ที่ปรึกษาด้านการวางผังเมือง ที่ปรึกษาทางการเงิน และนักเขียนนิยายอาชญากรรม มีอะไรที่เหมือนกันบ้าง?
พวกเขาได้สร้างอาชีพของตนเองบนพื้นฐานของความเชี่ยวชาญที่ลึกซึ้ง ความสัมพันธ์ที่ได้รับการปลูกฝังมาอย่างดี และความเต็มใจที่จะรับโทรศัพท์ได้ตลอดเวลา พวกเขาเป็นผู้ประกอบการอิสระที่มีความทะเยอทะยานและชอบดำเนินธุรกิจตามเงื่อนไขของตนเอง นอกจากนี้พวกเขายังมีทักษะการสนทนาที่ยอดเยี่ยม ในแต่ละวันของพวกเขาเต็มไปด้วยการโทรหาลูกค้า การเจรจา การให้คำปรึกษา และการสัมภาษณ์
และพวกเขาก็ต้องการผู้ช่วยด้านธุรการอย่างมาก
เดฟ วิลเลียมส์ คือทั้งสามอย่าง เขาพบผู้ช่วยของเขาในอุปกรณ์ขนาดเท่าบัตรเครดิต
ชายคนเดียว บริหารธุรกิจสองแห่ง ไม่มีค่าใช้จ่ายส่วนเกิน
เดฟ ซึ่งอาศัยอยู่ในเมืองเซอร์ไพรส์ รัฐแอริโซนา ดำเนินธุรกิจ W3 Planning มานานกว่า 10 ปีแล้ว ธุรกิจนี้เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานทางกฎหมายอย่างละเอียดสำหรับผู้ให้กู้ที่ประเมินอาคารชุด นิคมอุตสาหกรรม บ้านพักคนชรา และศูนย์การค้าเชิงพาณิชย์อื่นๆ เป็นงานที่พิถีพิถันและมีความเชี่ยวชาญสูง แฟ้มเอกสารหนา 2 นิ้วจึงไม่ใช่เรื่องแปลก เช่นเดียวกับรายการตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมาย 5 หน้า
ธุรกิจที่สองของเขาคือการให้คำปรึกษาด้านการบริหารความมั่งคั่งทางการเงิน เดฟทำงานในฐานะตัวแทนอิสระที่ได้รับใบอนุญาต โดยเน้นการให้ความรู้ ไม่ใช่การขายสินค้า การให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าแต่ละรายใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงโดยไม่มีสคริปต์ เดฟเข้าใจว่าลูกค้าแต่ละรายมีความแตกต่างกัน และเขาต้องการให้คำแนะนำโดยอิงจากความต้องการเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย
ระหว่างธุรกิจทั้งสอง เดฟทำงานตลอดเวลา ไม่มีเวลาทำงานแบบ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น ถ้าลูกค้าอยากคุยตอน 8 โมงเย็น เขาก็รับสาย นั่นคือสิ่งที่ทำให้เขาแตกต่าง และเป็นสิ่งที่ทำให้งานด้านบริหารจัดการของเขาหนักหน่วง ทุกการโทรสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ ทุกการประชุมสร้างข้อผูกมัด และเป็นเวลาหลายปีที่เดฟติดตามทุกอย่างด้วยมือ
“มีโน้ตนับร้อยๆ แผ่นเลยครับ” เขากล่าว “ทั้งหมดเขียนด้วยลายมือ”
การค้นหาระบบที่ดีกว่าของเดฟนำเขามาสู่ Plaud ระบบนี้ช่วยให้เดฟได้สิ่งที่ผู้ประกอบการอิสระทุกคนขาดแคลนกลับคืนมา นั่นคือ เวลา งานธุรการน้อยลง ชั่วโมงทำงานที่คิดค่าบริการได้มากขึ้น งานที่ไม่จำเป็นลดลง แต่ธุรกิจยังคงเติบโต
จากบทสนทนาสู่การจัดเก็บเอกสารลูกค้าภายในไม่กี่นาที
ตอนนี้งานของเดฟดำเนินไปอย่างราบรื่นเหมือนนาฬิกา: การโทรสิ้นสุดลง เขาจึงกดสร้างรายงาน สรุปก็จะปรากฏขึ้น เขาย้ายมันไปยังโฟลเดอร์โครงการที่ถูกต้อง และดาวน์โหลดสำเนาสำหรับใช้งานไปยังไฟล์ของลูกค้า เมื่อถึงเวลาที่การโทรครั้งต่อไปเริ่มต้นขึ้น รายงานครั้งล่าสุดก็จะถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วนแล้ว
“มันเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานของผม” เขากล่าวด้วยความมั่นใจอย่างชำนาญ มันไม่ใช่ขั้นตอนที่เขาจำได้ว่าต้องทำ แต่ถ้าเขาลืมทำ เขาก็จะสังเกตเห็นทันที
เพื่อให้งานทั้งหมดเป็นระเบียบ เดฟจึงบันทึกบทสนทนาของเขาไว้ในโฟลเดอร์ แต่ละโครงการจะมีโฟลเดอร์ของตัวเอง พร้อมด้วยบันทึกการสนทนา สรุป และเอกสารที่สนับสนุนทุกการตัดสินใจของเขา ในการบริหารความมั่งคั่ง มีบันทึกการปฏิบัติตามกฎระเบียบอยู่เบื้องหลังทุกการตัดสินใจ: มีการพูดคุยอะไรกันบ้าง มีการแนะนำอะไร และทำไมจึงเหมาะสมสำหรับบุคคลนั้นในเวลานั้น “มันไม่ได้จบลงแค่ตอนที่ผมติ๊กช่อง” เดฟกล่าว “ยังมีข้อมูลอีกมากมายที่ต้องอยู่เบื้องหลัง” และ Plaud สร้างข้อมูลเหล่านั้นได้ภายในไม่กี่นาที ไม่ใช่หลายชั่วโมง
สำหรับการจัดการงานประจำวัน เดฟได้สร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองที่ทำหน้าที่เฉพาะเจาะจงอย่างหนึ่ง คือ จัดเรียงบันทึกที่เขาพูดตามคำบอกเป็นหมวดหมู่ตามลำดับความสำคัญ กำหนดเวลาโดยประมาณ และคำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมดสำหรับวันนั้นๆ “ผมสามารถพูดได้ว่า ‘วันนี้เราจะนัดพบกับลูกค้าเพื่อพูดคุยเรื่องการเงิน – หนึ่งชั่วโมง’ แล้วมันก็จะกรองไปอยู่ในคอลัมน์ที่ถูกต้อง” เขาอธิบาย เทมเพลตนี้จะแสดงรายการงานที่แบ่งเป็นหมวดหมู่ เวลาทั้งหมดต่อหมวดหมู่ และการประมาณการรายวันอย่างครบถ้วน ซึ่งเขานำไปใส่ในเอกสาร Word เพื่อพิมพ์ออกมา – บางอย่างก็ดีกว่าเมื่อใช้ปากกาและกระดาษ เช่น การติ๊กในช่องสิ่งที่ต้องทำ
สำหรับโครงการระยะยาวที่ซับซ้อน เดฟได้สร้าง GPT แบบกำหนดเอง โดยใช้ผลลัพธ์จาก Plaud เป็นวัตถุดิบในการติดตามสถานะปัจจุบันและสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป การบันทึกเหล่านี้กลายเป็นส่วนเชื่อมโยงตลอดระยะเวลาการทำงานหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน
ในภาคสนาม: ลูกค้าด้านการวางผังเมืองรายหนึ่งของเดฟประสบปัญหาข้อพิพาททางกฎหมายกับเจ้าหน้าที่ เดฟโทรศัพท์เพียงครั้งเดียว บันทึกเสียงผ่านระบบ Plaud และได้รับสำเนาถอดเสียงและสรุปข้อมูลส่งให้ลูกค้าภายในไม่กี่นาทีเพื่อเป็นหลักฐาน “การที่สามารถถอดเสียงการสนทนาแบบนั้นได้ทันทีและส่งให้ลูกค้าเพื่อปกป้องลูกค้าของผม” เขากล่าว “มันยอดเยี่ยมมาก” ไม่ต้องรอจนกว่าจะกลับถึงโต๊ะทำงาน ไม่ต้องพยายามเรียบเรียงบทสนทนาจากความทรงจำ ไม่ต้องวุ่นวายกับการยืนยัน การโทรนั้นเองกลายเป็นหลักฐาน
การเขียนหนังสืออาชญากรรมจริงร่วมกับพลอว์ด
แล้วก็ยังมีหนังสืออีกด้วย
เดฟกำลังเขียนหนังสือเกี่ยวกับคดีฆาตกรรมที่เขาไขปริศนาได้ด้วยตัวเอง ซึ่งเป็นคดีจากเมืองสกอตส์เดลในยุค 1960 ที่เดฟเติบโตมา หญิงสาวชื่อแมเรียน โรบินสัน หายตัวไป ร่างของเธอถูกพบในคลองร้างในที่สุด เบาะแสทั้งหมดชี้ไปที่คนๆ หนึ่ง แต่ก็ไม่มีหลักฐานที่แน่ชัด คดีนี้สร้างความตกตะลึงให้กับชุมชน สร้างความหวาดหวั่นให้กับนักสืบ และสุดท้ายก็เงียบหายไป
"สุดท้ายแล้วมันก็เหมือนกับฮันนิบาล เล็กเตอร์นั่นแหละ" คือคำที่เขาใช้บรรยายการฆาตกรรมครั้งนั้น
หลายปีต่อมา เดฟได้เข้ามาเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้ผ่านงานของเขา สิ่งที่เริ่มต้นจากการวิจัยกลับกลายเป็นสิ่งที่กินเวลามากขึ้น: การสืบสวนเชิงลึกในรายละเอียดที่ถูกฝังกลบ ปกปิด หรือถูกลืมเลือนไป รายงานของตำรวจฉบับดั้งเดิมเขียนด้วยลายมือ มีอายุหลายสิบปี และไม่สามารถแปลงเป็นดิจิทัลด้วยวิธีการทั่วไปได้ ดังนั้นเดฟจึงอ่านออกเสียงลงใน Plaud สร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองสำหรับผลลัพธ์ และแปลงหมึกบนกระดาษจากยุค 1960 ให้เป็นข้อความดิจิทัลที่มีโครงสร้างและค้นหาได้
"ผมพยายามใช้ความคิดสร้างสรรค์ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้" เขากล่าว
เราไม่ได้สร้าง Plaud ขึ้นมาโดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะเพื่อการวิจัยคดีที่ค้างคาอยู่ แต่เราออกแบบ Plaud เพื่อช่วยให้ผู้คนบันทึก ประมวลผล และจัดทำเอกสารบริบทในโลกแห่งความเป็นจริง และเปลี่ยนให้เป็นข้อมูลที่ใช้งานได้ซึ่งขับเคลื่อนการทำงานบนพื้นฐานความรู้
รายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันที่เขียนขึ้นเองในรถ
ความคิดที่ดีที่สุดของคนส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดขึ้นที่โต๊ะทำงาน และเดฟก็เช่นกัน ในระหว่างขับรถตอนเช้า เขาจะเปิดเครื่องบันทึกเสียงและพูดคุยถึงสิ่งที่จะทำในแต่ละวัน: ลำดับความสำคัญ การประมาณเวลา ใครควรโทรหา และต้องติดตามเรื่องอะไรบ้าง ใช้เวลาเพียงเจ็ดนาที ทุกอย่างก็ถูกบันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว
“ผมเอาบันทึกจาก Plaud มาใส่ใน Word ปรับรูปแบบ แล้วก็พิมพ์ออกมา” เขาอธิบาย จากบันทึกเสียงในรถ กลายเป็นรายการงานที่จัดหมวดหมู่และประมาณเวลาไว้บนโต๊ะทำงานของเขาในทุกเช้า ก่อนการโทรครั้งแรก
“สมองผมก็ทำงานแบบนั้นแหละ” เขากล่าว “มันกระจัดกระจายไปทั่ว” พลาวด์ไม่ได้ขอให้เขาชะลอความเร็วหรือคิดอย่างเป็นเส้นตรง แต่มันจับเอาวิธีการทำงานจริง ๆ ของเขามาถ่ายทอดให้เขาในรูปแบบที่เขาสามารถนำไปใช้ได้
เวลาและพื้นที่ว่างในสมอง: ผลตอบแทนจากการลงทุนแบบง่ายๆ
เมื่อถูกถามว่า Plaud เปลี่ยนแปลงอะไรไปบ้างสำหรับเขา เดฟตอบโดยไม่ลังเลเลยว่า "มันช่วยประหยัดเวลา มันช่วยลดภาระทางจิตใจ และที่สำคัญที่สุดคือ มันเป็นผู้ช่วย AI ของผมอย่างแท้จริง"
สำหรับคนที่บริหารธุรกิจที่ต้องติดต่อกับลูกค้าสองแห่ง การคำนวณนั้นตรงไปตรงมา ทุกนาทีที่ Plaud ประหยัดไปกับการจัดทำเอกสาร คือนาทีที่เขาสามารถใช้ไปกับงานที่คิดค่าบริการได้ ทุกการโทรที่เขาไม่ต้องจำซ้ำ คือลูกค้าที่เขาสามารถให้บริการได้เร็วขึ้น
"นี่คือผู้ช่วยด้านการบริหารของผม" เขากล่าว "นี่คือสิ่งที่จดบันทึกให้ผม จัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำ งาน และจัดการทุกอย่างให้ผม"
ส่วนใหญ่แล้ว เดฟจะพก Plaud Note Pro ไว้ที่ด้านหลังโทรศัพท์เสมอ พร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เมื่อสถานการณ์ต้องการความสะดวกสบายหรือใช้งานแบบไม่ต้องใช้มือ เขาก็จะหนีบ NotePin ไว้ที่ปกเสื้อและปล่อยให้มันทำงาน เขายังคงใช้สมุดวางแผนประจำวันแบบกระดาษและจดบันทึกด้วยลายมือ แต่การทำงานหนักที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมง ตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที และธุรกิจของเขาก็ยังคงดำเนินไปในแบบที่เขาตั้งใจไว้ คือ เป็นอิสระ มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามเงื่อนไขของเขาเอง
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลงานของเดฟได้ที่ w3planning.org และติดตามหนังสือแนวอาชญากรรมจริงเล่มใหม่ของเขาได้ ที่ boundbysecrets.com
