู้สึกผ่อนคลายหรือตึงเครียดได้ ผมต้องเตือนตัวเองอยู่เสมอว่า "คุณเป็นแขกที่บ้านของพวกเขา คุณต้องทำตัวให้เหมาะสม" ผมต้องกลายเป็นคนที่มีความละเอียดอ่อนเป็นพิเศษในการสังเกตการใช้แล็ปท็อปในการประชุม นโยบายการแต่งกาย และแม้แต่การทักทาย บางบริษัทมีความเป็นทางการและยึดถือประเพณีมาก ในขณะที่บางบริษัทก็ผ่อนคลายและเน้นความสนิทสนมกัน การปรับระดับพลังงานและสไตล์การสื่อสารของคุณให้เหมาะสมนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในความรู้สึกสบายใจของทุกคนที่มีต่อการนำเสนอของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

ห้านาทีแรกของการประชุมแบบพบปะตัวจริงนั้นมีพลังที่จะเปลี่ยนบรรยากาศของการปฏิสัมพันธ์ทั้งหมดได้ ปกติแล้วผมมักจะเริ่มพูดคุยเรื่องธุรกิจทันที โดยคิดว่านั่นแสดงให้เห็นว่าผมจริงจังและเคารพเวลาของพวกเขา แต่เป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่! การเริ่มต้นด้วยการพูดคุยสั้นๆ อย่างเป็นกันเองจะช่วยให้ทุกคนผ่อนคลายและสร้างพื้นฐานสำหรับการสื่อสารที่ดีขึ้นตลอดการประชุม

ฉันชอบที่จะแสดงความคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน พยายามหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเดินทางไปทำงานของพวกเขา หรือแบ่งปันบทความข่าวดีๆ เกี่ยวกับบริษัทของพวกเขา พยายามรักษาความเป็นตัวของตัวเอง และอย่าฝืนพูดคุยเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เพราะมันแย่กว่าการไม่พูดคุยกันเลย

วิธีที่ผมชอบใช้คือการชมเชยพื้นที่ทำงานของพวกเขา สอบถามเกี่ยวกับเส้นทางการเดินทาง หรือพูดถึงบทความข่าวที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของพวกเขา แต่ต้องเป็นธรรมชาติด้วยนะครับ การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ที่ฝืนทำนั้นแย่กว่าการไม่พูดคุยเลย (อย่าลืมเรื่องนี้เด็ดขาด)

การเริ่มต้นอย่างแข็งแกร่งเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น หากคุณเริ่มทำผิดพลาด ลูกค้าจะหมดความสนใจก่อนที่คุณจะได้เริ่มนำเสนอเสียด้วยซ้ำ

• เริ่มต้นด้วยการทำความรู้จักกัน: การพูดคุยอย่างเป็นกันเองเล็กน้อยก็ช่วยได้มาก ลองพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ ในที่ทำงาน หรือถามว่าสัปดาห์นี้เป็นอย่างไรบ้าง
• แนะนำตัวอย่างเหมาะสม: กรุณาแนะนำตัวโดยบอกชื่อและตำแหน่งของคุณ และกรุณายืนยันว่าใครอยู่ในห้องบ้าง ลำดับการนั่งอาจดูเหมือนเรื่องเล็กน้อย แต่ในบางบริษัทอาจบ่งบอกถึงลำดับชั้นได้
• ระบุวาระการประชุม: โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบถึงวัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการสาธิต การตรวจสอบข้อเสนอ หรือการชี้แจงขั้นตอนต่อไป เมื่อทุกคนเข้าใจเหตุผล การสนทนาก็จะดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง

สิ่งที่ผมได้เรียนรู้: สิ่งหนึ่งที่ผมสังเกตเห็นจากการดูผู้ที่มีประสบการณ์คือ พวกเขาจะตรวจสอบเสมอว่าวาระการประชุมนั้นเหมาะสมกับทุกคนหรือไม่ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป ขั้นตอนง่ายๆ นี้แสดงถึงความเคารพ และมักจะช่วยให้เห็นถึงลำดับความสำคัญหรือข้อกังวลที่อาจถูกมองข้ามไปในอีเมลก่อนหน้านี้

ขั้นตอนที่ 4: นำการสนทนา

แม้แต่พนักงานขายที่ดีก็ยังควบคุมการประชุมไม่ได้ ผมเคยเห็นการนำเสนอที่ลูกค้าหัวแข็งเข้ามาควบคุมวาระการประชุม และสุดท้ายก็ไม่มีใครได้สิ่งที่ต้องการ การนำการสนทนาไปในทิศทางที่ถูกต้องโดยยังคงความเคารพและร่วมมือกันนั้นเป็นทักษะที่มีค่าอย่างแท้จริง

• ใช้ระเบียบวาระการประชุมเป็นแนวทาง: คอยตรวจสอบระเบียบวาระการประชุมอยู่เสมอ เพื่อไม่ให้การประชุมออกนอกประเด็น
• ตั้งคำถามที่รอบคอบ: ถามคำถามกว้างๆ เช่น “อะไรคือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของคุณเกี่ยวกับ X?” แทนที่จะถามว่า “คุณพอใจกับ Y หรือไม่?”
• รับมือกับข้อโต้แย้งอย่างใจเย็น: อย่าแสดงท่าทีปกป้องตัวเอง รับฟังข้อกังวล อธิบายให้ชัดเจนเมื่อเป็นไปได้ และรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ
• ควบคุมสถานการณ์ไว้: หากลูกค้าเริ่มพูดมากเกินไป ให้พูดอย่างสุภาพว่า “นั่นเป็นประเด็นที่ดีมาก และมันเชื่อมโยงโดยตรงกับสิ่งที่เราต้องการจะสื่อสารต่อไป”

สิ่งที่ผมได้เรียนรู้คือ สิ่งที่ท้าทายที่สุดคือการรับมือกับบุคลิกที่ยากลำบากในกลุ่ม บางคนชอบครอบงำหรือโต้แย้งทุกสิ่งที่คุณพูด ผมรับฟังข้อกังวลของพวกเขาอย่างสุภาพ จากนั้นจึงดึงคนอื่นๆ ในกลุ่มเข้ามามีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่น "จอห์นยกประเด็นสำคัญเกี่ยวกับความปลอดภัยขึ้นมา ทีมที่เหลือจัดการกับข้อกังวลเหล่านั้นอย่างไรบ้าง?" วิธีนี้ช่วยให้การประชุมดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 5: สื่อสารอย่างมืออาชีพด้านการขาย

ตอนที่ผมเริ่มทำงาน ผมคิดว่าพนักงานขายที่ดีจะต้องมีคำตอบสำหรับทุกคำถาม ผมคิดผิด การพูดตรงไปตรงมาและมีความมั่นใจนั้นหมายถึงการยอมรับเมื่อคุณไม่รู้บางสิ่ง และสัญญาว่าจะหาคำตอบที่ถูกต้องให้โดยเร็ว

• จงตอบอย่างตรงไปตรงมาและมั่นใจ: อย่าใช้คำว่า “อืม” หรือ “อาจจะ” ตอบด้วยความแน่นอน
• เน้นจุดเด่นของโซลูชันของคุณ: อธิบายอย่างชัดเจนว่าโซลูชันของคุณสามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าโซลูชันของคู่แข่งอย่างไร
• ทำให้เรื่องที่ซับซ้อนเข้าใจง่าย: ใช้การเปรียบเทียบหรือเรื่องราวเพื่ออธิบายแนวคิดให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ครั้งหนึ่งผมเคยอธิบายบริการคลาวด์ให้ลูกค้าที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคฟังโดยเปรียบเทียบกับการ "เช่าโกดังแทนที่จะสร้างเอง" พวกเขาก็เข้าใจทันที
• จงซื่อสัตย์เกี่ยวกับข้อจำกัด: หากผลิตภัณฑ์ของคุณไม่สามารถทำอะไรบางอย่างได้ จงยอมรับ การเปิดเผยข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาจะสร้างความไว้วางใจได้มากกว่าการขายเกินจริง
  

ขั้นตอนที่ 6: จดบันทึกและบันทึกข้อผูกพัน

ฉันขอย้ำอีกครั้งว่า การจดบันทึกที่ดีระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัวนั้นสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการติดตามผล แต่สิ่งที่ฉันเรียนรู้จากประสบการณ์ตรงก็คือ มีวิธีที่ถูกต้องและวิธีที่ผิดในการทำเช่นนี้โดยไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนถูกสอบสวน

ถ้าคุณไม่จดบันทึก คุณก็จะลืม และพวกเขาก็จะลืมเช่นกัน ผมเคยเสียดีลไปเพราะไม่ได้ติดตามเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่ลูกค้าพูดถึง จะไม่ทำแบบนั้นอีกแล้ว

• จดบันทึกประเด็นสำคัญ: ระบุปัญหาที่ลูกค้าเผชิญ เป้าหมาย และข้อโต้แย้ง
• บันทึกรายการดำเนินการ: ผลลัพธ์ที่คาดหวัง กำหนดเวลา และขั้นตอนต่อไปควรมีความชัดเจนอย่างยิ่ง
• เตรียมพร้อมสำหรับการติดตามผล: การจดบันทึกที่ดีจะทำให้อีเมลหลังการประชุมของคุณเป็นมิตรและมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น

สิ่งที่ผมได้เรียนรู้: ตอนนี้ผมใช้ Plaud Note ซึ่งบันทึกบทสนทนาของเรา (โดยได้รับอนุญาตแน่นอน) และช่วยให้ผมเก็บรายละเอียดที่อาจพลาดไปขณะที่มุ่งเน้นไปที่การสนทนา การมีบันทึกที่แม่นยำหมายความว่าอีเมลติดตามผลของผมจะอ้างอิงถึงประเด็นเฉพาะจากบทสนทนาของเรา ซึ่งแสดงให้เห็นว่าผมตั้งใจฟังและเข้าใจความต้องการของพวกเขาอย่างแท้จริง นี่คือวิธีการใช้งาน:

• เปิดใช้งาน Plaud ก่อนเริ่มการประชุม โปรแกรมจะทำงานเงียบๆ ในพื้นหลัง บันทึกและถอดเสียงการสนทนา

• ตรวจสอบบันทึกย่อที่สร้างโดย AI ทันทีหลังจากนั้น Plaud จะสรุปบทสนทนาให้เหลือเพียงบทสรุปที่ชัดเจนเกี่ยวกับหัวข้อ การตัดสินใจ และขั้นตอนต่อไป

• แก้ไขอย่างรวดเร็วหากจำเป็น หากส่วนใดส่วนหนึ่งฟังดูไม่ชัดเจน ให้ปรับแก้ขณะที่ความทรงจำในการประชุมยังสดใหม่
• บันทึกทุกอย่างไว้ในที่เดียว Plaud ซิงค์ข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มได้ คุณจึงไม่ต้องมีกระดาษโน้ตกระจัดกระจายไปทั่ว

ขั้นตอนที่ 7: ปิดการขายอย่างมืออาชีพ

วิธีที่คุณปิดการประชุมแบบพบปะตัวต่อตัวนั้นสำคัญไม่แพ้กับวิธีที่คุณเริ่มต้นการประชุมเลย ผมเคยเห็นการประชุมที่ดีหลายครั้งล้มเหลวเพราะพนักงานขายประหม่าเรื่องการปิดการขายหรือไม่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป

• สรุปข้อตกลง: กล่าวซ้ำประเด็นสำคัญที่ได้พูดคุยและตกลงกันไว้โดยย่อ
• ตรวจสอบผลลัพธ์และกำหนดเวลา: จัดทำทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้เกิดความชัดเจนและตรวจสอบได้
• กล่าวคำว่า "ขอบคุณ": เป็นท่าทางที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง แสดงความขอบคุณสำหรับเวลาที่พวกเขาเสียสละ และยืนยันความมุ่งมั่นของคุณที่มีต่อพวกเขา

ข้อคิดที่ได้: Plaud โดดเด่นอีกครั้งในจุดนี้ ใช้ Plaud Note ของคุณเพื่อร่างและส่งอีเมลติดตามผลโดยละเอียดทันทีหลังจากการประชุม มันแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ทำให้ทุกคนรับผิดชอบ และป้องกันความเข้าใจผิด

รายการตรวจสอบ: การประชุมแบบพบปะตัวต่อตัวคุ้มค่าหรือไม่?

ไม่ใช่ทุกโอกาสทางการขายที่คุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่ายในการนัดพบตัวต่อตัว ผมเรียนรู้บทเรียนนี้หลังจากเสียเวลาทั้งวันเดินทางไปพบกับลูกค้าเป้าหมายที่ยังไม่พร้อมตัดสินใจอีกหกเดือนข้างหน้า! ตอนนี้ผมใช้กระบวนการประเมินอย่างรวดเร็วเพื่อพิจารณาว่าการนัดพบตัวต่อตัวนั้นคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่

โอกาสที่เหมาะสม

นี่คือโอกาสในการปิดการขายหรือไม่? นี่คือคำถามสำคัญที่ควรเป็นตัวกำหนดการตัดสินใจเกี่ยวกับการนัดพบแบบตัวต่อตัวของคุณ คุณอาจกำลังติดต่อกับลูกค้าเป้าหมายที่ได้ประเมินโซลูชันที่เตรียมไว้แล้ว มีงบประมาณพร้อม และกำลังมองหาการตัดสินใจภายใน 60 วันข้างหน้า คุณต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อเข้าไปพบพวกเขาให้ได้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาอาจยังไม่พร้อมในเรื่องงบประมาณและเพิ่งเริ่มต้นการค้นคว้า ในกรณีเช่นนี้ การประชุมเสมือนจริงอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

ลูกค้าสนใจอย่างจริงจังหรือไม่? สังเกตสัญญาณที่บ่งบอกว่าพวกเขาสนใจ เช่น การถามคำถามที่เจาะจงมาก ๆ การพูดคุยกับสมาชิกในทีม การขอเอกสารอ้างอิงหรือกรณีศึกษาต่าง ๆ หรือการสอบถามเกี่ยวกับกำหนดการของกระบวนการดำเนินการ คุณต้องรู้ว่าลูกค้าเป้าหมายที่สนใจอย่างจริงจังนั้นคุ้มค่ากับทุกวินาทีและทุกความพยายาม เพราะในการประชุมแบบตัวต่อตัว พวกเขามีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนมาเป็นลูกค้าจริงได้มากกว่าเมื่อถึงเวลาทำธุรกิจ

การประเมินคุณค่าของการเชื่อมต่อ

คุณกำลังสร้างความสัมพันธ์ใหม่ใช่ไหม? การพบปะกับลูกค้าเป้าหมายที่สำคัญเป็นครั้งแรกมักจะได้ประโยชน์มากกว่าหากเป็นการพบปะแบบเห็นหน้ากัน เพราะความไว้วางใจเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าเมื่อได้พูดคุยกันต่อหน้า ความสัมพันธ์แบบ B2B โดยเฉพาะกับบริษัทขนาดใหญ่ มักจะค่อนข้างซับซ้อน การพัฒนาความสัมพันธ์จึงจะเร็วขึ้นเมื่อคุณได้นั่งคุยกับผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจและมีการสนทนาอย่างตรงไปตรงมา

จำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันแบบไดนามิกหรือไม่? การสนทนาการขายบางครั้งต้องการการพูดคุยโต้ตอบ การใช้กระดานไวท์บอร์ด หรือการสาธิตแบบลงมือปฏิบัติจริง ซึ่งจะได้ผลดีกว่าเมื่อทำแบบตัวต่อตัว หากคุณกำลังขายโซลูชันทางเทคนิคที่ซับซ้อน หรือจำเป็นต้องอำนวยความสะดวกในการสนทนากลุ่มกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย การประชุมแบบตัวต่อตัวอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมผ่านการแชร์หน้าจออย่างมาก

การประเมินด้านโลจิสติกส์

การไม่พบปะกันมีต้นทุนอะไรบ้าง? อย่าลืมทั้งมูลค่าและการแข่งขัน หากเป็นสถานการณ์ที่มีมูลค่าสูงซึ่งคู่แข่งของคุณอยู่ตรงนั้นด้วยตนเองในขณะที่คุณไม่ได้อยู่ นั่นอาจเป็นจุดแตกหักได้ ในทำนองเดียวกัน หากความสัมพันธ์กำลังตกอยู่ในความเสี่ยงหรือจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน การประชุมแบบพบปะกันต่อหน้ามักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมทางออนไลน์

สามารถทำผ่านระบบออนไลน์ได้หรือไม่? ลองพิจารณาอย่างตรงไปตรงมาว่าวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณสามารถบรรลุผลได้ดีผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือไม่ การนำเสนอแบบง่ายๆ การตรวจสอบความคืบหน้าเป็นประจำ หรือการพูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูล อาจไม่คุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แต่การเจรจา การสร้างความสัมพันธ์ หรือการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน มักจะทำได้ดีกว่าด้วยการพบปะแบบเห็นหน้ากัน

บทสรุป

โอกาสที่ดีที่สุดและความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งที่สุดส่วนใหญ่ของคุณมักจะมาจากการพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัวอย่างน้อยหนึ่งครั้ง การนั่งตรงข้ามกับใครสักคนอาจทำให้รู้สึกเกรงใจ แต่จะเผยให้เห็นอะไรมากมายเกี่ยวกับวิธีการพูด วิธีการนำเสนอตัวเอง และความจริงใจของความสัมพันธ์นั้น การวางแผนอย่างมีกลยุทธ์เกี่ยวกับเวลาและวิธีการใช้การพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัวสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมาก เมื่อคุณระบุปัญหาและแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมเหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์การขายและการเติบโตในอนาคตของคุณได้อย่างสิ้นเชิง

การเตรียมตัวเป็นสิ่งสำคัญที่สุด เข้าไปพบลูกค้าด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน เอกสารที่ครบถ้วน และความสนใจอย่างแท้จริงในการแก้ปัญหาของลูกค้า จดบันทึกอย่างละเอียด และหากคุณกังวลว่าจะพลาดรายละเอียด เครื่องมืออย่าง Plaud Note สามารถบันทึกและจัดระเบียบการสนทนาให้คุณได้ ติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ เพิ่มคุณค่า และแสดงความสนใจอย่างแท้จริง ลูกค้าจะสังเกตเห็นสิ่งเหล่านี้ ด้วยความคิดเช่นนี้ การประชุมแบบตัวต่อตัวของคุณจึงไม่ใช่แค่การสนทนาธรรมดา แต่เป็นการเริ่มต้นโอกาสที่ยั่งยืน

ซื้อเลยตอนนี้

คำถามที่พบบ่อย

การประชุมแบบพบปะตัวต่อตัวคืออะไร?

การประชุมแบบพบปะตัวจริงนั้นเน้นการติดต่อโดยตรง หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือการปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจแบบเห็นหน้ากัน หมายความว่าผู้คนมารวมตัวกัน ณ สถานที่เฉพาะเพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง แก้ไขปัญหา ตัดสินใจ และสร้างความสัมพันธ์ แตกต่างจากการประชุมเสมือนจริงที่ไม่ใช่การพบหน้ากัน การประชุมแบบพบปะตัวจริงใช้วิธีการที่ตรงไปตรงมา ส่งผลให้อัตราการเปลี่ยนลูกค้าเป้าหมายเป็นลูกค้าจริงสูงขึ้น

เหตุใดการประชุมแบบพบปะตัวจริงจึงดีกว่าการประชุมแบบออนไลน์?

การประชุมแบบพบปะตัวต่อตัวมีประสิทธิภาพมากกว่าจากมุมมองของลูกค้าเป้าหมาย เนื่องจากช่วยเพิ่มอัตราการตอบรับได้ดีขึ้น เพราะคุณสามารถสื่อสารกับพวกเขาได้โดยตรงแบบเห็นหน้ากัน นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีผ่านการปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่ม และขจัดสิ่งรบกวนที่ไม่ตั้งใจและปัญหาอินเทอร์เน็ตที่อาจเกิดขึ้นจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง อีกทั้งยังส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมได้ดีขึ้น เนื่องจากพวกเขาสามารถสื่อสารกับคุณได้โดยตรง แม้ว่าการประชุมเสมือนจริงจะมีราคาถูกกว่าและสะดวกกว่า แต่การเลือกใช้ขึ้นอยู่กับคุณ เลือกวิธีที่คุณรู้สึกว่าถนัดที่สุด

พบกันตัวต่อตัว หรือพบกันโดยตรง?

โดยปกติ คำหลักคือ “พบปะด้วยตนเอง” เหมือนกับวลีของคำกริยา (เช่น เราต้องพบปะด้วยตนเอง) ในขณะที่ “การประชุมด้วยตนเอง” เป็นเหมือนคำคุณศัพท์ประสม (เช่น “ให้เราหาเวลาและกำหนดการประชุมด้วยตนเอง”) คำนี้มีเครื่องหมายยัติภังค์ ทำให้เป็น “in-person” หากไม่มีเครื่องหมายยัติภังค์นี้ จะใช้ในลักษณะอื่น