แอปจัดสรรเวลาที่ดีที่สุดตามสถานการณ์: แอปที่เหมาะสำหรับงาน ชีวิต และการเรียน

การจัดสรรเวลาเป็นกลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประโยชน์ แต่สำหรับมืออาชีพหลายคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทบาทที่ต้องเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ปฏิทินแบบตายตัวนั้นใช้ไม่ได้ผล

เราทุกคนเคยเจอสถานการณ์แบบนี้ คุณเริ่มต้น เช้าวันใหม่ ด้วย ตารางเวลา ที่วางแผนไว้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มงานใหญ่ชิ้นแรก อีเมลด่วน งานใหม่ และการโทรจากลูกค้าก็ถาโถมเข้ามาทำให้แผนของคุณพังทลายไปหมด แผนการที่วางไว้อย่างรอบคอบจึงไร้ประโยชน์ไปในที่สุด

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราจำเป็นต้องกำหนดความหมายใหม่ของการจัดสรรเวลาสำหรับบทบาทที่มีความยืดหยุ่น คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับแนวทางใหม่นั้น เราจะเริ่มต้นด้วยการกำหนดลักษณะของระบบนั้น ครอบคลุมคุณสมบัติหลักที่สำคัญ และจากนั้นจะรีวิวแอปที่ดีที่สุดที่ฉันพบสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ตั้งแต่งานที่ต้องทำเป็นทีมไปจนถึงโครงการส่วนตัว

การจัดสรรเวลา (Time Blocking) คืออะไร?

การจัดสรรเวลา (Time blocking) เป็นวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างหนึ่ง โดยคุณจะกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานต่างๆ ในปฏิทินของคุณ

สำหรับมืออาชีพยุคใหม่ วิธีการแบบเดิมๆ ที่ตายตัวมักจะใช้ไม่ได้ผล งานของเราไม่ได้หยุดนิ่ง มันเป็นกระแสของการประชุม ข้อความเร่งด่วน และลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ซึ่งนำไปสู่ ​​"ความเหนื่อยล้าจากการสลับบริบท" ซึ่งเป็นปัญหาหลักที่ปฏิทินแบบเดิมๆ แก้ไขไม่ได้

ด้วยเหตุนี้ เราจึงต้องการกระบวนการที่ยืดหยุ่นสำหรับการจัดการงานประจำวัน ไม่ใช่แผนงานที่ตายตัว เพื่อให้กระบวนการที่ยืดหยุ่นนี้มีประสิทธิภาพ เราจึงต้องการชุดเครื่องมือเฉพาะทาง โดยทั่วไปแล้วเวิร์กโฟลว์นี้ประกอบด้วยสามส่วน:

• แผนงาน: ระบบหลักของคุณสำหรับการจัดการโครงการระยะยาวและกำหนดเวลา
• Capture: แอปพลิเคชันกล่องจดหมายเข้าแบบง่ายๆ สำหรับจดบันทึกงานใหม่ๆ ที่ปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็ว
• กระบวนการ: เครื่องมือที่คุณใช้เป็นประจำทุกวันเพื่อดึงงานจากระบบอื่นๆ เข้ามาในตารางเวลาของคุณ

แอปจัดสรรเวลาที่ดีควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

แอปที่ดีที่สุดไม่ใช่แอปที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว จากประสบการณ์ของผม แอปแบบนั้นมักจะใช้งานยากหรือซับซ้อนเกินไป แต่แอปที่ดีที่สุดจะเน้นไปที่เกณฑ์สำคัญเพียงไม่กี่ข้อเท่านั้น

1. การซิงค์ปฏิทินที่เชื่อถือได้

นี่คือส่วนสำคัญที่ยึดระบบทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกัน และยังเป็นจุดล้มเหลวอันดับหนึ่งอีกด้วย รายงานจากผู้ใช้จริงแสดงให้เห็นว่าการซิงค์ที่ล้มเหลวเป็นปัญหาใหญ่ ตัวอย่างเช่น เมื่อ Todoist เปลี่ยนการซิงค์กับ Google Calendar มันทำให้ปฏิทินที่ผู้ใช้แชร์เสียหายและทำให้ขั้นตอนการทำงานของพวกเขาหยุดชะงัก การซิงค์ที่ไม่ดีอาจทำให้ปฏิทินของคุณเต็มไปด้วยงานเล็กๆ น้อยๆ นับร้อยที่ไม่เกี่ยวข้อง

2. ขั้นตอนการทำงานการจับภาพที่รวดเร็ว

คุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการจัดการงานต่างๆ ที่อยู่ในหัวของคุณ นี่คือกล่องจดหมายหลักของคุณ เครื่องมือนี้ต้องรวดเร็วและใช้งานง่าย เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มงานได้ในไม่กี่วินาทีและกลับไปทำงานต่อได้

3. วิสัยทัศน์การวางแผนที่ชัดเจน

มันคือเครื่องมือที่คุณใช้ทุกเช้าเพื่อดูงานทั้งหมดและลากมันลงในปฏิทินของคุณสำหรับวันนี้ มันต้องดูสะอาดตา เรียบง่าย และใช้งานง่าย

แอปจัดเวลาที่ดีที่สุด - สำหรับชีวิตส่วนตัวและการทำงาน

คุณรู้ว่าต้องมองหาอะไร แต่แอปที่ดีที่สุดนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณโดยสิ้นเชิง ความต้องการของนักเรียนที่เรียนคนเดียวแตกต่างจากความต้องการของผู้จัดการที่ยุ่งอยู่ตลอดเวลา มาดูกันว่าเครื่องมือที่ดีที่สุดมีอะไรบ้างตามสิ่งที่คุณต้องการจัดการ เราจะเริ่มต้นด้วยแอปที่ช่วยให้คุณต่อสู้กับสิ่งรบกวนและทำงานได้อย่างมีสมาธิ

แอปจัดสรรเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานอย่างมีสมาธิ - วันทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยโฟกัส

สถานการณ์นี้เหมาะสำหรับกรณีที่คุณมีตารางเวลาที่แน่นอนและมีงานหลายอย่างที่ต้องการสมาธิอย่างต่อเนื่องโดยไม่ถูกรบกวน

โทโดอิสต์

Todoist มักใช้สำหรับการกำหนดช่วงเวลาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในการจัดการงาน

ข้อดี: ผู้ใช้เห็นพ้องกันว่ามี UI ที่สะอาดตาและเป็นระเบียบที่สุด จุดเด่นที่สุดคือการจับภาพที่รวดเร็ว คุณสามารถพิมพ์ "โทรหาแม่ในวันพุธ" และระบบประมวลผลภาษาธรรมชาติจะตั้งค่าภารกิจและวันที่ให้โดยอัตโนมัติ

ข้อเสีย: การซิงค์ปฏิทิน Google แบบใหม่เป็นหายนะสำหรับผู้ใช้งานขั้นสูงบางราย มันทำให้ปฏิทินของพวกเขาเต็มไปด้วยข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบ โดยบังคับให้ซิงค์งานทั้งหมด ไม่ใช่แค่โปรเจกต์เดียว ซึ่งทำให้เวิร์กโฟลว์ที่ใช้ร่วมกันเสียหาย และทำให้ปฏิทินครอบครัวที่ใช้ร่วมกันรกขึ้น

ราคา: ฟรี สำหรับสมาชิกแพ็กเกจ Pro

เหมาะที่สุดเมื่อ: คุณต้องการกล่องจดหมายที่ดีที่สุดในโลกสำหรับการบันทึกไอเดียอย่างรวดเร็ว คุณใช้มันเป็นจุดเริ่มต้นของระบบของคุณ ไม่ใช่เครื่องมือวางแผนแบบครบวงจร

ติ๊กติ๊ก

TickTick มักถูกกล่าวถึงควบคู่ไปกับ Todoist เนื่องจากความสามารถในการจัดสรรเวลา มีประโยชน์มากหากคุณเป็นผู้ทำงานด้านความรู้ที่มีงานมากมายและต้องการจัดสรรงานเหล่านั้นลงในปฏิทินของคุณ

ข้อดี: ข้อเสียหลักคือ UI ดูรกและแออัด นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังรู้สึกไม่พอใจที่ยังไม่สามารถกำหนดตารางกิจกรรมประจำวันลงในมุมมองปฏิทินได้โดยตรง ซึ่งดูเหมือนเป็นฟีเจอร์ที่ยังไม่สมบูรณ์

ข้อเสีย: ระบบประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) สำหรับการตั้งเวลาค่อนข้างอ่อนแอ หากฉันพิมพ์ "ประชุมเวลา 3:30" แอปมักจะอ่านเวลาผิด ทำให้ฉันต้องตั้งเวลาด้วยตนเอง นอกจากนี้ วิดเจ็ตบนเดสก์ท็อปที่มีประโยชน์มากก็เป็นฟีเจอร์ที่ต้องเสียเงิน และแอปก็เป็นแบบสมัครสมาชิกรายเดือน

ราคา: ฟรี สำหรับสมาชิกที่สมัครแพ็กเกจพรีเมียม

เหมาะสำหรับ: นักเรียนหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระที่มีงบประมาณจำกัด และต้องการแอปเดียวที่ทำได้ทุกอย่าง โดยไม่รังเกียจอินเทอร์เฟซที่ดูซับซ้อน

แอปจัดสรรเวลาที่ดีที่สุดสำหรับทีมที่มีการประชุมจำนวนมากและทำงานร่วมกับปฏิทินได้อย่างลงตัว

สถานการณ์นี้เหมาะสำหรับวันที่คุณมีประชุมเยอะมาก ต้องประสานงานกับทีม และต้องการการผสานรวมปฏิทินอย่างลึกซึ้ง

ซุนซามะ

Sunsama ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณวางแผนกิจกรรมประจำวัน โดยการลากงานต่างๆ ลงในช่องปฏิทิน

ข้อดี: มันบังคับให้คุณวางแผนและปิดระบบอย่างเป็นระบบในแต่ละวัน กระบวนการที่มีสติเช่นนี้ช่วยให้ผู้ใช้หยุดการตอบสนองแบบฉับพลันและเริ่มตั้งใจทำสิ่งต่างๆ นอกจากนี้ยังได้รับการยกย่องว่าช่วยผู้ที่มีภาวะสมาธิสั้น (ADHD) ต่อสู้กับภาวะมองไม่เห็นเวลาได้อีกด้วย

ข้อเสีย: ราคาเป็นปัญหาใหญ่ที่สุด ผู้ใช้หลายคนบอกว่ามันแพงเกินไปอย่างน่าเหลือเชื่อ ข้อร้องเรียนที่สำคัญรองลงมาคือ แอปพลิเคชันบนมือถือแย่และไม่น่าเชื่อถืออย่างน่าอับอาย

ราคา: คิดค่าบริการตามการสมัครสมาชิก

เหมาะที่สุดเมื่อ: คุณรู้สึกเครียดทุกเช้า คุณดึงงานมาจากหลายแหล่ง (เช่น Todoist หรือ Asana) และคุณต้องการพิธีกรรมที่สงบและมีแนวทางในการวางแผนวันของคุณ

ตามเข็มนาฬิกา

โดยทั่วไปแล้ว บทวิจารณ์ต่างๆ มักชี้ว่า Clockwise เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับทีมงาน ซึ่งตรงกับความต้องการสำคัญที่หลายๆ คนระบุไว้ นั่นคือ การซิงค์ปฏิทินแบบสองทางที่แข็งแกร่ง

ข้อดี: แอปนี้ไม่ได้มีไว้สำหรับงานส่วนตัวของคุณ แต่เป็นเครื่องมือสำหรับทีมที่ช่วยจัดตารางการประชุมภายในโดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างช่วงเวลาทำงานที่มุ่งเน้นอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทุกคน

ข้อเสีย: ผู้ใช้บางรายรายงานว่า Clockwise สร้างช่วงเวลาทำงานที่เน้นสมาธิได้ แต่เพื่อนร่วมงานก็ยังคงนัดประชุมทับซ้อนอยู่ดี มันไม่สามารถแก้ไขวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ดีซึ่งไม่เคารพการทำงานอย่างมีสมาธิได้

ราคา: ฟรี หรือมีแพ็กเกจแบบชำระเงินให้เลือกใช้

เหมาะที่สุดสำหรับ: คุณเป็นผู้จัดการหรือสมาชิกทีมที่ปัญหาใหญ่ที่สุดคือเวลาทำงานของคุณถูกขัดจังหวะด้วยการประชุมของคนอื่น

แอปจัดสรรเวลาที่ดีที่สุดเพื่อชีวิตที่สมดุล

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นถึงวิธีการจัดสรรเวลาไม่เพียงแค่สำหรับการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโครงการเสริม การออกกำลังกาย งานอดิเรก และครอบครัวด้วย

ปฏิทิน Google

สำหรับหลายๆ คน ปฏิทินธรรมดาก็เพียงพอแล้ว ถ้าเป็นเรื่องสำคัญ หลายคนก็แค่ตั้งเวลาใน Google Calendar เท่านั้นเอง

ข้อดี: ฟรี ใช้งานง่าย และทุกคนมีใช้ คุณสามารถสร้างปฏิทินต่างๆ ได้ (เช่น งาน ชีวิตส่วนตัว และครอบครัว) และมองเห็นภาพรวมชีวิตทั้งหมดได้ในคราวเดียว

ข้อเสีย: การใช้แอปนี้เพื่อจัดสรรเวลาอย่างจริงจังนั้นยุ่งยาก หากการประชุมยืดเยื้อ คุณต้องเลื่อนเวลาในบล็อกอื่นๆ ในแต่ละวันด้วยตนเอง และคุณต้องคัดลอกบล็อกไปยังปฏิทินหลายๆ อันด้วยตนเองเพื่อป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานจองเวลาทับซ้อนกับเวลาส่วนตัวของพวกเขา

ราคา: ฟรี

เหมาะที่สุดเมื่อ: คุณต้องการวิธีง่ายๆ ที่มองเห็นภาพชัดเจนในการแบ่งเวลาทำงานออกจากเวลาส่วนตัว และไม่จำเป็นต้องจัดการงานเล็กๆ น้อยๆ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

ตารางสรุปสถานการณ์ต่างๆ

ตอนนี้คุณเข้าใจเรื่องซอฟต์แวร์ที่ใช้แล้ว แต่แม้แต่แอปที่ดีที่สุดก็อาจล้มเหลวได้หากคุณขาดข้อมูลสำคัญ คุณจำเป็นต้องมีวิธีที่เชื่อถือได้ในการบันทึกไอเดียเร่งด่วนที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ก่อนที่มันจะหายไปตลอดกาล

อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่รองรับการใช้งานแบบจำกัดเวลาของคุณ

ส่วนสำคัญของการจัดสรรเวลาคือการจัดการกับข้อมูลใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความท้าทายหลักในขั้นตอนการทำงานแบบ "วางแผน บันทึก และประมวลผล" คือขั้นตอน "บันทึกข้อมูล"

กล่องข้อความดิจิทัล "Capture" ของคุณเหมาะสำหรับงานที่คุณสามารถหยุดและพิมพ์ได้ แต่สำหรับงานที่สำคัญที่สุดล่ะ? งานที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันและไม่ได้วางแผนไว้ล่ะ?

คุณอาจกำลังสนทนาแบบไม่ทันตั้งตัวกับผู้บริหารในทางเดิน หรือคุณอาจกำลังดูไวท์บอร์ดที่เต็มไปด้วยไอเดียหลังจากประชุมเสร็จ คุณหยุดพิมพ์ทุกอย่างไม่ได้ งานที่ได้รับมอบหมายถูกลืมไป และระบบของคุณก็ล้มเหลว

อุปกรณ์จดบันทึกเฉพาะทางอย่าง Plaud Note Pro ช่วยลดช่องว่างนี้ได้ มันคือ แอปจดบันทึกด้วย AI ขนาดเท่าบัตร

• สำหรับบทสนทนาที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน: ระหว่างการพูดคุยกันในทางเดิน คุณสามารถใช้ ฟีเจอร์ไฮไลต์ ด้วยการกดเพียงครั้งเดียว ซึ่งจะทำเครื่องหมายประเด็นสำคัญหรือการตัดสินใจในบันทึกเสียงได้ทันที

• สำหรับการจดบันทึกด้วยภาพ คุณสามารถใช้
  กระดานไวท์บอร์ดรองรับการป้อนข้อมูลหลายรูป แบบ คุณถ่ายภาพ และ Plaud Note Pro จะแนบเสียงที่บันทึกในขณะนั้นโดยอัตโนมัติเป็นบันทึกประกอบภาพนั้น

ต่อมา เมื่อคุณนั่งลงเพื่อ "ประมวลผล" วันของคุณ คุณจะไม่เหลือความทรงจำว่างเปล่า คุณจะมีรายการที่จดบันทึกอย่างเรียบร้อยของ สิ่งที่ต้องทำ แบบสุ่ม (แต่สำคัญ) เหล่านั้น พร้อมบริบทรูปภาพ พร้อมที่จะลากไปใส่ในปฏิทินของคุณ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเหตุการณ์สำคัญที่ไม่ได้วางแผนไว้จะถูกบันทึกและกำหนดเวลา ไม่ใช่ถูกลืม

วิธีเลือกแอปบล็อกเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณ

นี่คือคำแนะนำง่ายๆ ในการตัดสินใจ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุกรณีการใช้งานของคุณให้ชัดเจน

คุณใช้งานคนเดียวหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีม? คุณมีการประชุมบ่อยหรือส่วนใหญ่เป็นการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง? แพลตฟอร์มหลักของคุณคืออะไร (เว็บ มือถือ)? คุณกำลังพยายามสร้างระบบ "วางแผน บันทึก และดำเนินการ" อยู่หรือไม่?

ขั้นตอนที่ 2: เลือกคุณสมบัติให้ตรงกับความต้องการของคุณ

หากคุณต้องการจัดสรรเวลาในปฏิทิน เครื่องมือแบบง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว แต่หากคุณต้องจัดการงาน โครงการ และกำหนดส่งงานของทีมหลายอย่างพร้อมกัน คุณจะต้องใช้แอป "ประมวลผล" ที่มีฟังก์ชันการทำงานครบวงจรมากกว่านี้

ขั้นตอนที่ 3: ทดสอบเป็นเวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์

ลองใช้แอปในสภาพแวดล้อมจริงดูสิ ใช้งานง่ายไหม? ช่วยให้คุณทำตามแผนได้หรือเปล่า? ใช้ฟีเจอร์วิเคราะห์เพื่อดูว่าแผนของคุณตรงกับความเป็นจริงหรือไม่

ขั้นตอนที่ 4: หลีกเลี่ยงการจัดตารางเวลาแน่นเกินไป

อย่าจัดตารางเวลาให้แน่นเกินไป ควรเผื่อเวลาไว้บ้าง ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าความยืดหยุ่นนั้นสำคัญมาก

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

ทบทวนประจำสัปดาห์ มีส่วนไหนที่พลาดไปบ้าง? มีส่วนไหนที่ทำสำเร็จบ้าง? วางแผนสำหรับสัปดาห์หน้าให้ดียิ่งขึ้น

บทสรุป

ปัญหาหลักสำหรับผู้ประกอบอาชีพคือ "ความเหนื่อยล้าจากการเปลี่ยนบริบท" ไม่ใช่การขาดการวางแผน แผนที่ดีกว่าจะไม่ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ แผนที่ตายตัวมักเป็นต้นเหตุของความวุ่นวาย

กระบวนการที่ดีกว่าคือคำตอบ

ขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนแบบ "วางแผน บันทึก และประมวลผล" ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากแอปพลิเคชันรุ่นใหม่ เช่น Akiflow และ Sunsama ช่วยให้มืออาชีพมีระบบการจัดการประจำวันที่ต้องการ แอปพลิเคชันจัดสรรเวลาที่ดีที่สุดไม่ใช่แอปที่พยายามทำทุกอย่าง แต่เป็นแอปที่เชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน

คำถามที่พบบ่อย

การจัดเวลาแบบแบ่งช่วงเวลา (Time Blocking) ดีสำหรับผู้ที่มีภาวะสมาธิสั้นหรือไม่?

ใช่ค่ะ เป็นไปได้ โปรแกรมจัดตารางเวลาอัตโนมัติด้วย AI อย่าง Motion ได้รับการยกย่องว่าเป็น "ตัวเปลี่ยนเกม" สำหรับผู้ที่มีภาวะสมาธิสั้น (ADHD) เพราะช่วยลดความยากลำบากในการตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไป

การจัดสรรเวลาแบบล็อกดาวน์ได้ผลจริงหรือไม่?

วิธีการนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อระบบของคุณมีความยืดหยุ่น วิธีการแบบเก่าที่แข็งทื่อมักจะล้มเหลว ผู้เชี่ยวชาญสมัยใหม่ประสบความสำเร็จโดยใช้กระบวนการ "วางแผน บันทึก และประมวลผล" ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถจัดลำดับความสำคัญในแต่ละวันใหม่ได้ แทนที่จะทำตามแผนที่ตายตัว

ข้อเสียของการจัดสรรเวลาแบบบล็อกมีอะไรบ้าง?

ข้อเสียเปรียบหลักคือ "ความเหนื่อยล้าจากการสลับบริบท" หากวันของคุณถูกขัดจังหวะอยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ เครื่องมือ "แบบครบวงจร" ก็อาจเป็นข้อเสียได้เช่นกัน ปฏิทินพื้นฐานในแอปอย่าง ClickUp อาจมีข้อบกพร่อง โดยมีตัวกรองที่ซ่อนงานที่สำคัญที่สุด หรือมีความล่าช้าในการซิงค์อย่างมาก