ประสบการณ์ที่น่าหงุดหงิดนั้นสอนให้ฉันรู้ว่าเราไม่สามารถพึ่งพาความทรงจำของเราได้ทั้งหมด และการบันทึกเสียงหรือจดบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยป้องกันปัญหานี้ได้ ฉันคิดว่าการบันทึกการประชุมทีมมีความสำคัญพอๆ กับการจดบันทึกเป้าหมายที่เราจะทำให้สำเร็จ
สิ่งนี้จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทีมหรือองค์กรที่คุณทำงานด้วย ไม่ว่าจะเป็นทีมแบบผสม ทีมขนาดเล็ก ทีมขนาดใหญ่ หรือแม้แต่การพูดคุยเกี่ยวกับโครงการที่ซับซ้อน เราทุกคนจำเป็นต้องจดบันทึกการประชุมทีม เพราะมันช่วยเพิ่มความสามารถในการขยายขนาดและประสิทธิภาพการทำงาน
ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงทุกสิ่งที่ผมได้เรียนรู้และประสบการณ์มาตลอดหลายปีเกี่ยวกับการบันทึกการประชุมทีมอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การใช้ฟีเจอร์ในตัวของซอฟต์แวร์ ไปจนถึงการใช้ทางเลือกอื่น ๆ เช่น Plaud Note เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อคุณเข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ ที่ได้อธิบายไว้ที่นี่ คุณจะสงสัยว่าทำไมคุณถึงไม่รู้เรื่องนี้มาก่อน
วิธีบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams ทำอย่างไร?
ครั้งแรกที่ฉันพยายามบันทึกการประชุมทีมใน Microsoft Teams เป็นวันที่ฉันไม่มีวันลืม เพราะเป็นครั้งแรก ฉันเลยทำพลาดอย่างมากจนแทบไม่เชื่อสายตาตัวเอง แต่เมื่อฉันเริ่มบันทึกได้สำเร็จ ฉันก็เสียเวลาทำงานไปแล้วประมาณ 15 นาที แต่การบันทึกเริ่มต้นได้ดี ช่วยแก้ปัญหาเรื่องที่เสียเวลาไปได้ ดังนั้นวันนี้ฉันจะมาแนะนำวิธีการบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams ทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Teams แล้วไปที่ปฏิทิน
หลายคนมักทำผิดพลาดตรงนี้: พวกเขาเข้าไปในหน้าต่างแชทโดยคิดว่าตัวเลือกการบันทึกอยู่ตรงนั้น แต่จริงๆ แล้วคุณต้องไปที่ปฏิทิน Teams ก่อน จากนั้นคุณจะเห็นการประชุมที่กำหนดไว้ (สร้างการประชุมใหม่) คลิกที่การประชุมนั้น แล้วคุณจะเห็นปุ่ม "เข้าร่วม" ง่ายใช่ไหม? คิดว่าขั้นตอนนี้เป็นการวอร์มร่างกายก่อนการออกกำลังกายจริง
ขั้นตอนที่ 2: เข้าร่วมการประชุมที่คุณต้องการบันทึก
เมื่อคุณคลิก “เข้าร่วม” โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับการตั้งค่าเสียงและกล้องตามต้องการแล้ว ก่อนที่จะคลิกปุ่มเข้าร่วมขั้นสุดท้าย ฉันเคยเข้าร่วมการประชุมโดยปิดไมค์ไว้ และสงสัยว่าทำไมฉันไม่ได้ยินเสียงตัวเองอยู่ห้านาที น่าอึดอัดใจมาก แต่เรื่องมันเป็นอย่างนี้: คุณไม่สามารถบันทึกได้จนกว่าคุณจะอยู่ในห้องประชุมอย่างเป็นทางการแล้ว
ขั้นตอนที่ 3: เตรียมเนื้อหาให้พร้อมก่อนบันทึก
นี่เป็นเคล็ดลับสั้นๆ ที่ผมเรียนรู้มาจากการลองผิดลองถูก: ถ้าคุณจะแชร์สไลด์ กระดานไวท์บอร์ด หรือหน้าจอของคุณ ให้เปิดมันก่อนเริ่มบันทึก ทำไม? เพราะ Teams ไม่รอคุณ เมื่อจุดสีแดงนั้นเริ่มบันทึกแล้ว ทุกสิ่งที่คุณทำจะถูกบันทึกไว้หมด ผมเคยเสียเวลาบันทึกไปมากกับการค้นหาไฟล์ PowerPoint ในโฟลเดอร์ต่างๆ ความจำแย่จริงๆ
ขั้นตอนที่ 4: เริ่มบันทึกการประชุม
เมื่อเข้าสู่การประชุมแล้ว ให้คลิกที่ "การดำเนินการเพิ่มเติม" (จุดสามจุด) ในแถบเครื่องมือด้านบน จากนั้นเลือก "เริ่มบันทึก" จะมีข้อความแจ้งเตือนเล็กๆ ปรากฏขึ้นเพื่อให้ทุกคนทราบว่ากำลังบันทึกการประชุมอยู่ (ใช่แล้ว Teams ไม่ให้คุณแอบบันทึก) และจะรู้สึกว่าการบันทึกเสร็จสมบูรณ์เมื่อแบนเนอร์การบันทึกปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 5: หยุดและบันทึกการบันทึก
เมื่อเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่เมนู "การดำเนินการเพิ่มเติม" เดิม แล้วเลือก "หยุดการบันทึก" Teams จะประมวลผลวิดีโอโดยอัตโนมัติและบันทึกไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรของคุณ ไม่ต้องตกใจหากคุณหาไม่เจอในทันที โดยปกติแล้วจะใช้เวลาสักครู่จึงจะปรากฏขึ้น เคล็ดลับ: อย่าลืมบุ๊กมาร์กตำแหน่งที่บริษัทของคุณจัดเก็บการบันทึก เพราะฉันเคยเสียเวลาครึ่งชั่วโมงในการค้นหาใน SharePoint ราวกับว่ากำลังค้นหาสมบัติที่ถูกฝังอยู่
วิธีบันทึกการประชุม Teams ด้วย Plaud Note ทำอย่างไร?
การบันทึกใน Microsoft Teams นั้นเจ๋งดี แต่ก็ไม่ได้ยืดหยุ่นเสมอไป ผมจำได้ว่าเคยติดปัญหาครั้งหนึ่งเพราะผู้ดูแลระบบไอทีของผมไม่ได้เปิดใช้งานตัวเลือก "บันทึก" เป็นฝันร้ายเลยทีเดียว อีกครั้งหนึ่งที่ผมไม่ได้จ่ายค่าแพ็กเกจที่อัปเกรดแล้ว ผมก็บันทึกไม่ได้เลย มันเจ็บปวดมาก นั่นแหละคือตอนที่ผมค้นพบเครื่องมืออย่าง Plaud Note โดยพื้นฐานแล้วมันคือเครื่องบันทึกขนาดเล็กที่ใช้ AI ในการทำงาน ใช้งานได้กับ Teams, Zoom, Google Meet, การโทรศัพท์ และแม้แต่การแชทแบบเห็นหน้ากัน ไม่มีข้อจำกัด ไม่มีปัญหา "เฉพาะโฮสต์" ถ้าคุณเบื่อที่จะถูกจำกัดด้วยกฎของ Teams อุปกรณ์เล็กๆ ชิ้นนี้จะเป็นตัวช่วยชีวิตเลยทีเดียว
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเครื่อง Plaud Note ของคุณ
มันเป็นอุปกรณ์ขนาดเล็ก ดังนั้นไม่ต้องคิดมาก กดปุ่มเปิดปิดค้างไว้สองสามวินาทีจนกว่าไฟจะกระพริบ
ขั้นตอนที่ 2: เลือกโหมดการบันทึกที่เหมาะสม
ตรงนี้แหละที่น่าสนใจ Plaud Note มีโหมดที่ปรับให้เหมาะกับกิจกรรมของคุณ รวมถึงการประชุมออนไลน์ การโทรศัพท์ และการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน ครั้งแรกที่ผมทดสอบ ผมเลือกโหมดผิด “ การบันทึกการโทร ” แทนที่จะเป็น “ ฉันเคยลองใช้โหมด " บันทึกเสียงหน้างาน " แล้วสุดท้ายก็ได้แค่เสียงลมหายใจของตัวเองนานถึงสี่สิบห้านาที บทเรียนที่ได้เรียนรู้คือ ตอนนี้มันง่ายขึ้นมาก: บันทึกการโทรศัพท์ผ่านอุปกรณ์แม่เหล็ก หรือเปลี่ยนไปใช้โหมดบันทึกเสียงหน้างานเพื่อบันทึกบทสนทนาแบบเห็นหน้ากันได้อย่างคมชัด โดยไม่ต้องตั้งค่าอะไร และใช้งานง่ายมาก
ขั้นตอนที่ 3: จัดวางโน้ต Plaud ให้เหมาะสมเพื่อการบันทึกเสียงที่ดีที่สุด
นึกภาพเหมือนกับการติดไมโครโฟนไว้กับตัว ถ้าคุณกำลังประชุมผ่าน Teams โดยใช้หูฟัง ก็แค่เอาหูฟังวางไว้ใกล้ลำโพงแล็ปท็อป สำหรับการสนทนากลุ่มล่ะ? วางไว้ตรงกลางโต๊ะเลย ครั้งหนึ่ง ผมเผลอเอาไปวางไว้ใต้กองเอกสารโดยไม่ตั้งใจ ผลลัพธ์ที่ได้คือเสียงเหมือนทุกคนพูดผ่านหมอนเลย บทเรียนที่ได้คือ: เส้นทางเสียงที่ชัดเจน = การบันทึกเสียงที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 4: เริ่มบันทึกด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
นี่คือส่วนที่ดี เพียงแค่กดปุ่มบันทึกครั้งเดียว เสียงก็จะเริ่มบันทึกทันที ไม่ต้องมีเมนู ไม่มีป๊อปอัพ ไม่มีคำถามยืนยันว่า "คุณต้องการบันทึกจริงหรือไม่?" เหมือนใน Teams พูดตามตรง มันให้ความรู้สึกอิสระมาก
ขั้นตอนที่ 5: หยุดและบันทึกการบันทึก
เมื่อเสร็จแล้ว ให้กดปุ่มอีกครั้ง ไฟล์จะบันทึกไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลของ Plaud Note โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องรอการประมวลผลเหมือนใน Teams ครั้งหนึ่งผมวางสายแล้วก็ได้ไฟล์บันทึกเสียงอยู่ในมือภายในไม่กี่วินาที
ขั้นตอนที่ 6: เข้าถึง ถอดเสียง และสรุปในแอป Plaud
นี่แหละคือจุดเด่นที่แท้จริง ของ Plaud Note บน Teams เปิด แอป Plaud บนโทรศัพท์ของคุณ คุณจะเห็นรายการบันทึกการประชุมเรียงกันอย่างเป็นระเบียบ เพียงแตะครั้งเดียว คุณก็สามารถถอดเสียงการประชุม รับสรุปที่สร้างโดย AI และแม้แต่แชร์ไฮไลท์กับเพื่อนร่วมทีมได้
สรุปแล้ว? ถ้าโปรแกรมบันทึกเสียงในทีมของคุณมีข้อจำกัดอยู่บ้าง หรือคุณแค่อยากได้สำเนาส่วนตัวโดยไม่ต้องพึ่งฝ่ายไอที Plaud Note คือเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมาก มันเหมือนกับการมีเลขานุการส่วนตัวที่ไม่มีวันบ่นเรื่องทำงานล่วงเวลาเลย
เคล็ดลับสำหรับการประชุม Teams ที่มีประสิทธิภาพ
การบันทึกนั้นยอดเยี่ยม แต่เอาเข้าจริง ถ้าการประชุมของคุณวุ่นวาย การบันทึกก็ช่วยแก้ปัญหาไม่ได้โดยอัตโนมัติ ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ฉันเคยเข้าร่วมการประชุม Teams ที่วุ่นวายมานับครั้งไม่ถ้วน ดังนั้นฉันจึงเริ่มทำรายการตรวจสอบเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน นี่คือเคล็ดลับที่ฉันใช้เป็นประจำ:
-
กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน
ฉันเคยเข้าร่วมประชุมครั้งหนึ่งที่ไม่มีใครรู้เลยว่าเรามาที่นี่เพื่ออะไร เราเสียเวลาไป 15 นาทีในการหาหัวข้อการประชุม ซึ่งเป็นการเสียเวลาโดยสิ้นเชิง ตอนนี้ฉันจึงส่งหรือขอวาระการประชุมล่วงหน้าเสมอ แม้แต่รายการหัวข้อแบบย่อๆ ในคำเชิญก็สร้างความแตกต่างอย่างมาก -
มอบหมายบทบาทหน้าที่
อาจจะดูเยอะไปหน่อย แต่การมอบหมายคนจดบันทึก คนจับเวลา หรือคนอำนวยความสะดวกในการประชุม จะช่วยลดปัญหาปวดหัวให้กับทุกคนได้ ผมเคยเห็นการประชุมที่คนสามคนพูดแทรกกันเพราะไม่มีใครเป็นผู้นำการสนทนา อย่าปล่อยให้เรื่องแบบนั้นเกิดขึ้น -
ตั้งสมาธิให้ดี
มันง่ายมากที่จะเผลอคิดไปเรื่อย เทคนิคที่ผมใช้คือการแปะกระดาษโน้ตไว้บนหน้าจอพร้อมคำถามสำคัญว่า “เราต้องตัดสินใจอะไรตรงนี้?” มันช่วยให้ผมไม่หลงประเด็น -
ใช้ภาพประกอบ
ผู้คนจดจำสไลด์ แผนภูมิ หรือแม้แต่ภาพวาดเล่นบนกระดานไวท์บอร์ดได้ดีกว่าข้อความยาวเหยียด ลองเปลี่ยนรายงานที่น่าเบื่อให้เป็นแผนภูมิสีสันสดใสเมื่อเดือนที่แล้ว แล้วทุกคนก็จะหันมาสนใจทันที -
เปิดกล้องของคุณ
ฉันรู้ว่ามันอาจทำไม่ได้เสมอไป แต่เมื่อเปิดกล้องแล้ว ผู้คนจะให้ความสนใจมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้คุณแอบไปหาขนมกินระหว่างการสนทนาและทำให้เสียสมาธิได้ด้วย
วิธีเข้าร่วมการประชุม Teams?
ก่อนที่คุณจะสามารถบันทึกหรือเข้าร่วมได้ คุณต้องเข้าร่วมอย่างถูกต้องก่อน ฟังดูชัดเจนใช่ไหม? แต่คุณอาจจะแปลกใจว่ามีคนจำนวนมากแค่ไหนที่ทำผิดพลาดตรงนี้ ผมเองก็เคยทำผิดพลาดเช่นกัน
- จากคำเชิญในปฏิทิน เพียงคลิกลิงก์ Teams ในคำเชิญ
- ผ่านแอป Microsoft Teams เปิด Teams ไปที่ปฏิทินของคุณ แล้วกด “เข้าร่วม”
- จาก Outlook หากคำเชิญของคุณได้รับการซิงค์แล้ว คุณจะเห็นปุ่ม “เข้าร่วมการประชุม Teams” ในกิจกรรมในปฏิทิน
- ในฐานะแขกรับเชิญ หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Teams ไม่ต้องกังวล คุณสามารถเข้าร่วมผ่านเบราว์เซอร์ได้ เพียงคลิกลิงก์และเลือก “เข้าร่วมผ่านเว็บแทน”
ข้อคิดที่ได้: ควรเข้าร่วมก่อนเวลาสักสองสามนาทีเสมอ ครั้งหนึ่งผมเข้าร่วมช้าไป แล้วก็พบว่า Teams ต้องการให้ผมดาวน์โหลดอัปเดต หลังจากนั้นก็เกิดความเงียบที่น่าอึดอัดอยู่ห้านาที ถ้าหากการเชื่อมต่อของผมดีนะครับ
บทสรุป
สุดท้ายแล้ว การบันทึกการประชุม Teams ไม่ใช่แค่การกดปุ่มเท่านั้น แต่เป็นการบันทึกประเด็นสำคัญและนำไปแบ่งปันและดำเนินการแก้ไข ไม่ว่าจะใช้เครื่องมือของ Microsoft หรือใช้เครื่องมือที่ทันสมัยกว่าอย่าง Plaud Note เป้าหมายสุดท้ายก็เหมือนกัน คือการทำให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลข่าวสารและเข้าใจตรงกัน
ฉันเคยอยู่ทั้งสองฝั่ง ทั้งคนที่ต้องรีบจดบันทึก และคนที่รู้สึกขอบคุณที่ได้บันทึกการประชุมที่คมชัดและแชร์ได้ เชื่อฉันเถอะ การบันทึกช่วยชีวิตได้จริงๆ เมื่อคุณต้องจัดการหลายโปรเจกต์พร้อมกัน ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณเข้าร่วมการประชุม Teams ให้กดปุ่มบันทึก (หรือใช้แอป Plaud Note) ตั้งวาระการประชุม และดำเนินการประชุมอย่างมืออาชีพ ตัวคุณในอนาคตจะขอบคุณคุณแน่นอน
คำถามที่พบบ่อย
จะหาไฟล์บันทึกการประชุม Microsoft Teams ได้ที่ไหน?
โดยปกติจะเก็บไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint สำหรับการประชุมในกลุ่ม จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ SharePoint ของกลุ่มนั้น ส่วนการประชุมส่วนตัว ให้ตรวจสอบ OneDrive ส่วนตัวของคุณ
วิธีเล่น แชร์ และจัดการการบันทึกใน Teams ทำอย่างไร?
เปิดลิงก์จากแชทหรือหัวข้อการประชุม จากนั้นคุณสามารถสตรีมสด แชร์กับเพื่อนร่วมงาน หรือดาวน์โหลดได้หากองค์กรของคุณอนุญาต
ฉันสามารถบันทึกการประชุม Teams ได้หรือไม่ ในกรณีที่ฉันไม่ได้เป็นผู้จัดประชุม?
ใช่ แต่เฉพาะในกรณีที่ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณได้เปิดใช้งานสิทธิ์สำหรับผู้เข้าร่วมแล้ว หากไม่ คุณจะเห็นตัวเลือกนั้นเป็นสีเทา
ฉันจะเปิดใช้งานตัวเลือกการบันทึกใน Microsoft Teams ได้อย่างไร?
เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับผู้ดูแลระบบไอทีของคุณ พวกเขาเป็นผู้ควบคุมนโยบายการประชุมในศูนย์การจัดการ Teams หากคุณไม่เห็นปุ่มบันทึก โปรดติดต่อทีมไอทีของคุณ
คุณสามารถบันทึกการประชุมใน Teams ได้ฟรีหรือไม่?
ใช่แล้ว! โปรแกรมบันทึกหน้าจอในตัวนั้นรวมอยู่ใน Microsoft 365 แล้ว ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ข้อแม้เพียงอย่างเดียวคือองค์กรของคุณต้องเป็นผู้ควบคุมพื้นที่จัดเก็บและสิทธิ์การเข้าถึง
