เมื่อคิดดูแล้ว บุคคลและทีมมักทำผิดพลาดซ้ำเดิมอยู่เสมอ มีอยู่ช่วงหนึ่งที่เราเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และพวกเราส่วนใหญ่เหนื่อยล้า เวลาผ่านไปเร็ว และเราไม่อยากพูดถึงโครงการนั้นอีกแล้ว ดังนั้นเราจึงเริ่มโครงการใหม่ทันที จากนั้นไม่กี่วันต่อมา ความผิดพลาดแบบเดิมก็เกิดขึ้นอีกครั้ง และเราก็คิดว่า “แบบนี้ไม่ดีแน่” เราจึงรวมตัวกันและตัดสินใจที่จะเริ่มประชุมวิเคราะห์หลังเกิดความผิดพลาด (post-mortem meeting)
สถิติแสดงให้เห็นว่าบริษัทที่จัดประชุมหลังเสร็จสิ้นโครงการ (Postmortem Meeting) สามารถเพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการได้มากถึง 30%! การประชุมหลังเสร็จสิ้นโครงการไม่ได้มุ่งเน้นที่การกล่าวโทษ แต่เป็นการมุ่งเน้นการเติบโต การทบทวน และการทำให้โครงการต่อไปดียิ่งขึ้นไปอีก
ในคู่มือนี้ ผมจะแนะนำวิธีการจัดประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุอย่างละเอียดใน 6 ขั้นตอน ผมจะแชร์ข้อผิดพลาดของผม (เพื่อที่คุณจะได้ไม่ทำซ้ำ) เทมเพลตที่ผมใช้ และเครื่องมือที่ใช้ AI อย่าง Plaud Note ที่ช่วยให้การจัดทำเอกสารเป็นเรื่องง่าย ไปเริ่มกันเลย!
การประชุมวิเคราะห์หลังโครงการคืออะไร?
การประชุมหลังเสร็จสิ้นโครงการ (Postmortem meeting) อาจเรียกว่าการสรุปผล (Debrief) หรือการทบทวนหลังการดำเนินการ (After-action review) ซึ่งเป็นการสนทนาอย่างเป็นระบบที่จัดขึ้นหลังจากโครงการสิ้นสุดลง
เป้าหมายในที่นี้คือการหวนมองย้อนกลับไป:
- อะไรบ้างที่ทำได้ดี?
- อะไรที่ไม่เป็นไปอย่างที่หวังไว้?
- บทเรียนใดบ้างที่จะช่วยให้เราปรับปรุงในครั้งต่อไป?
คิดซะว่านี่คือ “ช่วงหยุดพัก” ที่สำคัญก่อนที่จะเร่งไปสู่สิ่งใหม่ที่ยิ่งใหญ่กว่า นี่คือโอกาสของคุณที่จะคว้าชัยชนะ แก้ไขปัญหา และทำให้แน่ใจว่าความผิดพลาดเดิมจะไม่เกิดขึ้นซ้ำอีกในอนาคต
วิธีการจัดประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุ? 6 ขั้นตอน
ต่อไปนี้เราจะแสดงขั้นตอนที่ดีที่สุด 6 ขั้นตอนในการจัดการประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุสำหรับกรณีศึกษาของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: นัดหมายการประชุมอย่างรวดเร็ว
ผมเคยรอเป็นเดือนก่อนที่จะทำการชันสูตรพลิกศพ ซึ่งเป็นความผิดพลาด ลูกเรือครึ่งหนึ่งลืมรายละเอียดไปหมดแล้ว และการสนทนาก็กลายเป็นการคาดเดาที่ไม่แม่นยำมากกว่าการค้นพบที่แท้จริง บทเรียนก็คือ จังหวะเวลาเป็นสิ่งสำคัญ
ตอนนี้ฉันวางแผนการประชุมไว้หนึ่งสัปดาห์หลังจากงานเสร็จสิ้น ด้วยวิธีนี้ ทุกอย่างจะยังคงดูใหม่เสมอ ส่งคำเชิญโดยเร็วที่สุด และจำกัดเวลาการประชุมไม่เกิน 60-90 นาที เนื่องจากคนส่วนใหญ่มักเลิกงานเร็วในวันศุกร์ ฉันจึงมักพยายามหลีกเลี่ยงวันนั้นและเลือกวันอังคารหรือวันพุธแทน
นอกจากนี้ อย่าลืมเชิญบุคคลที่เกี่ยวข้องด้วย! ครั้งหนึ่ง ฉันลืมเชิญผู้ทดสอบคุณภาพ (QA tester) ซึ่งให้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา เราพลาดโอกาสที่ดีที่จะพัฒนาให้ดีขึ้นไปเพราะขาดเธอไป
ขั้นตอนที่ 2: เตรียมการล่วงหน้า
การเข้าร่วมประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุโดยปราศจากการเตรียมตัวอย่างเพียงพอไม่ใช่เรื่องที่ดีและอาจทำให้การประชุมไร้ประโยชน์ ผมเคยทำแบบนั้นมาก่อน และเชื่อผมเถอะ การประชุมนั้นไม่ได้คืบหน้าอะไรเลย
ตอนนี้ฉันมักจะ:
- ควรแจ้งวาระการประชุมให้ชัดเจนล่วงหน้า
- ส่งแบบสอบถาม 3 ข้อ: อะไรที่ทำได้ดี? อะไรที่ทำได้ไม่ดี? เราควรเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง?
- กำหนดบทบาทต่างๆ เช่น ผู้ดำเนินรายการ ผู้จดบันทึก และบางครั้งอาจรวมถึงผู้ควบคุมเวลาด้วย
การสำรวจนี้ประสบความสำเร็จอย่างมาก ผู้คนมักแบ่งปันเรื่องส่วนตัวที่พวกเขาจะไม่พูดต่อหน้ากลุ่ม การสำรวจนี้ช่วยให้คุณได้เปรียบและเปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดบรรยากาศที่เหมาะสม
น้ำเสียงในการประชุมมีความสำคัญมาก ครั้งหนึ่งผมเคยจัดประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุในห้องประชุมที่ดูเหมือนศาล การประชุมนั้นล้มเหลวโดยสิ้นเชิง เพราะทุกคนต่างปกป้องตัวเองและไม่มีใครอยากยอมรับความผิดพลาดของตนเอง
ตอนนี้ ผมเริ่มต้นทุกการประชุมด้วยการพูดว่า “นี่ไม่ใช่เรื่องของการกล่าวโทษ แต่เป็นเรื่องของการเรียนรู้” ผมต้องแน่ใจว่าได้มีการวางกฎพื้นฐานไว้แล้ว (ความเคารพ การให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ การไม่ชี้นิ้วกล่าวโทษ) และกล่าวชมเชยก่อน การยอมรับความสำเร็จจะสร้างบรรยากาศเชิงบวกและทำให้ผู้คนเปิดใจมากขึ้นในการพูดคุยเกี่ยวกับความท้าทาย
ฉันจะคลายความตึงเครียดด้วยเรื่องราวเล็กๆ เกี่ยวกับความผิดพลาดของฉันเอง ทีมโดยรวมจะเปิดใจมากขึ้นเมื่อมีความอ่อนแอเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการประชุมและปฏิบัติตามวาระการประชุมที่ชัดเจน (60-90 นาทีจะเหมาะสมที่สุด)
หากปราศจากโครงสร้างที่ชัดเจน การประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุอาจออกนอกประเด็นไปได้ ผมเคยเจอเหตุการณ์แบบนั้นมาแล้ว มันเจ็บปวดมาก นั่นเป็นเหตุผลที่ผมยึดวาระการประชุมที่เรียบง่าย
- บทนำ – วัตถุประสงค์ของการประชุม
- การกล่าวชมเชย – เพื่อยกย่องผลงานที่ผ่านมา
- การอภิปราย – อะไรที่ทำได้ดี อะไรที่ไม่ได้ผล และข้อเสนอแนะ
- สรุป – สรุปประเด็นสำคัญ และกำหนดแนวทางการดำเนินการ
บางครั้งฉันอาจตั้งเวลาเลยด้วยซ้ำ ถ้าเราติดอยู่กับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งนานเกินไป ตอนท้าย ฉันจะสรุปประเด็นสำคัญออกมาดังๆ ว่า “โอเค เราตกลงกันเรื่อง A, B และ C แล้วต่อไปนี้คือผู้รับผิดชอบ” ความชัดเจนแบบนี้ช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีใครสับสน
ขั้นตอนที่ 5: บันทึกทุกอย่าง
หนึ่งในความผิดพลาดที่ร้ายแรงที่สุดของผมคืออะไร? คือการจัดประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุที่ยอดเยี่ยม แต่แล้วข้อมูลเชิงลึกทั้งหมดก็หายไปเพราะไม่มีใครจดบันทึกไว้ หนึ่งเดือนต่อมา ปัญหาเดิมๆ ก็จะกลับมาอีกแน่นอน
ตอนนี้ ฉันจึงมอบหมายให้ใครคนหนึ่งเป็นผู้จดบันทึกโดยเฉพาะ ถ้าเป็นการสนทนาทางไกล ฉันจะบันทึกการสนทนา (โดยได้รับอนุญาต) และใช้ Plaud Note เพื่อถอดเสียงทุกอย่างโดยอัตโนมัติ มันจะบันทึกทุกรายละเอียด จัดระเบียบ และยังเน้นรายการที่ต้องดำเนินการด้วยความสามารถด้าน AI ของมันอีกด้วย มันเหมือนกับการมีสมาชิกในทีมเพิ่มอีกคนที่ไม่เคยลืมอะไรเลย
ควรเก็บบันทึกไว้ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน เช่น Google Docs หรือ Notion เพื่อให้ทั้งทีมสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 6: ปิดการประชุมและสรุปผลหลังการประชุม
การประชุมไม่ได้จบลงเมื่อทุกคนออกจากระบบ การสรุปการประชุมยังคงมีความสำคัญไม่แพ้กัน
ฉันนำบันทึกที่ถอดความแล้วมาเรียบเรียงเป็นรายงานสรุปหลังการประชุมอย่างง่ายโดยใช้ความสามารถด้าน AI ของ Plaud Note และแชร์ให้กับทั้งทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้วยวิธีนี้ แม้แต่ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมก็จะได้ทราบว่ามีการพูดคุยอะไรกันบ้าง
และนี่คือประเด็นสำคัญที่ควรสังเกต: ผมตั้งเตือนความจำเพื่อกลับมาทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำในรอบการทำงานหรือการวางแผนครั้งถัดไป มิเช่นนั้น รายการเหล่านั้นจะหายไปอย่างไร้ร่องรอย การติดตามผลแสดงให้เห็นว่าความคิดเห็นของผู้คนมีความสำคัญ และนั่นคือสิ่งที่ทำให้พวกเขามีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
รูปแบบของเอกสารสำหรับการประชุมวิเคราะห์สาเหตุหลังเกิดเหตุเป็นอย่างไร?
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ฉันลองมาทุกวิธีที่คิดออก ตั้งแต่สเปรดชีตขนาดใหญ่ไปจนถึงกระดาษโน้ตแปะผนัง และบอกตามตรงว่า วิธีที่เรียบง่ายที่สุดได้ผลดีที่สุด
นี่คือเทมเพลตที่ฉันใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก:
- ชื่อโครงการและวันที่
- ผู้เข้าร่วม
- อะไรที่ทำได้ดี
- สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้
- รายการดำเนินการ (พร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา)
- หมายเหตุ
สำหรับโครงการขนาดเล็ก ผมจะเพิ่มหัวข้อ “การทำงานร่วมกัน” และ “เครื่องมือ/กระบวนการ” ส่วนโครงการขนาดใหญ่ ผมอาจจะเพิ่มหัวข้อ “งบประมาณ” และ “ข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย”
ถ้าคุณต้องการทางลัด ชุมชนเทมเพลตของ Plaud มีเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมให้เลือกมากมาย พวกเขายังมีฟีเจอร์ "แปลงรูปภาพเป็นเทมเพลต" ด้วย ครั้งหนึ่งฉันเคยถ่ายรูปแบบฟอร์มกระดาษเก่าๆ แล้วมันก็กลายเป็นเทมเพลตดิจิทัลที่ใช้ซ้ำได้ภายในไม่กี่นาที (เหลือเชื่อมาก) มันช่วยประหยัดเวลาให้ฉันได้มากมายเลยทีเดียว
บทสรุป
การประชุมวิเคราะห์หลังโครงการมีจุดประสงค์หลักเพื่อการเรียนรู้ การเติบโต และการเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จในอนาคตที่ราบรื่นยิ่งขึ้น มากกว่าการวิเคราะห์โครงการอย่างละเอียด
วิธีการทั้งหกนี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนการวิเคราะห์หลังเกิดเหตุจากงานที่น่าเบื่อหน่ายให้กลายเป็นโอกาสในการเรียนรู้ที่แท้จริง ได้แก่ วางแผนล่วงหน้า เตรียมตัว กำหนดบรรยากาศที่เหมาะสม ปฏิบัติตามวาระการประชุม บันทึก และสรุปผล
นอกจากนี้ อย่าลืมเครื่องมือต่างๆ คุณสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนาได้อย่างต่อเนื่องด้วยระบบจดบันทึกอัตโนมัติ เช่น Plaud Note ซึ่ง จะบันทึกและจัดเรียงทุกอย่างให้คุณ ได้ประโยชน์มากขึ้น ลดความเครียดลง
ฉันรับรองว่าหลังจากที่คุณทำการวิเคราะห์สาเหตุอย่างละเอียดแล้ว คุณจะสงสัยว่าคุณเคยใช้ชีวิตอยู่ได้อย่างไรโดยปราศจากพวกเขา
คำถามที่พบบ่อย
การประชุมวิเคราะห์สาเหตุหลังเกิดเหตุคืออะไร?
การประชุมวิเคราะห์หลังโครงการเสร็จสิ้น (Postmortem meeting) คือการประชุมที่มีโครงสร้างชัดเจนซึ่งจัดขึ้นหลังโครงการเสร็จสิ้น เพื่อทบทวนความสำเร็จ ความท้าทาย และบทเรียนที่ได้รับ เพื่อให้ทีมสามารถปรับปรุงการทำงานในอนาคตได้
การประชุมหลังการเสียชีวิตมีชื่อเรียกอื่นว่าอะไร?
โดยทั่วไปมักเรียกกันว่า การทบทวนหลังเหตุการณ์ การสรุปผล หรือการประเมินผลหลังการปฏิบัติงาน
คุณจะนำการประชุมวิเคราะห์หลังเกิดเหตุอย่างไร?
เริ่มต้นด้วยความเห็นอกเห็นใจ กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน ปฏิบัติตามวาระการประชุมที่เป็นระบบ และส่งเสริมการมีส่วนร่วมจากทุกคน มุ่งเน้นที่การเรียนรู้และหาทางออก ไม่ใช่การกล่าวโทษ
