วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการบริหารเวลาในฐานะซีอีโอหรือผู้บริหาร

คุณไม่สามารถมอบหมายงานให้คนอื่นทำแทนสมองของคุณได้ และนั่นแหละคือปัญหา

ตารางงานของคุณเต็มไปด้วยการประชุมนับไม่ถ้วน กล่องจดหมายของคุณเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในชั่วข้ามคืน การตัดสินใจของคุณส่งผลกระทบต่อทุกคน แต่คุณก็ยังเป็นคนที่ต้องตัดสินใจอยู่ดี

ความเหนื่อยล้าไม่ได้เกิดจากวันที่ทำงานหนักเพียงวันเดียว แต่เกิดจากการใช้เวลาไปกับเรื่องต่างๆ มากมายโดยที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างคุ้มค่า

คู่มือการบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อช่วยคุณเอาชนะความท้าทายนี้ วิธีการด้านล่างนี้มุ่งเน้นการใช้เวลาของคุณให้คุ้มค่า ด้วยการรบกวนน้อยลง การตัดสินใจที่ดีขึ้น และพลังงานที่สม่ำเสมอมากขึ้นตลอดทั้งสัปดาห์ เมื่อคุณบริหารเวลาเหมือนเจ้าของ ไม่ใช่แค่ผู้ตอบสนอง บริษัทโดยรวมก็จะทำงานได้ดีขึ้น

ในฐานะซีอีโอหรือผู้บริหาร คุณบริหารจัดการเวลาอย่างไร?

คุณต้องการเวลาว่างจำนวนมากโดยไม่มีใครรบกวนเพื่อคิดและตัดสินใจได้อย่างชัดเจน แต่ตารางงานที่แน่นเอี้ยด คำขอต่างๆ ที่ไม่หยุดหย่อน รายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่มีวันจบสิ้น และการประชุมที่เกิดขึ้นในนาทีสุดท้าย ทำให้สิ่งนั้นแทบเป็นไปไม่ได้เลย

หากวันของคุณเต็มไปด้วยการอนุมัติ การอัปเดต และการแก้ไขปัญหาภายในทีม ตารางเวลาของคุณจะเริ่มบั่นทอนความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่ของคุณ

การบริหารเวลาเริ่มต้นด้วยการลดการเข้าถึงและควบคุมการไหลเวียนของข้อมูล ซึ่งรวมถึงการกำหนดช่วงเวลาในการตัดสินใจอย่างเป็นระบบและลดจำนวนการโทรซ้ำๆ หากไม่มีโครงสร้างดังกล่าว วันทำงานก็จะแตกกระจายไปด้วยการขัดจังหวะ และกลยุทธ์ก็จะถูกลดความสำคัญลงไปเพราะความเร่งด่วน ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการเติบโต

วิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพในฐานะซีอีโอหรือผู้บริหาร

คุณไม่ต้องการเวลาเพิ่ม คุณจำเป็นต้องจัดสรรเวลาที่คุณมีอยู่แล้วให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือวิธีการ

ใช้ประโยชน์จากการจัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เปลี่ยนรายการงานแบบตอบสนองต่อสถานการณ์ มาเป็นการจัดสรรเวลาอย่างเป็นระบบ

เริ่มต้นด้วยการเปิดปฏิทินของคุณและระบุช่องว่างที่แท้จริง นั่นคือช่วงเวลาระหว่างการประชุม การเดินทาง และภาระผูกพันส่วนตัว นั่นคือเวลาทำงานจริงของคุณ

จากนั้น กำหนดงานให้แต่ละช่อง โดยระบุงานที่คุณสามารถทำได้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด เป้าหมายคือการมอบหมายงานให้เวลาของคุณก่อนที่คนอื่นจะมาแย่งไป

จัดเรียงช่วงเวลาทำงานตามระดับความเข้มข้นของความคิดที่ต้องใช้ ใช้ช่วงเวลาสั้นๆ สำหรับงานต่างๆ เช่น การอนุมัติหรือการติดตามงาน สงวนช่วงเวลาที่ยาวกว่า—โดยเฉพาะช่วงเช้า—สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิและความคิดที่ชัดเจน ยิ่งคุณวางแผนการจัดวางเวลาทำงานอย่างตั้งใจมากเท่าไหร่ ผลงานของคุณก็จะยิ่งสม่ำเสมอมากขึ้นเท่านั้น

กำหนดตารางเวลาที่แน่นอนเพื่อเพิ่มผลผลิต

กำหนดเวลาสิ้นสุดการทำงานที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เช่น "เสร็จภายใน 17:30 น." วิธีนี้จะบังคับให้คุณต้องเลือก และผลักดันให้คุณวางแผนโดยมีข้อจำกัด แทนที่จะขยายเวลาทำงานเมื่อเกินเวลา ข้อจำกัดเหล่านี้จะสร้างความชัดเจน คุณจะรู้ว่าวันทำงานสิ้นสุดเมื่อใด ดังนั้นคุณจึงบริหารจัดการเวลาในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จากนั้น ยึดมั่นในแผนนั้น อย่าปรับเปลี่ยนเวลาสิ้นสุดวันของคุณ แต่ให้ปรับเปลี่ยนองค์ประกอบต่างๆ แทน หากงานใดไม่เหมาะสม ให้ย้ายงานอื่นเข้ามา หรือปฏิเสธงานนั้นไป ข้อจำกัดนี้จะบังคับให้เกิดการจัดลำดับความสำคัญในแบบที่ผู้บริหารส่วนใหญ่มักละเลย มันจะฝึกให้ทีมของคุณเคารพเวลาของคุณ และเมื่อเวลาผ่านไป มันจะสอนให้คุณทำเช่นเดียวกัน

การตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพเวลาเชิงกลยุทธ์

บันทึกเวลาที่คุณใช้จริง ไม่ใช่สิ่งที่คุณวางแผนไว้ แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

เลือกตารางเวลาหนึ่งสัปดาห์เต็มจากปฏิทินของคุณ ทำเครื่องหมายว่าอะไรคือสิ่งที่ตั้งใจทำและอะไรคือการตอบสนองต่อสถานการณ์ มองหาช่วงเวลาที่ใช้เวลานานเกินไปหรือสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นเลย นี่ไม่ใช่ภารกิจในการแก้ไขปัญหา แต่เป็นการหาความสอดคล้อง หากเวลาของคุณไม่ตรงกับลำดับความสำคัญ ผลลัพธ์ของคุณก็จะไม่ตรงกันเช่นกัน

วิเคราะห์ต้นทุนการประชุมของคุณ โดยนำอัตราค่าบริการรายชั่วโมงของผู้เข้าร่วมแต่ละคนมาคูณด้วยระยะเวลาการประชุม หากต้นทุนรวมไม่สอดคล้องกับผลลัพธ์ของการประชุม แสดงว่าต้องมีการเปลี่ยนแปลง ลดระยะเวลาการประชุม ลดจำนวนผู้เข้าร่วม และยกเลิกหากทำได้ การประชุมทุกครั้งควรให้คุณค่ามากกว่าต้นทุนในการดำเนินการ

ให้ความสำคัญกับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง

จัดสรรเวลาอย่างมีสมาธิเพื่อการคิดอย่างรอบคอบ นี่คือจุดเริ่มต้นของความชัดเจนเชิงกลยุทธ์และความก้าวหน้าอย่างแท้จริง

• ควรจัดสรรเวลาอย่างน้อย 60-90 นาทีในแต่ละวันธรรมดา ช่วงเช้าเป็นช่วงเวลาที่ดีที่สุด ก่อนที่วันจะผ่านไปอย่างรวดเร็ว
• ปรับระยะเวลาและจังหวะเวลาให้เหมาะสมกับฤดูกาลปฏิบัติงานของคุณ ในช่วงเดือนที่งานน้อย ให้ใช้เวลานานขึ้น ในช่วงเดือนที่งานมาก ให้คงระยะเวลาเดิมแต่ลดเวลาลงเล็กน้อย
• ใช้เวลานี้สำหรับงานที่มีผลกระทบสูง เช่น การร่างกลยุทธ์ การคิดเชิงโครงสร้าง หรือการแก้ปัญหาหลัก
• เปิดโอกาสให้เกิดความคิดใหม่ๆ หากมีไอเดียหรือความคิดสร้างสรรค์จากด้านอื่นเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน ให้พูดลงใน Plaud Note โดยไม่เสียสมาธิ จากนั้นก็ทำงานต่อไป

เมื่อต้องใช้สมาธิสูงในการร่างเอกสาร เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ หรือบันทึกวิสัยทัศน์ ลองใช้วิธีการพูดเพื่อบันทึกร่างแรกดู การพูดอาจเร็วกว่าการพิมพ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อความคิดยังไม่สมบูรณ์ Plaud Note จะบันทึกความคิดเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน ให้คุณได้ ข้อความเสียง เพื่อนำไปปรับแต่งต่อในภายหลัง เป็นจุดเริ่มต้นที่รวดเร็วและคงความชัดเจนลื่นไหล

ปฏิสัมพันธ์ที่มีโครงสร้าง

การสนทนาที่ไม่มีโครงสร้างจะทำให้เสียเวลาอย่างรวดเร็ว คำถามสั้นๆ เพียงไม่กี่ข้ออาจทำให้คุณเสียสมาธิไปทั้งเช้า ดังนั้น ควรตั้งช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับการรับฟังความคิดเห็นจากทีม เช่น ในช่วงเวลาทำการ และจัดขึ้นทุกสัปดาห์ในเวลาที่สม่ำเสมอ วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณเข้าถึงคุณได้โดยไม่ต้องถูกขัดจังหวะ เมื่อสมาชิกในทีมรู้ว่าควรนำปัญหามาปรึกษาคุณเมื่อใดและอย่างไร พวกเขาก็จะเตรียมตัวได้ดีขึ้น คุณจะได้คำถามที่ชัดเจนขึ้นและคำถามซ้ำซ้อนน้อยลง

เมื่อพูดถึงการประชุม ให้ใช้การประชุมแบบตัวต่อตัวและการประชุมข้ามระดับเพื่อสร้างความสอดคล้อง ไม่ใช่แค่การอัปเดตข้อมูล ตรวจสอบอุปสรรค สัญญาณความไว้วางใจ และจุดบอด การประชุมเหล่านี้เป็นเลนส์ที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณเห็นว่าสิ่งต่างๆ กำลังดำเนินไปอย่างไร ควรจัดการประชุมให้สั้น แต่ต้องมีจุดประสงค์ และควรเปิดโอกาสให้มีการทบทวนด้วย

Plaud Note ช่วยให้การติดต่อสื่อสารที่มีโครงสร้างเหล่านี้มีประสิทธิภาพและจัดการได้ง่ายยิ่งขึ้น นี่คือวิธีการ:

• วิเคราะห์ต้นทุนการประชุม บันทึกและถอดเสียงการประชุมโดยอัตโนมัติ ด้วย บทสรุปจาก AI คุณจะได้รับขั้นตอนต่อไป รายการดำเนินการ และการตัดสินใจที่ชัดเจนโดยไม่ต้องมอบหมายให้ใครจดบันทึก ทำให้การทบทวนการประชุมง่ายขึ้นและให้เหตุผลได้ง่ายขึ้น
• ให้คำปรึกษาในช่วงเวลาทำการ เมื่อมีคนนำเสนอประเด็นหรือความคิด ให้บันทึกการสนทนาแบบเรียลไทม์ บันทึกสิ่งที่พูดคุยกัน สิ่งที่คุณตัดสินใจ และใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนต่อไป
• การถอดเสียงอัตโนมัติ เลิกพึ่งพาความจำ ด้วย Plaud คุณจะมีบันทึกที่สามารถแชร์ได้โดยไม่ทำให้การประชุมช้าลง
• ระบบสรุปและบันทึกงานอัตโนมัติด้วย AI หลังการประชุม เปิดดูสรุป ตรวจสอบประเด็นสำคัญ ค้นหาและดึงข้อมูลการดำเนินการที่สำคัญออกมา
• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดความขัดแย้ง ปรับปรุงการจดจำ ประหยัดเวลา และทำให้ทีมเข้าใจตรงกัน Plaud Note ช่วยสร้างโครงสร้างโดยไม่ทำให้คุณช้าลง แม้แต่เพียงนาทีเดียว

บูรณาการองค์ประกอบสำคัญของชีวิต

วิธีการจัดการเวลาของคุณส่งผลกระทบต่อชีวิตของคุณทั้งหมด แม้แต่สิ่งต่างๆ นอกเหนือจากงานของคุณ หากคุณละเลยเรื่องนี้ ระบบก็จะพังทลาย ไม่ว่าปฏิทินจะดูมีประสิทธิภาพแค่ไหนก็ตาม

การออกกำลังกายควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก วางแผนการออกกำลังกายเหมือนกับการประชุมสำคัญๆ การออกกำลังกายก่อนอาหารเย็นได้ผลดี เพราะเป็นการเปลี่ยนผ่านระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว ช่วยให้จิตใจสงบ และคลายความตึงเครียดที่สะสมมา การออกกำลังกายจึงไม่ใช่แค่เรื่องของสมรรถภาพทางกายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเฉียบคมของสมอง ความอดทนทางจิตใจ และสุขภาพที่ดีในระยะยาวด้วย

ต่อไปคือการนอนหลับ การนอนหลับที่มีคุณภาพไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนการกดสวิตช์ สร้างกิจวัตรที่ช่วยให้คุณผ่อนคลายในแบบเดียวกันทุกคืน หากคุณมีปัญหาเรื่องนอนไม่หลับหรือนอนหลับไม่สนิท อย่าพยายามนอนหลับให้สมบูรณ์แบบ แต่ให้มุ่งเน้นไปที่รูปแบบการทำงานแบบค่อยเป็นค่อยไป: ทำงานเป็นเวลาสม่ำเสมอและตั้งความคาดหวังที่เป็นจริง เมื่อเวลาผ่านไป รูปแบบนี้จะช่วยปกป้องพลังงานของคุณได้ดีกว่าการฝืนฝืนทำงานจนเหนื่อยล้า

ความยืดหยุ่นทางจิตใจมาจากการปกป้องเวลาของคุณ เมื่อมีบางสิ่งทำให้คุณเสียสมาธิ เช่น การโทรที่ตึงเครียด หรือการส่งงานล่าช้า อย่าปล่อยให้มันกินเวลาชั่วโมงถัดไปของคุณไป ช่วงเวลาที่แย่ไม่ได้ทำให้คุณได้รับเวลาเพิ่มเพียงเพราะมันรู้สึกรุนแรง จดบันทึก เรียนรู้จากมัน และเริ่มต้นงานต่อไป ความสนใจของคุณคือสกุลเงิน จงใช้มันอย่างระมัดระวัง

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ไม่มีระบบตายตัว การบริหารเวลาของคุณควรปรับเปลี่ยนไปตามการเปลี่ยนแปลงของชีวิต ทีมงาน และความรับผิดชอบของคุณ

การทดลองเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ ดังนั้นอย่ากลัวที่จะลองใช้เครื่องมือใหม่ๆ ลองจัดตารางเวลาในแต่ละวันใหม่ เปลี่ยนจังหวะการทำงานของคุณตามพลังงานที่แท้จริงของคุณ ไม่ใช่ตามแบบที่คุณคิดว่าควรจะเป็น ลองทำสิ่งเหล่านี้เหมือนการทดสอบเล็กๆ น้อยๆ คือการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่ให้ผลตอบรับอย่างรวดเร็ว

ลองคิดเป็นทศวรรษ ไม่ใช่แค่เป็นวัน นั่นคือวิธีการทำงานของประสิทธิภาพที่แท้จริง คุณจะผ่านช่วงต่างๆ ได้แก่ ช่วงทำงานประสิทธิภาพสูง ช่วงบำรุงรักษา ช่วงพักผ่อน และช่วงปรับสมดุล สร้างโซลูชันการบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารที่ยืดหยุ่นไปตามชีวิต เพราะชีวิตจะดำเนินต่อไปไม่ว่าคุณจะมีอะไรให้ทำก็ตาม

นี่คือคำแนะนำบางประการ:

• อย่าไล่ตามช่วงเวลาที่ออกกำลังกายหนักมากเป็นพิเศษ ให้ติดตามความพยายามที่สม่ำเสมอมากกว่า
• จัดสรรเวลาสำหรับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูงในแต่ละวัน แม้จะเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ก็ตาม
• แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก จงให้ความสำคัญกับหน้าที่หลักของคุณต่อไป
• ให้เครื่องมืออย่าง Plaud Note ช่วยลดภาระทางความคิด เพื่อให้คุณสามารถทุ่มเทพลังงานไปกับการลงมือทำได้อย่างเต็มที่

เมื่อสิ่งต่างๆ ผิดเพี้ยนไปจากแผน ไม่ว่าจะเป็นการเดินทาง ความเจ็บป่วย หรือเรื่องครอบครัว จงกลับมาสู่จังหวะชีวิตของคุณ ความก้าวหน้าย่อมดีกว่าความสมบูรณ์แบบเสมอ

แนวคิดพื้นฐาน: เวลาคือการลงทุนที่สำคัญที่สุดของคุณ

ในระดับผู้บริหาร เวลาไม่ใช่สิ่งที่คุณใช้ไป แต่เป็นสิ่งที่คุณบริหารจัดการ คุณต้องเลิกคิดแบบพนักงานรับเงินเดือน และเริ่มทำงานเหมือนเจ้าของกิจการ

เวลาเปรียบเสมือนสกุลเงิน ในแต่ละวัน คุณจะได้รับเงินฝากคงที่ คุณไม่สามารถหาเวลาเพิ่มได้ แต่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะใช้เวลาเหล่านั้นอย่างไร บางส่วนใช้สำหรับการตัดสินใจ บางส่วนใช้สำหรับวางกลยุทธ์ และบางส่วนใช้สำหรับการฟื้นฟู ผลตอบแทนจากการลงทุนเหล่านั้นจะเพิ่มพูนขึ้นเรื่อยๆ หรืออาจทำให้คุณล้มเหลวหากลงทุนไม่ดี

ซื้อเวลาคืนเมื่อใดก็ตามที่เหมาะสม จ้างผู้ช่วย มอบหมายงานด้านปฏิบัติการให้ภายนอก ลดขั้นตอนที่การมอบหมายงานให้คนอื่นทำได้ดีกว่า แต่จงอย่าซื้อเวลาเพียงเพื่อความสะดวกสบายเท่านั้น จงซื้อเวลาเมื่อเวลาที่คุณได้มานั้นสามารถนำไปใช้กับงานที่มีคุณค่าสูงกว่า—งานที่คุณเท่านั้นที่ทำได้ นั่นคือวิธีที่คุณจะพัฒนาบทบาทของคุณแทนที่จะแค่เติมเต็มบทบาทนั้น

คิดแบบนักลงทุน ถามตัวเองว่า: ชั่วโมงนี้จะสร้างผลลัพธ์อะไร? การประชุมครั้งนี้จะผลักดันเราไปในทิศทางใด? งานนี้ทำให้ฉันเสียเวลาหรือพลังงานไปเท่าไหร่? เมื่อคุณมองเวลาเป็นสินทรัพย์ คุณก็จะหยุดเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ

การบริหารเวลาในระดับผู้บริหารหมายถึงการตัดสินใจอย่างมีจุดหมาย โครงสร้างช่วยปกป้องพลังงาน ขอบเขตช่วยลดการสิ้นเปลือง เครื่องมืออย่าง Plaud Note ช่วยสนับสนุนสิ่งนี้โดยการลดอุปสรรคในระหว่างการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูงและการตัดสินใจ เมื่อคุณมองเวลาเป็นสินทรัพย์ คุณจะสามารถจัดสรรเวลาไปสู่การทำงานที่สำคัญที่สุดได้

ซื้อเลยตอนนี้

คำถามที่พบบ่อย: การบริหารเวลาของผู้บริหารระดับสูงและซีอีโอ

ซีอีโอทำงานวันละกี่ชั่วโมง?

โดยเฉลี่ยแล้ว ซีอีโอส่วนใหญ่ทำงานประมาณ 9-10 ชั่วโมง ซึ่งรวมถึงการประชุมตามกำหนดการ อีเมล การเดินทาง และการตัดสินใจนอกเวลาทำการ บางคนอาจทำงานนานกว่านั้น แต่การทำงานล่วงเวลาไม่ได้หมายความว่าผลงานจะดีขึ้นเสมอไป

เหตุใดการบริหารเวลาจึงมีความสำคัญสำหรับซีอีโอ?

เพราะทุกนาทีที่คุณใช้ไปนั้นกำหนดทิศทางของผู้อื่น เวลาของคุณขับเคลื่อนความสอดคล้อง ความเร็วในการตัดสินใจ และการมุ่งเน้นของทีม การใช้เวลาอย่างไม่เหมาะสมของผู้บริหารส่งผลกระทบต่อทุกคนและทุกสิ่งทุกอย่าง

ซีอีโอควรใช้เวลาไปกับเรื่องอะไรบ้าง?

กลยุทธ์ การสรรหาบุคลากร การสื่อสาร และการตัดสินใจ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบข้อมูล การให้คำแนะนำแก่ผู้นำ การกำหนดลำดับความสำคัญ และการขจัดอุปสรรคต่อความสำเร็จ สิ่งใดก็ตามที่อยู่นอกเหนือขอบเขตหลักนี้ ควรมีการมอบหมายหรือตัดออกไป