วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ประสิทธิภาพเทียบกับความยุ่งวุ่นวายสำหรับผู้จัดการโครงการ

ประสิทธิภาพในการทำงานไม่ควรหมายถึงการทำงานอย่างไม่หยุดยั้ง แต่ควรหมายถึงการมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญและทำสิ่งเหล่านั้นอย่างสม่ำเสมอและด้วยความตั้งใจ

สำหรับผู้จัดการโครงการแล้ว มันอาจรู้สึกเหมือนกับการต้องคอยบริหารจัดการหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกันอยู่ตลอดเวลา

คุณต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญ การตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และงานที่ต้องจัดสรรให้ลงตัวในตารางงานที่แน่นเอี้ยด การประชุม Zoom ของคุณต่อเนื่องกัน ทีมงานของคุณทำงานในรูปแบบไฮบริด และคุณก็ถูกถาโถมด้วยข้อมูลดิจิทัลมากมาย...

ทุกวันนี้ การจะรู้ว่าตัวเองกำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือแค่ยุ่งอยู่เฉยๆ นั้นยากกว่าที่เคย

คู่มือนี้จะสำรวจเคล็ดลับเชิงปฏิบัติ เทคนิคการโฟกัส และเครื่องมืออัจฉริยะที่จะช่วยคุณจัดระเบียบวัน ลดความเหนื่อยล้าทางจิตใจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และก้าวไปข้างหน้ากับงานที่ได้รับมอบหมาย

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ความท้าทายและกลยุทธ์

ประสิทธิภาพการทำงานที่แท้จริงเริ่มต้นจากการระบุอุปสรรคที่ขัดขวางการทำงานของคุณ การประชุมมากเกินไป สิ่งรบกวน งานค้าง... สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นปัจจัยที่ส่งผลเสียต่อผลลัพธ์ของคุณ

เรามาดูกันว่าความท้าทายด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ใหญ่ที่สุดมีอะไรบ้าง และเราจะเอาชนะความท้าทายเหล่านั้นได้อย่างไร

ความท้าทายที่ 1: การประชุมมากเกินไปและการรับข้อมูลมากเกินไป

คุณเริ่มต้นวันด้วยการประชุมและจบวันด้วยการประชุมเช่นกัน ระหว่างนั้น คุณต้องจัดการกับการตัดสินใจ การอัปเดต และการติดตามงานต่างๆ และไม่ว่าอย่างไรก็ตาม รายการสิ่งที่ต้องทำก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คุณยุ่งอยู่ทั้งวัน แต่รู้สึกว่าไม่ได้ทำอะไรสำเร็จเลย

วิธีหลีกเลี่ยงปัญหานี้มีดังนี้:

ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพ

การประชุมที่ดีไม่ใช่การประชุมที่ใช้เวลาน้อยที่สุด แต่เป็นการประชุมที่ก่อให้เกิดความชัดเจน ดังนั้นอย่าแค่เข้าร่วมประชุม แต่จงเตรียมตัวให้พร้อมและตั้งใจฟัง ให้ Plaud Note บันทึกการประชุมทั้งหมดของคุณ มันจะถอดเสียงการสนทนาโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณได้บันทึกที่สมบูรณ์และถูกต้อง

จากนั้นคุณก็สามารถมีส่วนร่วมในการสนทนาได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดแม้แต่คำเดียว

ใช้ประโยชน์จากเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น ให้ใช้ Plaud Note เพื่อวิเคราะห์และบันทึกการตัดสินใจ การดำเนินการ และผู้รับผิดชอบที่สำคัญโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการตรวจสอบได้หลายชั่วโมง และช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด แม้ในการประชุมที่ยาวนาน

คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมเหล่านี้ลงในตารางวางแผนประจำวันหรือเครื่องมือจัดการโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย

จัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำ

การเข้าประชุมโดยมีคำถามและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเป็นวิธีง่ายๆ ในการหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนและมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญ การแก้ไขปัญหาในภายหลังจะใช้เวลาน้อยลงหากทุกอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น

การจดบันทึกคำถามสำคัญหรือประเด็นสนทนาจะช่วยให้คุณไม่หลุดประเด็นและครอบคลุมสิ่งที่สำคัญที่สุดได้ แม้ว่าจะเป็นเพียงร่างคร่าวๆ ที่คุณทำไว้เมื่อคืนก่อนก็ตาม

ความท้าทายที่ 2: การถูกขัดจังหวะบ่อยครั้งและสมาธิไม่ดี

การแจ้งเตือน ข้อความ หรือข้อความสั้นๆ อย่าง “มีเวลาแป๊บนึงไหม?” ใน Slack… การขัดจังหวะเล็กๆ เหล่านี้อาจดูเหมือนไม่เป็นอันตราย แต่การกลับมาทำงานต่อหลังจากหยุดเพื่อตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ใช้เวลานานกว่าที่ใครๆ อยากจะยอมรับ

วิธีหลีกเลี่ยงปัญหานี้มีดังนี้:

ลดสิ่งรบกวนให้น้อยที่สุด

ฟังดูพื้นฐาน แต่ได้ผลจริง: วางโทรศัพท์ไว้ให้ห่างมือ ปิดแท็บที่ไม่จำเป็น 14 แท็บ ปิดเสียงแชทที่ไม่เร่งด่วน สมองของคุณจะขอบคุณคุณ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดโหมด "ห้ามรบกวน" และตั้งเวลาเพื่อตรวจสอบโซเชียลมีเดียหรือตอบข้อความได้ แทนที่จะพร้อมใช้งานตลอดเวลา ให้เลือกที่จะจดจ่ออยู่กับสิ่งใดสิ่งหนึ่งอย่างเต็มที่ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

วิธีนี้จะช่วยหยุดสมองของคุณจากการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และส่งเสริมให้คุณมีสมาธิอย่างลึกซึ้ง

ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

จัดตารางเวลาในแต่ละวันของคุณเป็นช่วงๆ โดยกำหนดเป้าหมายการทำงานให้ตรงกับเวลาที่กำหนดไว้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสร้างและเข้าสู่สภาวะการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมทั้งเพิ่มผลผลิตทั้งในด้านความเร็วและคุณภาพ

แนวทางที่ตั้งใจนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิมากขึ้น แก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และรักษาระดับการทำงานที่สูงได้อย่างต่อเนื่อง

อย่าขัดจังหวะจังหวะของคุณ

พยายามหลีกเลี่ยงการหยุดพักที่ส่งผลเสียต่อความคิดของคุณขณะทำงานที่ซับซ้อน ยิ่งคุณใช้สมาธิมากเท่าไหร่ การหยุดพักก็จะยิ่งส่งผลเสียต่อสมาธิของคุณมากขึ้นเท่านั้น

เมื่อความคิดหรือคำถามผุดขึ้นมาในเวลาที่ไม่เหมาะสม ให้ใช้แอปบันทึกเสียงอย่าง Plaud NotePin บันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถจดจ่ออยู่กับสิ่งที่กำลังคิดอยู่ แทนที่จะปล่อยให้มันรบกวนสมาธิของคุณ

ความท้าทายที่ 3: การจัดการหลายโครงการพร้อมกัน และภาวะชะงักงันในการจัดลำดับความสำคัญ

เมื่อทุกอย่างดูเร่งด่วนไปหมด การตัดสินใจว่าจะเริ่มจากตรงไหนจึงเป็นเรื่องยาก ความยุ่งวุ่นวายตลอดเวลาโดยไม่มีความคืบหน้าอย่างแท้จริงอาจทำให้รู้สึกหงุดหงิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่ว่าคุณจะทำอะไรสำเร็จไปมากแค่ไหน รายการสิ่งที่ต้องทำก็ยังคงเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

เปลี่ยนความคิดของคุณ

การผัดวันประกันพรุ่งไม่ใช่ความขี้เกียจ ในหลายกรณี มันคือความรู้สึกว่ารับมือไม่ไหว

ยอมรับและหยุดการผัดวันประกันพรุ่ง โดยตัดสินใจอย่างมีสติที่จะทำลายวงจรการเลื่อนสิ่งต่างๆ ออกไป คุณอาจสร้างคติประจำใจหรือวิสัยทัศน์ก็ได้ กำหนดเป้าหมายของคุณสำหรับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและยืนยันเป้าหมายเหล่านั้นทุกวัน

จิตใต้สำนึกของคุณจะเริ่มสอดคล้องกับคำพูดเชิงบวกเหล่านี้

วางแผนโดยคำนึงถึงพลังงานของคุณ

ค้นหาว่าช่วงเวลาไหนที่สมองของคุณทำงานได้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นตอนเช้า ตอนบ่าย หรือเมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกว่ามีประสิทธิภาพ และปกป้องเวลาเหล่านั้นไว้ ใช้เวลานั้นสำหรับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง การตัดสินใจครั้งใหญ่ หรือภารกิจที่ซับซ้อน เก็บงานธุรการหรืองานที่ไม่ต้องใช้ความคิดมากไว้ทำทีหลัง

นอกจากนี้ อย่าลืมพักผ่อนอย่างเต็มที่หลังจากเสร็จสิ้นโครงการใหญ่ๆ คุณสมควรได้รับมันแล้ว

ใช้ประโยชน์จากเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว

วิธีการต่างๆ เช่น การจัดสรรเวลา (Time Blocking) และเทคนิค Pomodoro ช่วยเปลี่ยนความตั้งใจให้เป็นการกระทำ โดยในการจัดสรรเวลา คุณจะกำหนดช่วงเวลาคงที่สำหรับกิจกรรมเฉพาะ ส่วนในเทคนิค Pomodoro คุณจะสลับช่วงเวลาที่จดจ่ออยู่กับงานอย่างเต็มที่กับช่วงพักสั้นๆ

ทั้งสองวิธีจะได้ผลดีที่สุดเมื่อปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ และใช้ช่วงพักเหล่านี้เพื่อหายใจ ไม่ใช่เพื่อทำให้ตัวเองเครียดจนเกินไป

ความท้าทายที่ 4: การทำให้ทีมรับผิดชอบและควบคุมการขยายขอบเขตงาน

โครงการต่างๆ ไม่ได้ควบคุมไม่ได้ในชั่วข้ามคืน แต่เกิดจากการสะสมรายละเอียดที่ถูกมองข้าม งานที่ไม่มีผู้รับผิดชอบ และการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้บันทึกไว้

เมื่อทุกอย่างดูเหมือนจะคืบหน้าไปได้ด้วยดี แต่กลับไม่มีอะไรชัดเจน ประสิทธิภาพการทำงานของทีมก็จะลดลง นี่คือวิธีหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้:

ใช้เครื่องมือสนับสนุนอัจฉริยะ

แทนที่จะต้องมาตามเก็บรายละเอียดทีหลัง ให้ใช้ Plaud Note เพื่อบันทึกการตัดสินใจ กำหนดเวลา และรายการดำเนินการแบบเรียลไทม์ระหว่างการประชุม คุณจะได้จดจ่ออยู่กับการสนทนา และเครื่องมือจะจัดการส่วนที่เหลือให้

สร้างขั้นตอนการติดตามผล

อย่ารอให้เกิดความล่าช้าก่อนจึงค่อยลงมือแก้ไข จัดสรรเวลาที่แน่นอนเพื่อตรวจสอบงานที่ค้างอยู่ ปรับความคาดหวังให้ตรงกัน และยืนยันการส่งมอบ การตรวจสอบเป็นระยะๆ จะช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างราบรื่นและหลีกเลี่ยงเรื่องที่ไม่คาดคิด

เปิดเผยตัวผู้รับผิดชอบ

เมื่อความรับผิดชอบและกำหนดเวลาชัดเจน กระบวนการทำงานทั้งหมดก็จะราบรื่นยิ่งขึ้น ใช้เครื่องมือที่ใช้ร่วมกันเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงกำหนดเวลาและความรับผิดชอบได้ตลอดเวลา

จัดสรรเวลาสำหรับการติดตามผล

สิ่งที่เริ่มต้นจากการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยอาจกลายเป็นโครงการใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ควรจัดสรรเวลาในตารางงานของคุณสำหรับการทบทวนขอบเขตงานและการเปลี่ยนแปลงหลักสูตร เพื่อป้องกันไม่ให้ "การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ" สะสมจนควบคุมไม่ได้

เคล็ดลับมือโปร: สร้าง "จุดตรวจสอบขอบเขตงาน" รายสัปดาห์บนปฏิทินของคุณ มันเหมือนกับการแก้ไขปัญหาเชิงป้องกัน: รวดเร็ว เป็นกลาง และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ

ผู้ช่วยในการประชุมสำหรับผู้จัดการโครงการ: ทวงคืนประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ผู้จัดการโครงการจำนวนมากใช้เวลาทั้งวันวิ่งไปมาระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์แต่ละครั้ง นอกจากนี้ยังมีเรื่องที่ต้องตัดสินใจ งานที่ต้องทำ และการอัปเดตข้อมูลที่ต้องติดตามอยู่เสมอ

ปัญหาคืออะไร?

เป็นเรื่องง่ายที่จะพลาดกำหนดส่งงาน กลับไปทบทวนบทสนทนา หรือมองข้ามงานที่สำคัญจริงๆ เมื่อมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย

นี่คือจุดที่ผู้ช่วยการประชุมอัจฉริยะอย่าง Plaud Note ร่วมกับแพ็กเกจสมาชิก AI อย่าง Plaud AI Annual Pro Plan หรือ Plaud AI Annual Unlimited Plan จะเข้ามามีบทบาท ช่วยให้คุณจัดการปริมาณงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาหน่วยความจำและไม่ทำให้กิจวัตรประจำวันของคุณหนักเกินไป

ควบคุมความวุ่นวายของการประชุมให้ได้

ในการประชุมที่ต่อเนื่องกัน แม้แต่คนที่ใส่ใจที่สุดก็อาจพลาดรายละเอียดไปได้ ตัวเลข การเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา การตัดสินใจอย่างรวดเร็ว...อะไรก็ตามอาจถูกมองข้ามไปได้

Plaud Note แก้ปัญหานี้ด้วยการทำงานอย่างต่อเนื่องซึ่งเริ่มต้นทันทีที่การประชุมเริ่มขึ้น:

• แอปนี้บันทึกบทสนทนาทั้งหมดได้โดยที่คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการกดปุ่ม "บันทึก"
• ถอดเสียงได้อย่างแม่นยำ ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบคำพูดแต่ละครั้งได้ทุกเมื่อและทุกรูปแบบที่ต้องการ
• สรุปประเด็นสำคัญที่สุด เพื่อให้คุณเข้าใจสิ่งที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอธิบายได้ภายในไม่กี่นาที
• เน้นงาน กำหนดเวลา และผู้รับผิดชอบ เปลี่ยนการตัดสินใจให้เป็นการกระทำที่เป็นรูปธรรมโดยไม่ต้องใช้แรงงานคน

วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลา ลดการทำงานซ้ำซ้อน และทำให้คุณทำงานได้ชัดเจน แม้ว่าตารางงานของคุณจะไม่เอื้ออำนวยให้พักก็ตาม

จัดการงานและติดตามผลได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

อีกหนึ่งความท้าทายคือการติดตามข้อตกลงทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีโครงการมากมาย แต่ด้วย Plaud Note กระบวนการนี้จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเกือบทั้งหมด

ในระหว่างการประชุม ขณะที่คุณตั้งใจฟังการสนทนา สิ่งต่างๆ ก็ได้เกิดขึ้นแล้ว:

• บันทึกการมอบหมายงานแต่ละครั้งและผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ
• จัดระเบียบงานเหล่านี้ให้เป็นรายการที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้จริง
• สร้างประวัติการตัดสินใจที่น่าเชื่อถือ ซึ่งสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ทุกครั้งที่มีคำถามเกิดขึ้น
• และป้องกันไม่ให้ข้อมูลติดตามที่สำคัญสูญหายไปในระหว่างทาง

ท้ายที่สุด คุณก็จะมีเช็คลิสต์ที่พร้อมใช้งาน โดยไม่ต้องจำทุกอย่างเอง และทีมของคุณก็จะรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างโดยไม่มีปัญหาด้านการสื่อสาร

บันทึกความคิดโดยไม่เสียสมาธิ

ในระหว่างการทำงานที่ซับซ้อน เพียงแค่คำถามที่ไม่คาดคิดหรือไอเดียดีๆ ที่เกิดขึ้นผิดเวลา ก็อาจทำให้จังหวะการทำงานของคุณเสียไปได้ และการพยายามนึกทีหลังก็ไม่ได้ผลเสมอไป Plaud Note จึงเข้ามาเป็นพันธมิตรที่คอยปกป้องสมาธิของคุณโดยไม่ปล่อยให้สิ่งใดหลุดลอยไป

ด้วยอุปกรณ์นี้ คุณจะสามารถ:

• บันทึกความคิดที่เกิดขึ้นทันที โดยพูดออกมาโดยไม่ขัดจังหวะสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่
• หลีกเลี่ยงการเปิดแอปพลิเคชันหรือค้นหาเอกสาร จงจดจ่ออยู่กับสิ่งที่อยู่ตรงหน้า
• สร้างบันทึกข้อมูลเชิงลึกและการแจ้งเตือนที่รวดเร็วและเชื่อถือได้
• และกลับไปทำงานหลักโดยให้มีสิ่งรบกวนน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

มันเหมือนกับการมีหน่วยความจำสำรองอยู่ใกล้ๆ ตลอดเวลา พร้อมที่จะเก็บสิ่งที่สำคัญ ในขณะที่คุณยังคงจดจ่ออยู่กับสิ่งที่กำลังทำอยู่

สรุป: จงทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง

ประสิทธิภาพในการทำงานไม่ได้อยู่ที่ว่าตารางงานของคุณเต็มแค่ไหน แต่ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจในอนาคตอย่างชัดเจน เมื่อคุณระบุได้แล้วว่าอะไรคือแรงผลักดันโครงการของคุณ ให้กำจัดสิ่งรบกวน และทำให้ส่วนที่เหลือเป็นระบบอัตโนมัติ วันของคุณก็จะราบรื่นมากขึ้น

ใช้พลังงานที่ดีที่สุดของคุณไปกับสิ่งที่ต้องการกลยุทธ์ และปล่อยให้เครื่องมืออย่าง Plaud Note จัดการส่วนที่เหลือ

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: คำถามยอดฮิตพร้อมคำตอบ

ทำไมฉันถึงรู้สึกว่าตัวเองทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ?

ปัญหาดังกล่าวส่วนใหญ่มักไม่ได้เกิดจากการขาดความขยันหมั่นเพียร แต่เกิดจากความเหนื่อยล้าทางจิตใจ ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ หรือความเหนื่อยล้าจากการถูกรบกวน ลองจัดตารางเวลาในแต่ละวันโดยเน้นที่พลังงานแทนที่จะเป็นเวลา

วิธีการ 1-3-5 คืออะไร?

นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการวางแผนวันของคุณ คุณมีงานใหญ่ 1 อย่าง งานขนาดกลาง 3 อย่าง และงานเล็ก 5 อย่างที่ต้องทำให้เสร็จ กลยุทธ์นี้ช่วยให้ปริมาณงานของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องในสิ่งที่สำคัญจริงๆ

ฉันจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างไร?

คุณต้องเข้าใจว่าคุณต้องทำอะไรให้เสร็จ ป้องกันสิ่งรบกวน และใช้เครื่องมือบางอย่างที่จะช่วยให้วันของคุณดีขึ้น หัวใจสำคัญไม่ใช่การทำมากขึ้น แต่เป็นการเพิ่มสมาธิให้จดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

กฎ 52/17 คืออะไร?

ทำงาน 52 นาที พัก 17 นาที วงจรการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณมีสมาธิโดยไม่ทำให้เสียสมาธิมากเกินไป