หากคุณยังคงเปิดฟังบันทึกเสียงซ้ำและพิมพ์ทุกคำ คุณกำลังใช้สมาธิไปกับงานที่ไม่ถูกต้อง เครื่องมือ AI ในปัจจุบันสามารถแปลงเสียงเป็นข้อความได้ภายในไม่กี่นาที งานที่แท้จริงของคุณคือการตรวจสอบ ปรับแต่ง และใช้งานข้อความ ไม่ใช่การทำหน้าที่เป็นนักพิมพ์ดีด
ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้:
- วิธีที่ 1 - ใช้เครื่องมือออนไลน์เมื่อคุณมีไฟล์เสียงอยู่แล้ว
- วิธีที่ 2 - ใช้โปรแกรม จดบันทึกหรือผู้ช่วยการประชุมด้วย AI ในการสนทนาสด
- วิธีที่ 3 - ใช้ API แปลงเสียงเป็นข้อความ เมื่อคุณต้องการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบกำหนดเอง
วิธีที่ 1 – ใช้เครื่องมือถอดเสียงออนไลน์เมื่อคุณมีไฟล์อยู่แล้ว
หากคุณมีไฟล์บันทึกเสียงอยู่แล้ว เช่น ไฟล์ จาก Zoom ไฟล์พอดแคสต์ หรือไฟล์เสียงจากโทรศัพท์ เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความ ออนไลน์คือวิธีที่เร็วที่สุดในการแปลงไฟล์เสียงของคุณให้เป็นข้อความ คุณยังคงใช้วิธีการบันทึกแบบเดิม ส่งไฟล์ให้กับบริการ AI และตรวจสอบอย่างรวดเร็วในเบราว์เซอร์ก่อนส่งออก
ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมและส่งออกไฟล์เสียงที่คุณต้องการถอดเสียง
ขั้นแรก คุณต้องรวบรวมและส่งออกไฟล์เสียงที่คุณต้องการถอดเสียง คุณสามารถทำได้ดังนี้:
- ส่งออกไฟล์บันทึกการประชุมจาก Zoom, Teams หรือ Google Meet เป็นไฟล์ MP4 หรือ M4A
- ดึง บันทึกเสียง บทสัมภาษณ์ หรือ การบรรยาย จากโทรศัพท์หรือเครื่องบันทึกเสียงของคุณออกมาเป็นไฟล์ MP3 หรือ WAV
- รวบรวมไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการประมวลผลไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการอัปโหลด
ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยังเครื่องมือหนึ่งและเริ่มการถอดเสียง
เลือกเครื่องมือที่รองรับภาษาและขนาดไฟล์ทั่วไปของคุณ (ตัวอย่างเช่น บริการประเภท Sonix, Happy Scribe, Notta)
- เปิดเว็บไซต์ อัปโหลดไฟล์เสียงของคุณ และเลือกภาษา รวมถึงตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ช่วงเวลา หรือชื่อผู้พูด
- เริ่มการถอดเสียงและรอสักครู่เพื่อให้ได้ฉบับร่างแรก
ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขรายละเอียดสำคัญและส่งออกข้อความที่ใช้งานได้
เมื่อทำการถอดเสียงเบื้องต้นเสร็จแล้ว ให้เน้นไปที่การแก้ไขรายละเอียดที่สำคัญ
- เน้นที่ชื่อ คำศัพท์ทางเทคนิค ตัวเลข และวันที่
- ลบเสียงรบกวนหรือบทสนทนาที่ไม่จำเป็นออกจากข้อความฉบับสุดท้าย
- ส่งออกเป็นไฟล์ TXT, DOCX หรือ SRT แล้วย้ายไฟล์ไปยังบันทึกย่อ เอกสาร หรือโปรเจ็กต์การแก้ไขของคุณ
ครั้งต่อไปที่คุณเขียนหรือเรียน คุณจะค้นหาข้อมูลภายในข้อความแทนที่จะต้องมานั่งค้นหาผ่านไฟล์เสียงดิบๆ
วิธีที่ 2 – ใช้โปรแกรมจดบันทึกหรือผู้ช่วยการประชุมด้วย AI ในการสนทนาสด
ใน การประชุมสด คุณจำเป็นต้องมีส่วนร่วมและยังได้บันทึกการประชุมที่ชัดเจนอีกด้วย โปรแกรมจดบันทึกและผู้ช่วยในการประชุมที่ใช้ AI จะบันทึก ถอดเสียง และสรุปประเด็นสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถจดจ่ออยู่กับการประชุมได้อย่างเต็มที่
ขั้นตอนที่ 1: ตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะเก็บข้อมูลและแจ้งให้ผู้คนทราบอย่างไร
เลือกการตั้งค่าของคุณ:
- สำหรับการประชุมแบบพบปะตัวต่อตัวหรือแบบผสมผสาน ให้ใช้ อุปกรณ์จดบันทึกด้วย AI เช่น Plaud Note Pro
- สำหรับการประชุมออนไลน์เท่านั้น ให้ใช้ผู้ช่วยการประชุมที่เข้าร่วม Zoom, Meet หรือ Teams ในรูปแบบบอท
โปรดทราบว่า ในช่วงเริ่มต้นของการประชุม ให้กล่าวสั้นๆ เช่น “เราจะบันทึกการประชุมนี้ และใช้ AI ในการสร้างบันทึกย่อ เพื่อที่เราจะสามารถสรุปผลการประชุมได้อย่างถูกต้องในภายหลัง”
จุดประสงค์คือเพื่อสร้างความคาดหวัง: ให้ผู้คนรู้ว่ามีการบันทึกเสียงและจะนำบันทึกเหล่านั้นไปใช้อย่างไร
ขั้นตอนที่ 2: ปล่อยให้เครื่องมือบันทึกทุกอย่าง ในขณะที่คุณทำเครื่องหมายเฉพาะส่วนที่สำคัญเท่านั้น
ในตอนเริ่มต้น ให้กดปุ่มบนอุปกรณ์ค้างไว้ หรือให้ ผู้ช่วย AI เข้าร่วมการสนทนาเพื่อเริ่มบันทึก ขยับมือเฉพาะเมื่อมีเหตุการณ์สำคัญเกิดขึ้นเท่านั้น:
- การตัดสินใจที่ชัดเจน
- ความเสี่ยงหรือข้อกังวลที่สำคัญ
- เจ้าของที่ระบุและกำหนดเวลา
ด้วย Plaud Note Pro การกดปุ่มสั้นๆ จะไฮไลต์จุดนั้นในวินาทีดังกล่าวในไฟล์เสียง เพื่อให้ AI สามารถจัดลำดับความสำคัญของส่วนนั้นได้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 3: แปลงบันทึกการถอดเสียงให้เป็นสิ่งที่ทีมของคุณสามารถนำไปปฏิบัติได้
หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม ให้เปิดแอปหรือดูผ่านเว็บเบราว์เซอร์ แล้วตรวจสอบบันทึกการประชุมและสรุปโดยอัตโนมัติ
- เริ่มจากส่วนที่ไฮไลต์ไว้ และตรวจสอบว่าการตัดสินใจ งาน และความเสี่ยงต่างๆ ได้รับการอธิบายไว้อย่างชัดเจนหรือไม่
- ใช้เทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อจัดรูปแบบผลลัพธ์ดังนี้:
- รายงานการประชุมประจำสัปดาห์
- สรุปการสนทนากับลูกค้า
- บันทึกการสัมภาษณ์
- แชร์ผลลัพธ์โดยใช้ลิงก์ อีเมล หรือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่จะโพสต์ไปยังช่องทางหรือเครื่องมือจัดการโครงการที่คุณใช้เป็นประจำ
ในขั้นตอนการทำงานนี้ คุณทำเพียงสามอย่างเท่านั้น คือ เริ่มบันทึก แตะเพื่อไฮไลต์จุดสำคัญ และหยุดบันทึก ระบบจะจัดการการบันทึก การถอดเสียง การจัดโครงสร้าง และการเผยแพร่ให้เอง
วิธีที่ 3 – ใช้ API แปลงเสียงเป็นข้อความเมื่อคุณต้องการเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง
หากคุณใช้งานผลิตภัณฑ์หรือระบบภายในที่ต้องประมวลผลเสียงปริมาณมาก API มักเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม ทีมวิศวกรรมของคุณจะเชื่อมต่อกับบริการแปลงเสียงเป็นข้อความ และการถอดเสียงจะกลายเป็นความสามารถเบื้องหลังที่ทำงานเงียบๆ แทนที่จะเป็นเครื่องมือแยกต่างหากที่มองเห็นได้ชัดเจน
นี่เป็นวิธีการที่เหมาะสมที่สุดเมื่อคุณต้องการแปลงไฟล์เสียงเป็นข้อความในปริมาณมากภายในโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: ขอให้ทีมเทคนิคของคุณเลือกและเชื่อมต่อ API
ระบุความต้องการของคุณให้ชัดเจน: ภาษา ความหน่วงเวลา ปริมาณการใช้งานที่คาดการณ์ไว้ และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
จากนั้นให้วิศวกรประเมิน API หลักๆ เช่น Amazon Transcribe, Google Cloud Speech-to-Text , บริการที่ใช้ Whisper หรือ AssemblyAI ให้พวกเขาเปิดใช้งานผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งในคอนโซลระบบคลาวด์ และขอรับคีย์ API และโค้ดตัวอย่าง
เป้าหมายคือการทำให้บริการ " แปลงเสียงเป็นข้อความ " เป็นบริการที่เชื่อถือได้ในโครงสร้างพื้นฐานของคุณ ไม่ใช่แค่สคริปต์ที่ใช้ครั้งเดียวแล้วทิ้ง
ขั้นตอนที่ 2: ส่งเสียงโดยอัตโนมัติจากระบบที่คุณใช้งานอยู่แล้ว
เชื่อมต่อแพลตฟอร์มที่มีอยู่ของคุณเพื่อส่งสัญญาณเสียงไปยัง API:
- บันทึกเสียงศูนย์บริการลูกค้า
- ไฟล์เสียงประกอบบทเรียนหรือสัมมนาออนไลน์
- บันทึกการประชุมภายในที่บันทึกไว้โดยโปรแกรมการประชุมของคุณ
ในการโทรหรือบันทึกเสียงแต่ละครั้ง ระบบจะต้องอัปโหลดหรือสตรีมเสียงไปยังบริการเสียงพูดโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มสนับสนุนสามารถส่งข้อมูลการโทรที่เสร็จสมบูรณ์ทุกสายไปยัง API โดยไม่ต้องให้เจ้าหน้าที่ดาวน์โหลดและอัปโหลดข้อมูลใดๆ
ขั้นตอนที่ 3: จัดเก็บและใช้งานไฟล์ถอดเสียงในสถานที่ทำงานของทีมคุณอยู่แล้ว
บันทึกข้อความที่ได้ลงในฐานข้อมูลหรือดัชนีการค้นหาของคุณเอง ใน ระบบ CRM , ระบบช่วยเหลือลูกค้า หรือแผงควบคุมผู้ดูแลระบบ ให้แสดงข้อความถอดเสียงหรือบทสรุปสั้น ๆ ถัดจากแต่ละรายการ เพิ่มกรณีการใช้งานง่าย ๆ ไว้ด้านบน:
- การค้นหาคำหลักในการโทรหรือบทเรียน
- รายงาน QA อัตโนมัติ หรือรายงานการฝึกอบรม
- การติดแท็ก การแจ้งเตือน หรือภารกิจติดตามผลที่ถูกกระตุ้นโดยวลีบางอย่าง
จากมุมมองของผู้ใช้ พวกเขาจะเห็นว่าการโทร บทเรียน หรือการประชุมต่างๆ ตอนนี้มีข้อความแนบมาด้วย และมีฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนการถอดเสียงนั้นยังคงทำงานอยู่เบื้องหลัง
เคล็ดลับเพื่อเพิ่มความแม่นยำ ควบคุมต้นทุน และรักษาความเป็นส่วนตัว
- บันทึกเสียงในสถานที่ที่เงียบที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยวางไมโครโฟนให้ใกล้กับผู้พูดหลัก
- คาดว่าจะแก้ไขชื่อสำคัญและคำศัพท์เฉพาะทางได้ภายในเวลาอันสั้น
- เริ่มต้นด้วยแผนบริการฟรีหรือแผนทดลองใช้ จากนั้นค่อยอัปเกรดเมื่อการใช้งานจริงคุ้มค่า
- ตรวจสอบว่าไฟล์เสียงและไฟล์ถอดเสียงถูกจัดเก็บไว้ที่ใด เก็บไว้นานเท่าใด และจะลบอย่างไรเมื่อต้องการ
บทสรุป
การถอดเสียงด้วย AI นั้นส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเลือกขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมกับงานของคุณ ใช้โปรแกรมแปลงเสียงเป็นข้อความออนไลน์เมื่อคุณมีไฟล์บันทึกเสียงอยู่แล้ว ใช้โปรแกรมจดบันทึก AI สำหรับการประชุมสด และใช้ API แปลงเสียงเป็นข้อความเมื่อคุณต้องการฟังก์ชันการถอดเสียงที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์หรือระบบภายใน
เลือกโปรแกรมหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้น ทดสอบกับบทสนทนาจริง และปล่อยให้โปรแกรมจัดการการพิมพ์ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจแทนที่จะเสียเวลาไปกับการเล่นเสียงซ้ำ
